כתיבת הערות פגישה עם AI Meeting Notes ב-Notion

AI Meeting Notes מפיק עבורך סיכומי פגישה מפורטים כדי שתוכל להישאר ממוקד בשיחה שאתה מנהל. Notion AI מתמלל את הפגישה שלך ומזהה נקודות מפתח ומשימות לביצוע שתוכל לשתף עם כל הצוות שלך.

כדי להשתמש ב-AI Meeting Notes:

• עליך להיות בתוכנית Business או בתוכנית Enterprise של Notion כדי להשתמש ב-AI Meeting Notes.

• AI Meeting Notes זמין גם עבור מנויים ניידים זכאים שבהם Notion AI כלול.

• אם אתם משתמשים באפליקציית Notion למחשב, עליכם להשתמש בגרסה 4.7.0 ומעלה.

  • אם אתם משתמשים במכשיר Mac, עליכם להשתמש ב-macOS 13 או בגרסה מאוחרת יותר.

  • אם אתם משתמשים במכשיר Windows, עליכם להשתמש בגרסה העדכנית ביותר.

AI Meeting Notes זמין באפליקציית Notion ובדפדפן. אפליקציית Notion מספקת את החוויה הטובה ביותר, במיוחד עבור שיחות וידאו, מכיוון שהיא קולטת את כל צדדי השיחה באמצעות האודיו והמיקרופון של המערכת שלכם. הדפדפן מתאים ביותר לשיחות פנים אל פנים מכיוון שהוא יכול לקלוט אודיו רק מהמיקרופון שלכם. ניתן להשתמש ב-AI Meeting Notes גם באפליקציית Notion לנייד, שמקליטה דרך המיקרופון של הטלפון שלכם.

אם אתם משתמשים בתכונה הזו בדפדפן שלכם, הנה כמה דברים שיש לשים לב אליהם:

• רק קלט מהמיקרופון יתומלל. אודיו של המערכת לא יוקלט.

• אודיו משיחות ועידה (Google Meet, Zoom, Microsoft Teams וכו') לא יוקלט אם אתה משתמש באוזניות. אם אינך משתמש באוזניות ועוצמת הקול של המכשיר שלך אינה נמוכה מדי, ייתכן שאודיו משיחות ועידה יוקלט.

אם אתם משתמשים בתכונה זו באפליקציית Notion לנייד, יש כמה דברים שכדאי לשים לב אליהם:

• Notion מתמללת רק את הצלילים שהמיקרופון של הטלפון שלכם קולט. היא לא יכולה לקלוט אודיו שמושמע מהטלפון עצמו, כמו קולות של משתתפים אחרים בשיחת וידאו.

• בשל כך, הגרסה לנייד עובדת בצורה הטובה ביותר עבור פגישות פנים אל פנים. היא עובדת היטב גם כאשר אודיו הפגישה מושמע בקול ממכשיר אחר, כמו הרמקול של המחשב שלכם.

• אם אתם מצטרפים לשיחת וידאו בטלפון ומקשיבים דרך אוזניות, Notion לא תשמע או תתמלל את המשתתפים האחרים.

כדי ליצור סיכומי פגישה באמצעות AI, יש להקליד /meet בכל דף באפליקציה למחשב.

כדי ליצור סיכומי פגישה באמצעות AI כדף נפרד, אפשר להשתמש בלשונית סיכומי פגישה בסרגל הצד או בכפתור הכתיבה. באפליקציה למחשב, Notion גם שולחת התראה להתחלת סיכומי פגישה באמצעות AI עם ההצטרפות לשיחת וידאו.

כדי לרשום סיכומי פגישה בתוך דף שכבר פתוח, יש להקליד /meet בכל מקום בדף. הסיכומים מוטמעים בדף, ואפשר להרחיב אותם לדף מלא. כדי להציג את הסיכום כדף מלא, יש לבחור ב-פתח כדף.

