Synkronisera data från andra verktyg till Notion

Våra databassynkroniseringar låter dig arbeta med och berika information från andra verktyg tillsammans med teamets planer, dokument och projekt. Anslut ett konto, välj vad som ska synkroniseras, så skapar Notion databaserna och håller dem uppdaterade.

Notion hanterar dessa synkroniseringar så att du kan ansluta ett konto och använda synkroniserade databaser utan att själv behöva bygga eller underhålla integrationen.

Varje post från det andra verktyget blir en sida i en Notion-databas. Fält från källan blir databasegenskaper.

Hanterade synkroniseringar uppdaterar data i en riktning: från det anslutna verktyget till Notion. Synkroniserade egenskaper är skrivskyddade i Notion. För att ändra ett synkroniserat värde, uppdatera det i GitHub, Jira eller Salesforce. Du kommer att se ändringen i Notion.

Synkroniseringar körs automatiskt i bakgrunden. Uppdateringstiden varierar beroende på anslutning, datamängd och källverktygets förfrågningsgränser.

Du måste vara medlem i Notion-arbetsytan och ha ett konto med åtkomst till den data du vill synkronisera. Din organisation kan kräva att en administratör godkänner anslutningen eller beviljar åtkomst i källverktyget.

Kontot du använder för att skapa synkroniseringen avgör vilken data Notion kan läsa. Om dess behörigheter ändras eller anslutningen går ut, kan synkroniseringen kräva att du autentiserar dig igen.

GitHub Sync och Jira Sync kräver ett Business-abonnemang (eller tillägget Mobile Business). Salesforce Sync kräver ett Enterprise-abonnemang.

1. Öppna Inställningar → Anslutningar i din Notion-arbetsyta.

2. Öppna anslutningen du vill synkronisera (GitHub, Jira eller Salesforce) från Bläddra eller Installerade och välj sedan Databassynkronisering från anslutningens alternativ.

3. Anslut ett konto och slutför auktoriseringsstegen för det verktyget.

4. Välj de kodförråd, utrymmen eller objekttyper som du vill synkronisera. För GitHub väljer du även om du vill hämta pull-begäranden, ärenden eller båda.

5. Välj hur mycket historik som ska inkluderas. För källor som erbjuder anpassade egenskaper, såsom Jira och Salesforce, kan du även välja vilka anpassade egenskaper som ska inkluderas i din synkronisering.

6. Välj Skapa synkronisering.

Notion skapar databaserna i ditt Privat sidofält. Den första importen startar i bakgrunden. Du kan öppna databaserna medan poster fortfarande importeras.

Notion skapar databasstrukturen och importerar sedan de poster som matchar dina inställningar. Stora importer kan ta längre tid eftersom Notion läser data i omgångar och följer källverktygets förfrågningsgränser.

Databasen kan visa endast en del av din data medan den första importen körs. Du behöver inte hålla Notion öppet för att importen ska fortsätta.

Efter den första importen kontrollerar Notion regelbundet det anslutna verktyget efter nya eller ändrade poster och uppdaterar de synkroniserade egenskaperna. Synkroniseringar fortsätter i bakgrunden även när ingen visar databasen.

I allmänhet förväntar vi oss att ändringar synkroniseras till Notion på några minuter eller mindre.

Tiden varierar beroende på anslutning, datamängd och källverktygets tillgänglighet. En kontroll efter ändringar innebär inte att varje ändring visas i Notion omedelbart. Salesforce söker efter ändringar varje minut som standard; se varje anslutningsguide för detaljer.

När källan tillfälligt begränsar förfrågningar eller blir otillgänglig gör Notion nya försök. Om synkroniseringen behöver en ny auktorisering eller andra behörigheter anger dess status vad du behöver göra.

Du kan inkludera all tillgänglig historik eller begränsa synkroniseringen till poster som uppdaterats under de senaste 30, 90 eller 365 dagarna. Ett historikfönster använder källpostens senaste uppdateringstid, snarare än dess skapelsedatum. Salesforce använder sin systemändringstid.

