Formulär

Formulär gör det enkelt att samla in information från andra, även om dessa personer inte ingår i din Notion-arbetsyta eller inte använder Notion alls. Alla medlemmar på alla Notion-abonnemang kan skapa och använda formulär.

Formulär är kopplade till databaser, så varje fråga i ditt formulär är kopplad till en egenskap i din databas. På så sätt finns ditt formulär direkt tillsammans med sina svar, och du kan använda informationen du samlar in på samma sätt som du använder information i alla andra typer av databaser.

För att skapa ett nytt formulär:

1. På en sida använder du snedstreckskommandot /form.

2. Välj Formulär i menyn som visas.

När du skapar ditt nya formulär skapas automatiskt en Svarande-egenskap för att registrera de svarandes namn. Du kan också tillåta att svarande förblir anonyma i dina inställningar för formulärdelning →.

Om du har en databas som du redan använder för att samla in information från olika personer är det enkelt att lägga till ett formulär i den databasen! För att skapa ett formulär från en befintlig databas:

1. I en databas väljer du + bredvid dina befintliga vyer. Beroende på skärmstorlek kan du behöva öppna rullistan bredvid din nuvarande vy och välja Lägg till vy.

2. I menyn som visas väljer du Formulär.

3. Välj Skapa {#} frågor för att fortsätta.

Skapa en Skapad av-egenskap i din databas om du vill registrera de svarandes namn. Du kan också tillåta att svarande förblir anonyma i dina inställningar för formulärdelning →.

När du har skapat ett formulär kommer du till formulärbyggaren, som ser ut så här.

Med formulärbyggaren kan du bestämma hur ditt formulär ska se ut och fungera när du delar det så att andra kan fylla i det. För att konfigurera ditt formulär:

1. Ge ditt formulär en titel och en valfri beskrivning.

2. Hovra över formulärets titel för att lägga till en Formulärikon eller ett Formuläromslag.

3. Klicka i frågorna i ditt formulär för att redigera dem. Som standard synkroniseras alla ändringar du gör i formuläret med namnen på dina egenskaper i databasen. Om du till exempel skapar en ny fråga som frågar ”Vilken tid föredrar du?”, skapas en ny egenskap med samma namn i din databas. Om du ändrar en formulärfråga från ”Favoritfärg” till ”Vilken är din favoritfärg?”, kommer din egenskap ”Favoritfärg” att döpas om till ”Vilken är din favoritfärg?”.

4. För att lägga till fler frågor i ditt formulär, välj + under den sista frågan.

5. Hovra över varje fråga i din databas och välj •••. Härifrån kan du:

   • Gör frågan Obligatorisk. Det innebär att svarande måste besvara frågan för att kunna skicka in formuläret.

   • Lägg till en Beskrivning till din fråga så att folk bättre kan förstå vad du frågar om.

   • Visa alternativ som en listvy eller en rullgardinsmeny om din fråga är en flervalsfråga.

   • Tillåt ett Långt svar för frågor med textegenskaper.

   • Ändra Frågetyp, vilket motsvarar egenskapstypen. Detta kan till exempel vara en Flervalsfråga eller egenskap om du vill ställa en ja- eller nej-fråga. Det kan vara en Datumfråga eller egenskap om du vill fråga om någons tillgänglighet eller födelsedag.

     • För frågor som är kopplade till egenskaper för flerval, relation och personer kan du ange ett maximalt antal val per svar.

   • Slå av Synkronisera med egenskapsnamn om du vill att dina formulärfrågor ska se annorlunda ut än egenskapsnamnen i din databas. Du kanske till exempel vill fråga ”Vilken är din favoritfärg?” i ditt formulär, men vill att svaren ska samlas in i en egenskap med ett enklare namn, som ”Favoritfärg”.

   • Lägg till villkorsstyrd logik om din fråga är flervalsfråga och du har ett Business- eller Enterprise-abonnemang. Om användaren till exempel väljer alternativ A kan du styra dem till en specifik uppföljningsfråga.

   • Kopiera fråga eller Radera fråga.

6. Välj Formulärinställningar högst upp i formulärbyggaren → Skicka-skärm. Härifrån kan du justera inlämningsupplevelsen för de svarande, såsom skicka-knappens Färg och Text, samt Bekräftelserubrik och Bekräftelsetext. Du kan även välja att få en kopia av varje inlämning via e-post.