• כתוב כל נושא לדיון או הקשר תחת Notes לפני הפגישה. בעת יצירת הסיכום, Notion AI יתחשב בהערות אלו.

• ברגע שהפגישה התחילה, בחר ב-Start transcribing. פעולה זו מהווה אישור לכך שכל המשתתפים בפגישה נתנו את הסכמתם להקלטה ולתמלול של הפגישה.

• לאחר סיום הפגישה, כשתרצה להפסיק את התמלול, בחר ב-Stop. סיכום ה-AI יתחיל להיווצר באופן אוטומטי. שים לב שנדרשת דקה אחת לפחות של אודיו מוקלט כדי ליצור סיכום.

• אם ברצונכם לחדש את ההקלטה, יש ללחוץ על סמל המחוון בחלק העליון של בלוק סיכומי הפגישה ← חידוש התמלול.

בשימוש בפלטפורמת פגישות, Notion יכולה לזהות יציאה מהשיחה ולהפסיק את התמלול באופן אוטומטי. אפשר גם לבחור ב-עצור בסיום. סיכום ה-AI יתחיל להיווצר אוטומטית. ליצירת סיכום נדרשת לפחות דקה אחת של אודיו מוקלט. כדי לזהות מתי שיחה מסתיימת, Notion משתמשת בנתוני הנוכחות באפליקציית הפגישות ובאותות אודיו שונים, למשל אם האודיו פעיל (הערה: אנחנו לא משתמשים בתוכן האודיו או הווידאו עצמו).

באפשרותך להעלות הקלטת אודיו קיימת לבלוק סיכומי פגישה כדי ש-Notion יוכל לתמלל ולסכם אותה, גם אם הפגישה לא הוקלטה בשידור חי ב-Notion.

כדי להעלות קובץ אודיו:

1. פתח דף עם בלוק סיכומי פגישה.

2. בחר בסמל ההגדרות בראש בלוק סיכומי פגישה.

3. בחר ב-Upload audio.

4. בחר קובץ אודיו מהמכשיר שלך.

Notion יתמלל את האודיו ויפיק סיכום, בדיוק כמו בהקלטה חיה.

Supported formats: AAC, M4A, MP3 ו-WAV.

כאשר AI Meeting Notes מזהה שהדובר השתנה, הוא יתחיל לתמלל בשורה חדשה.

באפליקציית שולחן העבודה, Notion יכולה לתייג דוברים בתמליל כך שיהיה קל יותר לעקוב מי אמר מה. זה עובד בצורה הטובה ביותר עבור פגישות וירטואליות של אחד על אחד, שבהן Notion יכולה לקלוט גם את המיקרופון שלכם וגם את שמע המערכת שלכם. אם הערת הפגישה שלכם מקושרת לאירוע ביומן, Notion יכולה גם לתייג את המשתתף השני בשמו.

בהגדרות פגישה אחרות (כמו שיחות פנים אל פנים או פגישות קבוצתיות), תיוג דוברים עשוי להיות מוגבל. ייתכן שלא תראו תוויות דוברים אמינות אם אתם:

• בפגישה חיה שבה מספר אנשים חולקים מיקרופון אחד.

• בפגישה קבוצתית עם מספר דוברים.

• משתמשים ב-Notion בדפדפן או באפליקציה לנייד.

משתמשים ב-Google Meet ב-Chrome? מומלץ להתקין את תוסף הדפדפן Notion Meetings Add-on כדי לקבל תוויות דוברים בשיחות Google Meet שלכם, כולל פגישות קבוצתיות (במחשב בלבד).

משתמשים ב-Zoom ב-Mac? אפשר לקבל גם את שמות הדוברים בשיחות Zoom, כולל בפגישות קבוצתיות. לשם כך, יש להפעיל את האפשרות באפליקציית Notion למחשב דרך הגדרות → סיכומי פגישה → העדפות, ואז לתת ל-Notion את ההרשאה הנדרשת ב-Mac כדי להבחין בין הדוברים.