Fönstret flyttas framåt över tid. En post kan lämna databasen när den inte har uppdaterats inom det fönstret, även om den fortfarande är öppen eller aktiv i källverktyget.

Att utöka fönstret importerar ytterligare matchande poster. Att förkorta det tar bort poster som inte längre kvalificerar sig. Detta skiljer sig från ett Notion-databasfilter, som bara ändrar vad en vy visar.

Du kan skapa vyer, filtrera och sortera poster samt lägga till egna Notion-egenskaper. Lägg till exempel en teamprioritet för pull-begäranden eller en status för kontoplanering för Salesforce-konton. Värdena i dessa egenskaper stannar i Notion.

Ge dina egna egenskaper unika namn så att de inte hamnar i konflikt med egenskaper som hanteras av synkroniseringen.

Om du slutar synkronisera en egenskap finns dess kolumn kvar i databasen tills du tar bort den. Stäng av egenskapen i synkroniseringen först och ta sedan bort kolumnen. Om du tar bort kolumnen först lägger synkroniseringen till den igen.

Databaserna börjar som privata sidor. Dela dem med Notions sidbehörigheter när du är redo.

En ändring av behörigheter i källverktyget kan stoppa framtida uppdateringar utan att ta bort data som redan finns i Notion. Granska Notion-databasens delningsinställningar när källåtkomsten ändras.

Gå tillbaka till anslutningens Databassynkronisering-inställningar för att granska synkroniseringsstatus, information om senaste körning och eventuella feldetaljer.

En nyligen körd tid visar aktivitet. Det garanterar inte att varje ändring i källan redan har nått Notion.

Använd en hanterad synkronisering när en av de anslutningar som stöds innehåller den data och de inställningar du behöver. Notion hanterar den initiala importen, återkommande kontroller och anslutningsspecifik synkroniseringslogik.

Använd en Notion Worker när du behöver bygga en anpassad synkronisering, till exempel för att importera från en annan tjänst eller transformera data innan den når Notion.

Använd till exempel en hanterad GitHub-synkronisering för att spåra pull-begäranden och ärenden i Notion. Överväg en Worker om du behöver en anpassad källa, ytterligare posttyper eller beräkningar som kombinerar data före import.

Kontrollera de valda arkiven, utrymmena eller objekttyperna, ditt historikfönster och det anslutna kontots källbehörigheter. Kontrollera även om den första importen fortfarande körs och om ett Notion-vyfilter döljer poster.

Om en synkroniserad sida borde vara relaterad till en annan synkroniserad sida men inte är det, kan det bero på ditt historikfönster, eller att den relaterade sidan fortfarande importeras. Vi skapar endast relationer när båda sidorna är synkroniserade till Notion-databaser.

Öppna statusinformationen för synkroniseringen. Återanslut om auktoriseringen har gått ut, eller be din källadministratör att återställa åtkomsten. Tillfälliga avbrott i källan och begränsningar för antal förfrågningar kan fördröja uppdateringar medan Notion gör nya försök.

Minska den valda datan eller välj ett kortare historikfönster. Granska effekten innan du sparar: att ta bort en källa eller förkorta historiken kan ta bort synkroniserade sidor. De anslutningsspecifika guiderna förklarar vad som händer när du ändrar ett urval.

Notion-databaser har en gräns för hur många egenskaper de kan innehålla. Om en synkroniserad databas når gränsen kan du ta bort egenskaper du inte behöver eller synkronisera färre. Om du stänger av en egenskap i synkroniseringen finns kolumnen kvar i databasen. Ta bort kolumner du inte använder för att frigöra utrymme. I guiden för varje anslutning ser du hur du ändrar vad som ingår i synkroniseringen.

• Anslut GitHub

• Anslut Jira

• Anslut Salesforce

För en befintlig Asana- eller GitLab-synkronisering, använd guiderna för ersättning av Worker:

• Anslut Asana

• Anslut GitLab