Sicherheit und Datenschutz bei Enterprise Search

Notions Enterprise Search ermöglicht es deinem Workspace, Inhalte aus verbundenen Anwendungen (wie Slack, Microsoft Teams, Jira und mehr) über Notion-KI Connect sicher zu durchsuchen und zu analysieren. Dieses Dokument bietet umfassende Sicherheits- und Datenschutzinformationen für Teams, die die Enterprise Search-Funktionen von Notion evaluieren.

Enterprise Search und KI-Konnektoren halten sich an die KI-Sicherheits- und Datenschutzpraktiken von Notion.

Notion-KI-Konnektoren nutzen eine sichere, datenschutzkonforme Architektur, um deine verbundenen Daten zu indexieren und zu durchsuchen.

Notion erhält für Daten, die über verbundene Apps mit KI-Konnektoren eingehen, eine Einbettung und speichert sie in einer Vektor-Datenbank (z. B. Turbopuffer). Die Vektor-Datenbank ist eine für Einbettungen optimierte Datenbank, die bei einer Benutzeranfrage ein schnelles Nachschlagen der relevantesten Seiten ermöglicht.

Sichere API-Verbindungen

• OAuth 2.0-Authentifizierung mit Microsoft, Atlassian und Slack

• Alle Verbindungen verwenden TLS 1.2 oder eine höhere Verschlüsselung während der Übertragung

• API-Aufrufe ohne Speicherung, um zu verhindern, dass Daten auf Konnektor-Ebene gespeichert werden

Einbettung

• Der Inhalt wird in Einbettungen (numerische Darstellungen) umgewandelt, die die Bedeutung beibehalten und gleichzeitig die Privatsphäre schützen.

• Nutzt die Zero-Retention-Embeddings-API von OpenAI.

• Wie Einbettungen funktionieren, erfährst du in diesem Artikel

Vektordatenbank

• Einbettungen werden in Turbopuffer gespeichert, einer SOC 2 Typ 2-zertifizierten Vektordatenbank

• Ermöglicht eine schnelle, semantische Suche und sorgt gleichzeitig für Sicherheit

• Die Daten sind zwischen den Workspaces der Kund/-innen komplett getrennt

Abfragevorgang

• Alle Abfragen respektieren die Nutzerberechtigungen für jede verbundene App (die Berechtigungen werden regelmäßig synchronisiert; genaue Details findest du in der Dokumentation der einzelnen KI-Konnektoren)

• Ergebnisse gefiltert nach den Zugriffsrechten der Nutzer/-innen in Notion und den verbundenen Apps

• Keine Zwischenspeicherung von sensiblen Inhalten

Datenverschlüsselung

• Encryption-Schlüssel verwaltet durch die Notion-Schlüsselverwaltungsinfrastruktur

• Einbettungen in Vektordatenbanken sind im Ruhezustand verschlüsselt

Während der Übertragung

• Wenn du die Notion-KI verwendest, werden deine Daten während der Übertragung mit TLS 1.2 oder höher verschlüsselt

• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung zwischen Notion und allen Unterauftragsverarbeitern

• Berechtigungen werden bei der Abfrage überprüft, nicht nur beim Indizieren

• Die Zuordnung der Nutzer/-innen zwischen Notion und den verbundenen Diensten wird ständig verifiziert

• Änderungen an den Berechtigungen im Quellsystem werden innerhalb einer Stunde übernommen (kann bei großen Workspaces länger dauern)

• Gelöschter Inhalt wird nicht mehr durchsuchbar sein; das kann etwa 30 Minuten bis eine Stunde dauern. Schau dir die Notion-KI Connect-Dokumentation für spezifische Details an.

Automatische Löschfristen

• Wenn du einen Konnektor trennst: Daten werden innerhalb von 24 Stunden gelöscht

• Wenn Quelldaten gelöscht werden, sind diese sofort nicht mehr durchsuchbar. Einbettungen werden innerhalb von 60 Tagen gelöscht

• Wenn ein Notion-Workspace gelöscht wird, werden alle zugehörigen Einbettungen innerhalb von 60 Tagen gelöscht

• LLM-Anbieter speichern Daten für 0 Tage (Enterprise) oder maximal 30 Tage (alle anderen Pläne)

Kundeneinstellungen

• Beantrage die sofortige Löschung über Einstellungen → Notion-KI → {verbundene App} → Trennen