תוכלו למצוא גם ציטוטים לתמליל שלכם בסיכום הערות הפגישה שלכם. רחפו מעל ציטוט כדי לראות את קטע התמליל שאליו נעשתה הפניה. תוכלו גם ללחוץ על ציטוט כדי לקפוץ לשורה המתאימה בתמליל שלכם.

AI Meeting Notes יכול לעצב סיכומי פגישה בהתאם לסוג הפגישה שאתם מקיימים, כגון שיחת מכירות, פגישת סטנד-אפ או פגישת צוות. כדי לשנות את האופן שבו AI Meeting Notes יוצר סיכום:

1. עברו אל הוראות בתחתית בלוק סיכומי הפגישה.

2. לחצו על התפריט הנפתח כדי לשנות את ההוראות מ-Auto (אוטומטי).

   • שינויי הוראות חלים רק על הקלטות חדשות או כאשר אתם מחדשים את התמלול. כדי לעדכן סיכום קיים עם הוראות חדשות, לחצו על נסה שוב את הסיכום.

בנוסף להוראות המובנות, באפשרותכם ליצור הוראות מותאמות אישית כדי להגדיר את המבנה של סיכומי הפגישות שלכם. כדי להוסיף הוראות מותאמות אישית:

1. עברו אל הוראות בתחתית בלוק סיכומי הפגישה.

2. לחצו על התפריט הנפתח כדי לשנות את הפורמט מ-Auto (אוטומטי).

3. לחצו על + הוסף הוראות מותאמות אישית.

4. דף תבנית ייפתח — ערכו אותו כדי להגדיר את המבנה וההוראות המועדפים עליכם.

5. ההוראות המותאמות אישית שלכם יופיעו כעת ברשימת ההוראות וניתן יהיה לבחור אותן עבור כל פגישה.

שיתוף ופרטיות עבור סיכומים מותאמים אישית

הוראות סיכום מותאמות אישית הן פרטיות כברירת מחדל — רק את/ה יכול/ה לראות ולהשתמש בהן.

אם סיכום פגישה משתמש בהוראות מותאמות אישית פרטיות, משתמשים שיש להם גישה לבלוק הפגישה עדיין יראו את אותו הסיכום. עם זאת, הגדרת ההוראות תציג את הוראות ברירת המחדל שלהם במקום זאת.

הוראות מותאמות אישית משותפות

הוראות מותאמות אישית הן פרטיות כברירת מחדל. אם מישהו משתף איתך דף הוראות ויש לך גישה לצפות בו, ניתן לפתוח את הדף — אך הוא לא יופיע באופן אוטומטי כאפשרות בתפריט הנפתח של ההוראות עד שתוסיף/י אותו.

כדי להוסיף דף הוראות משותף לפגישות שלך:

1. פתח/י את דף ההוראות המשותף.

2. לחץ/י על + הוסף להוראות שלי בראש הדף.

אם תפתח/י בלוק סיכומי פגישה שבו דף הוראות משותף כבר נבחר, תראה/י אותו מוצג כהוראה שנבחרה גם אם עדיין לא הוספת אותו לרשימה שלך.

אם אין לך גישה לדף ההוראות שנבחר, הגדרת ההוראות שלך תחזור כברירת מחדל ל-אוטומטי.

ניתן להגדיר כל הוראות — כולל הוראות מותאמות אישית — כברירת מחדל, כך שהן יוחלו באופן אוטומטי על כל הפגישות החדשות.

1. עברו אל הוראות בתחתית בלוק סיכומי הפגישה.

2. לחץ/י על התפריט הנפתח.

3. רחף/י מעל ההוראות שברצונך להגדיר כברירת מחדל.

4. יש ללחוץ על ••• → הגדר כברירת מחדל.

