Uppgiftsdatabaser och sprintar

Uppgiftsdatabaser och sprintar hjälper ditt team att enkelt hantera tidsbegränsade uppgifter och hålla sig till ett schema.

En uppgiftsdatabas i Notion är en typ av databas som kräver egenskaperna status, tilldelad och förfallodatum för att du ska kunna spåra arbetet som ska göras.

Gör så här för att skapa en uppgiftsdatabas eller omvandla en befintlig databas till en uppgiftsdatabas:

1. Öppna inställningsmenyn högst upp i databasen.

   

2. Under Databasinställningar väljer du Fler inställningar.

3. I menyn som visas väljer du Gör om till uppgifter.

4. Välj vilka egenskaper i databasen som ska motsvara uppgiftens status, tilldelade och förfallodatum. Om databasen inte har dessa egenskaper redan kan du skapa dem genom att välja Skapa ny.

5. Välj Omvandla till uppgiftsdatabas.

Om du inte längre vill att en databas ska vara en uppgiftsdatabas:

1. Öppna inställningsmenyn högst upp i databasen.

2. Under Databasinställningar väljer du Fler inställningar.

3. I menyn som visas väljer du Ångra uppgiftsdatabas.

ID är en egenskap i databasen som hjälper dig att hantera projekt och organisera uppgifter. När egenskapen har lagts till tilldelas ett unikt ID automatiskt till varje befintligt databasobjekt och varje framtida databasobjekt du skapar.

Så här lägger du till ID-egenskapen i din databas:

1. Klicka på + längst till höger i databasen för att lägga till en ny egenskap.

2. Välj ID.

3. Om du vill lägga till ett valfritt prefix till dina ID:n väljer du Lägg till ID-prefix. Prefixet genereras automatiskt, men du kan när som helst ändra det genom att ange önskat prefix i textrutan och välja Uppdatera ID-prefix.

Du kan komma åt alla sidor med ID-egenskapen via en särskild webbadress med ID-numret. Om en sida till exempel har ID: TASK-123 kan du gå till den sidan via notion.so/TASK-123.

Webbadresser med unika ID:n fungerar endast om ditt unika ID har ett prefix. För att säkerställa att dina unika ID:n innehåller ett prefix klickar du på ID-egenskapen i din databas, väljer Redigera egenskap och kontrollerar att fältet Prefix inte är tomt.

För att använda sprintar måste du ha en uppgiftsdatabas i Notion. Du kan göra om vilken databas som helst i Notion till en uppgiftsdatabas genom att följa dessa instruktioner.

När du har en uppgiftsdatabas kan du lägga till sprintar i konfigurationen. Så här gör du:

1. Öppna inställningsmenyn högst upp i databasen.

2. Under Databasinställningar väljer du Fler inställningar.

3. I menyn som visas väljer du Sprintar.

4. Välj Aktivera sprintar.

När du aktiverar sprintar för databasen kommer några objekt att skapas för att hjälpa dig att spåra dem. Du kan komma åt dessa i Notion-sidofältet tillsammans med den ursprungliga databasen som du använde för att konfigurera sprintar.

På Sprintöversikt kan du följa alla uppgifter som hör till dina nuvarande och framtida sprintar med några olika visualiseringar:

• Nuvarande sprint: Visar uppgifter i den nuvarande sprinten.

• Sprintplanering: Visar uppgifter i nuvarande, nästa och senaste sprinten samt alla uppgifter som inte tilldelats en sprint ännu.

• Kvarvarande: Visar uppgifter som inte tilldelats en sprint.

Sprintdatabasen ger dig en allmän bild av dina nuvarande och framtida sprinter. Du kan öppna sidan för en sprint för att se uppgiften inuti. Du kan också se en Tidslinjevy som ger dig en linjär översikt över sprinten.

1. Gå till vyn Sprintplanering på Sprintöversikt.

2. Flytta alla oavslutade uppgifter från din nuvarande sprint eller från kvarvarande uppgifter till nästa sprint.

Så här markerar du en sprint som avslutad:

1. Gå till din nuvarande sprint i Sprintöversikt.

2. Välj Slutför sprint.

3. Du uppmanas att bekräfta datumen för din nästa sprint och vad du vill göra med de ofullständiga uppgifterna från din nuvarande sprint. Du kan flytta dem till nästa sprint, flytta dem till kvarvarande uppgifter eller behålla dem i den nuvarande sprinten.

4. Välj Slutför sprint.

När du slutför en sprint händer följande:

• Statusen för din Nuvarande sprint ändras till Senaste. Sprinten som var tilldelad till Senaste, om det finns en sådan, kommer nu att konfigureras om till Tidigare.

• Statusen för sprinten Nästa ändras till Nuvarande.

• Uppgiften på översikten visar den Nuvarande sprinten.

• Nästa sprint skapas om det inte redan finns någon.

Anpassa dina sprintar så att de passar dina behov. För att göra detta går du till din sprinttavla och väljer inställningsmenyn längst upp → Fler inställningar → Sprintar.

• Varaktighet: Välj hur många veckor (en till åtta) du vill att varje sprint ska pågå.

• Börja den: Välj vilken veckodag du vill att sprintarna ska börja på. Om du ändrar det här när en sprint är aktiv kommer den nuvarande sprintens datum att ändras. Om sprinten till exempel brukade pågå i två veckor och starta på måndagar, men du vill att sprintarna ska pågå i två veckor och starta på torsdagar istället kommer den nuvarande sprinten att köras fram till två veckor efter den kommande torsdagen, så att den nästa sprinten kan börja på torsdag.

• Ofullständiga uppgifter: Välj vad du vill ska hända med eventuella ofullständiga uppgifter från dina sprintar. Du kan lägga till dem i nästa sprint, flytta dem till kvarvarande uppgifter eller behålla dem i den ursprungliga sprinten.

• Automatiserade sprintar: Aktivera detta om du vill att sprintarna ska slutföras automatiskt innan nästa sprint skapas och startas automatiskt.

• Inaktivera sprintar: Välj det här alternativet för att inaktivera en sprint. När du inaktiverar sprintar raderas sprintdatabasen, sprintöversikten och relationerna mellan uppgifter och sprintar permanent. Om du väljer att aktivera sprintar igen så börjar du med en helt ny databas, översikt och nya relationer.