• Löschanfragen werden automatisch ohne manuelles Eingreifen bearbeitet

• Für Löschbestätigungen ist ein Audit-Trail verfügbar

Rechte der betroffenen Personen gemeldet

• Recht auf Löschung: Bestimmte Inhalte oder alle Konnektor-Daten löschen

• Recht auf Datenübertragbarkeit: Export von Einbettungen und Metadaten

• Zusatzbestimmungen zur Datenverarbeitung (DPA) für alle Kund/-innen verfügbar

Während der ersten 36 Stunden der Synchronisierung

• Alle Datenübertragungen verwenden verschlüsselte Kanäle (TLS 1.2+)

• Die schrittweise Verarbeitung verhindert, dass das System überlastet wird

• Keine temporären Kopien, die an ungesicherten Orten gespeichert werden

• Ratenbegrenzung verhindert Missbrauch und sorgt für stabile Verbindungen

• Fehlgeschlagene Synchronisierungen werden automatisch mit exponentiellem Backoff wiederholt

• Fortschrittsüberwachung in den Konnektor-Einstellungen verfügbar

Sicherheitsmaßnahmen während der Synchronisierung

• Kontinuierliche Berechtigungsvalidierung während des gesamten Synchronisierungsprozesses

• Erkennung von Anomalien bei ungewöhnlichen Datenmengen

• Automatische Pause bei Authentifizierungsfehlern

• Bis die Synchronisierung fertig ist, kann über die Suche nicht auf Daten zugreifen werden

• Audit-Trail aller Synchronisierungsaktivitäten und -fehler

Authentifizierungsanforderungen

• Workspace-Besitzer/-innen müssen den Konnektor erstmalig einrichten

• Admin-Berechtigungen sind in Quellsystemen erforderlich (Slack-Admin, Google-Workspace-Admin usw.)

• Unsere Konnektoren verknüpfen automatisch Benutzer, die in Notion und in der verbundenen App dieselbe primäre E-Mail verwenden. Benutzer, die in der verbundenen App nicht dieselbe primäre E-Mail verwenden, erhalten einen Prompt, der sie zur Authentifizierung auffordert.

• Gäste sind vom Zugriff auf KI-Konnektoren ausdrücklich ausgeschlossen

Schau dir die Dokumentation zu den einzelnen KI-Konnektoren an, um mehr Details zu erfahren.

Notion ist modellagnostisch; wir werden weiterhin die neuesten und besten KI-Modelle evaluieren und integrieren. Für Funktionen wie den Recherche-Modus verwenden wir eine Vielzahl verschiedener Modelle, um mehrere Suchvorgänge durchzuführen und so die umfassendsten Antworten zu liefern.

• OpenAI: Generierung von Einbettungen (keine Aufbewahrung)

• Anthropic: LLM-Abfragen (keine Aufbewahrung bei Enterprise)

• Turbopuffer: Vektordatenbank (SOC 2 Typ 2-zertifiziert)

• Notion hat vertragliche Vereinbarungen mit allen KI-Anbietern, die das Training mit Daten von Kund/-innen verbieten

• Notion nutzt verschiedene große Sprachmodelle (LLMs) mit Zero-Retention-Verarbeitung

• Einbettungen können nicht rückentwickelt werden, um den ursprünglichen Inhalt wiederherzustellen

• Es werden keine Daten von Kund/-innen verwendet, um die Modelle von Notion oder Dritten zu verbessern

Aktuelle Compliance

• SOC 2 Typ 2 (jährlich erneuert)

• ISO 27001:2022 zertifiziert

• HIPAA-konform (mit BAA bei Enterprise)

• DSGVO-konform mit ernanntem DSB

• CCPA-konform

KI-Konnektor-Abdeckung

• Im SOC 2 Typ 2-Bereich enthalten

• Abgedeckt durch ISO 27001-Zertifizierung

• HIPAA-konform durch Zero-Retention-APIs

Sicherheits-Frameworks

• Anpassung an das NIST Cybersecurity Framework

• OWASP Top 10-Schutzmaßnahmen

• Umsetzung der CIS-Kontrollen

• Regelmäßige Penetrationstests durch Dritte

Unser Engagement

• Reaktionsteam für Sicherheitsvorfälle rund um die Uhr

• Definierte Eskalationsverfahren

• 72-Stunden-Benachrichtigung bei Verstößen (oder schneller, je nach lokalen Anforderungen)

• Ursachenanalyse für alle Sicherheitsereignisse

• Transparente Kommunikation über status.notion.com

Was wir dir sagen werden

• Art und Umfang eines Vorfalls

• Betroffene Daten und Systeme

• Ergriffene Abhilfemaßnahmen

• Empfehlungen für Kundenaktionen

• Laufende Updates bis zur Lösung