מיומנויות הן פעולות AI שאפשר להשתמש בהן שוב בלחיצה אחת, כמו "עדכן אותי" במהלך פגישה או "צור משימות המשך" אחריה. Notion יכולה להציע מיומנויות ישירות בסיכומי הפגישה, כדי לאפשר פעולה בעקבות הפגישה בלי להקליד שוב את אותה ההנחיה בכל פעם. מיומנויות בסיכומי פגישה זמינות באינטרנט ובאפליקציה למחשב, אך לא באפליקציה לנייד.

כדי לראות מיומנויות מוצעות:

• בזמן תמלול הפגישה, יופיעו בסיכום מיומנויות שימושיות במהלך הפגישה.

• כשסיכום הפגישה מוכן, יופיעו בו מיומנויות שיעזרו להשלים את הטיפול בפגישה.

אין צורך לפתוח את סוכן Notion כדי לראות אותן, אבל אפשר לפתוח אותו דרך סמל הפנים בפינה התחתונה של הסיכום.

מיומנות יכולה להופיע במהלך פגישות, אחריהן או בשני המקרים, ובכל רשימה יש מקום לעד 12 מיומנויות. גם מיומנויות שנוספו באופן אישי יופיעו שם: קודם הן, ואחריהן מיומנויות ברירת המחדל של Notion.

להרצת מיומנות מוצעת, יש לבחור בה. כדי לראות את כל המיומנויות או ליצור מיומנות חדשה, יש לפתוח את סוכן Notion מתוך הסיכום ולבחור ב-ניהול מיומנויות.

מיומנויות הפגישה המובנות של Notion כוללות:

• במהלך פגישה: עדכן אותי, הצע שאלות וסכם החלטות.

• לאחר פגישה: הפוך את הסיכום למפורט יותר, צור משימות המשך ובצע עבורי פריטי פעולה.

ניתן גם ליצור מיומנויות משלך עבור דברים כמו אימייל המשך, סיכום Slack, תקציר (tl;dr), תיוק הפתק או מילוי מאפיינים במאגר ידע.

כדי לבחור אילו מיומנויות יופיעו בסיכומי הפגישה, יש לעבור אל ספרייה → מיומנויות, לבחור ב-••• לצד מיומנות, ואז ב-הצג מיומנות ולהפעיל את במהלך פגישות, לאחר פגישות או בעורך. הכפתור ניהול מיומנויות בסוכן Notion של הסיכום פותח את אותו הדף.

למידע נוסף על מיומנויות →

לאחר בחירת הבלוק, תתקבל תזכורת לחשוף את השימוש שלכם ב-AI Meeting Notes ולקבל הסכמה מכל המשתתפים בפגישה לפני שממשיכים.

כדי לעזור לכם לבקש הסכמה, יהיו לכם כמה אפשרויות קלות:

• טקסט: לחץ/י על סמל המחוון בראש בלוק ה-AI Meeting Notes ורחף/י מעל הסכמה. ערוך/י את הודעת ההסכמה כרצונך, ולאחר מכן העתק/י והדבק/י אותה בצ'אט של אפליקציית שיחת הוועידה שבה את/ה משתמש/ת.

• קול: לחץ/י על 🔈 בתחתית בלוק ה-AI Meeting Notes לפני שתתחיל/י לתמלל. פעולה זו תשמיע את הודעת ההסכמה שלך לכל המשתתפים.

  • ניתן לשנות את הקול על ידי לחיצה על סמל המחוון בראש בלוק סיכומי הפגישה ובחירת קולות שונים עבור שפות שונות. Notion תשתמש באופן אוטומטי בשפת הפגישה שלך כדי להשמיע את הקול המתאים.

• אמור זאת בקול רם: גם בקשה פשוטה תעבוד. לדוגמה, אפשר לשאול, "האם זה בסדר להקליט ולתמלל את הפגישה הזו באמצעות Notion AI Meeting Notes?"