7. När du är klar med att ställa in ditt formulär, välj Förhandsgranska högst upp för att se hur ditt formulär kommer att se ut när du delar det med andra.

För att dela ditt formulär:

1. Välj Dela formulär högst upp i formulärbyggaren.

2. Välj Vem kan fylla i och välj ett av följande alternativ:

   • Alla på {your workspace} med länk, vilket innebär att alla medlemmar i din arbetsyta kan fylla i formuläret om de har länken. Gäster kan bara fylla i formuläret om de har fått åtkomst till databasen som formuläret är kopplat till.

   • Alla på webben med länk, vilket innebär att personer som inte är en del av din Notion-arbetsyta och personer som inte använder Notion kan fylla i formuläret om de har länken.

   • Ingen åtkomst, vilket du kan välja om du vill stänga ditt formulär och sluta ta emot nya svar.

3. Om ditt formulär endast är tillgängligt för personer i din arbetsyta och anonyma svar är avstängda, kan du välja Åtkomst till inskickat svar och bestämma hur de svarande kan interagera med sina svar efter att de har skickats in:

   • Ingen åtkomst innebär att den svarande inte kommer att kunna se sina formulärsvar efter inskickning.

   • Kan visa innebär att den svarande kommer att kunna se sina formulärsvar efter inskickning.

   • Kan kommentera innebär att den svarande kommer att kunna kommentera sina formulärsvar efter inskickning.

   • Kan redigera innebär att den svarande kommer att kunna redigera sina formulärsvar efter inskickning.

   • Full åtkomst innebär att den svarande kommer att kunna redigera sina formulärsvar efter inskickning, samt uppdatera behörigheterna för sidan som innehåller formulärsvaren.

4. Om du har valt att dela ditt formulär med vem som helst på webben som har länken och du är på ett betalt Notion-abonnemang, kan du slå på eller av Notion-varumärke beroende på om du vill att Notion-logotypen ska visas i ditt formulär.

5. Slå på eller av Anonyma svar beroende på om du vill att svarandens namn ska registreras när ditt formulär fylls i. Svarande för formulär som är tillgängliga för Vem som helst på webben med länk blir automatiskt anonyma.

   • I formulär som skapats från grunden kommer denna information att samlas in i egenskapen Svarande, som skapas automatiskt i din databas.

   • I formulär som skapats från en befintlig databas kan du skapa en Skapad av-egenskap i databasen för att samla in denna information.

6. Kopiera länken till formuläret högst upp i menyn så är du redo att dela.

Du kan fylla i ett formulär med din dator eller mobila enhet så länge du har formulärlänken och de behörigheter som krävs för att göra det. Tänk på att vissa formulär endast kan fyllas i när du är inloggad i den Notion-arbetsyta där formuläret har skapats.

För att få en kopia av dina formulärsvar måste du logga in på ditt Notion-konto eller skapa ett nytt. Du kan endast redigera dina formulärsvar om du har Kan redigera innehåll-åtkomst till databasen, eller Kan redigera-åtkomst till databassida där dina svar lagras.

Som standard lagras formulärsvar i en Tabellvy av din databas med namnet Svar. Du ser dina formulärfrågor som databassegenskaper.

Du kan bygga in automatiseringar i ditt formulär så att specifika åtgärder kan vidtas när du får ett nytt svar eller när en fråga besvaras på ett visst sätt. Du kan skicka statusuppdateringar till svarande, skicka meddelanden till dem i Slack med mera.

Så här gör du:

1. Öppna din formulärskapare.

2. Välj ••• högst upp → Automatiseringar.

3. Lägg till en eller flera utlösare för automatiseringen.

4. Lägg till en eller flera åtgärder för automatiseringen.

Läs mer om automatiseringar här →

Om du är arbetsyteägare med ett Enterprise-abonnemang kan du förhindra att medlemmar i arbetsytan gör formulär tillgängliga för alla på webben som har länken. För att göra detta kan arbetsyteägare:

1. Gå till Inställningar → Säkerhet.

2. På fliken Säkerhet, växla på Inaktivera publicering av webbplatser, formulär och offentliga länkar.

Alla formulär som redan är live på webben kommer att tas ner när du aktiverar den här inställningen. Observera att aktivering av den här inställningen även förhindrar medlemmar i din arbetsyta från att publicera Notion-webbplatser.