• ב-Google Meet: אם יש לכם את תוסף הדפדפן Notion Meetings Add-on,‏ Notion מפרסמת ונועצת באופן אוטומטי הודעה בצ'אט של Meet כאשר אתם מתחילים לתמלל, ומציגה מחוון הקלטה מעל המצלמה שלכם. כל מי שנמצא בשיחה, כולל אנשים שמצטרפים באיחור, יכול לראות שהפגישה מתומללת.

ניתן לבחור להשמיע הודעה קולית באופן אוטומטי בתחילת כל תמלול כדי ליידע אחרים שאת/ה משתמש/ת ב-AI Meeting Notes.

לבעלי סביבת עבודה: אפשר להפעיל את האפשרות הזאת לכל המשתמשים בסביבת העבודה דרך הגדרות → סיכומי פגישה, באמצעות עדכון ההגדרה אכיפת הסכמה עבור כל חברי סביבת העבודה.

לבעלי ארגון בתוכנית Enterprise: אפשר להגדיר את הודעת ההסכמה לכל סביבות העבודה בארגון דרך מסוף הארגון, תחת אבטחה → Notion AI. אפשר להשאיר את ההחלטה בידי כל סביבת עבודה, להפעיל את ההודעה כברירת מחדל או לחייב את השימוש בה בכל סביבות העבודה. כשהשימוש בה נדרש, בעלי סביבות עבודה לא יכולים להשבית אותה בסביבת העבודה שלהם.

בסביבת עבודה שבה הבעלים הפעילו את ההגדרה הזאת: הודעת ההסכמה תושמע בכל שימוש בסיכומי פגישה באמצעות AI. לפני תחילת התמלול, חשוב לבטל את השתקת הרמקולים ולנתק אוזניות, כדי שמשתתפי הפגישה יוכלו לשמוע את הודעת ההסכמה בבירור.

בסביבת עבודה שבה הודעת ההסכמה האוטומטית אינה מופעלת: אפשר להפעיל את ההגדרה באופן אישי. בבלוק סיכומי הפגישה תופיע בקשה לבחור את אפשרות ברירת המחדל להסכמה:

• קבל הסכמה בעצמי: המשך להשיג הסכמה מכל משתתפ/ת באופן ידני

• השמע אודיו באופן אוטומטי: השמע את הודעת הסכמת האודיו באופן אוטומטי בתחילת כל תמלול

הודעה זו נעלמת לאחר שתבחר את אפשרות ההסכמה המוגדרת כברירת מחדל שלך. באפשרותך לעדכן את העדפתך בכל עת:

• יש לעבור אל הגדרות → סיכומי פגישה ולעדכן את האפשרות השמע אוטומטית הודעת הסכמה בהתחלה.

• פתח את תפריט המחוון בחלק העליון של בלוק AI Meeting Notes ועדכן את

  ההגדרה הסכמה בהפעלה אוטומטית שם.

לכל סיכומי הפגישות יש הגדרות שיתוף משלהם, ללא קשר למקום שבו יצרת אותם:

1. יש לפתוח את סיכום הפגישה.

   • אם הסיכום מוטמע בדף אחר, יש לבחור תחילה ב-פתח כדף.

2. יש לבחור ב-שיתוף בראש הסיכום כדי לקבוע מי יוכל לפתוח אותו.

סיכומי פגישה שנוצרו באמצעות /meet מוטמעים בדף, אבל אפשר להרחיב אותם לדף מלא. כך אפשר לשתף את סיכום הפגישה בנפרד משאר תוכן הדף.

הגישה לסיכומי הפגישה תלויה בהגדרות השיתוף שלהם ובמקום שבו הם מאוחסנים. סיכומים במאגר ידע משותף עשויים לרשת ממנו הרשאות גישה. אפשר לבחור לשתף אוטומטית סיכומים שנוצרו מאירוע ב-Notion Calendar עם משתתפי הפגישה שחברים בסביבת העבודה.

לשם כך, יש לעבור אל הגדרות → סיכומי פגישה ולהפעיל את שיתוף אוטומטי עם משתתפי אירוע יומן פנימיים.

• למשתתפי פגישה לא ניתנת גישה באופן אוטומטי. ייתכן שעדיין תהיה להם גישה דרך מאגר הידע שבו מאוחסן הסיכום. כיבוי השיתוף האוטומטי אינו הופך סיכומים במאגר ידע משותף לפרטיים.

• לאחר יצירת סיכומים מאירוע ביומן Notion, תראה אפשרות "שתף עם משתתפ/ת" אם ברצונך להעניק גישה.

• באפשרותך תמיד לשתף באופן ידני באמצעות פקדי השיתוף הסטנדרטיים של Notion.

• סיכומי פגישות שנוצרו מנקודות כניסה ביומן Notion (כרטיסיית פגישות, התראות שולחן עבודה, כותרת יומן) ישותפו באופן אוטומטי עם משתתפ/ת הפגישה שהם חבר/ה בסביבת העבודה שלך.

• המשתתפים יקבלו גישה לצפייה ולעריכה של סיכומי הפגישה.

• באפשרותך עדיין להתאים ידנית את הגדרות השיתוף לאחר היצירה.

ניתן לאחסן סיכומי פגישה במאגר ידע לפגישות, מאגר ידע שנבנה עבור דפי פגישות. מאגרי ידע לפגישות כוללים פרטי פגישה כמו כותרת, תאריך ו-משתתפים, וכן תוכן של סיכומי פגישה, כגון תקציר, הערות, תמלול ופקדי הקלטה.

סיכומי פגישה עצמאיים חדשים נשמרים במאגר הידע לפגישות המוגדר כברירת מחדל, אלא אם חל כלל תיוק על אירוע היומן. אם עדיין אין לכם מאגר כזה, Notion יוצרת עבורכם מאגר ידע פרטי בשם הפגישות שלי. תוכלו לשנות את מאגר הידע המוגדר כברירת מחדל בהגדרות, אלא אם סביבת העבודה שלכם מחייבת שימוש במאגר ידע מסוים.

כדי להעביר סיכום פגישה, אפשר להשתמש בתפריט מתויק ב־ שבסיכום ולבחור מאגר ידע אחר לפגישות. אם תבחרו מאגר ידע שטרם הוגדר לסיכומי פגישה, Notion עשויה לשאול אם תרצו להפוך אותו למאגר ידע לפגישות. דפים קיימים במאגר הידע הזה לא ישתנו.

בפגישות חוזרות, תוכלו לתייק סיכומים עתידיים מאותה סדרת אירועים באותו מאגר ידע. אפשר לעשות זאת מהכרטיסייה פגישות, מהתראות היומן ומאפליקציית היומן כשהיומן שלכם מחובר.

רוצים לשמור את כל סיכומי הפגישה של AI Meeting Notes במאגר ידע אחד, לגישה נוחה? מאגר הידע המוגדר כברירת מחדל הוא המקום שבו נשמרים תחילה דפים חדשים של AI Meeting Notes. כדי להגדיר מאגר ידע כברירת מחדל לסיכומי הפגישה שלכם:

1. לעבור אל הגדרות → סיכומי פגישה.

2. פותחים את התפריט הנפתח שליד מאגר הידע של הפגישות המוגדר כברירת מחדל.

3. מאתרים ובוחרים את מאגר הידע שבו רוצים לאחסן את ה-AI Meeting Notes.

בפעם הבאה שתיצרו דף AI Meeting Notes חדש (מתוך התראת AI Meeting Notes, למשל), הדף ייווצר באופן אוטומטי בתוך מאגר הידע המוגדר כברירת מחדל.

אם עדיין לא בחרתם ברירת מחדל, Notion תיצור עבורכם מאגר ידע פרטי בשם הפגישות שלי. תוכלו להעביר כל סיכום פגישה למאגר ידע אחר של פגישות בהמשך.

יש לוודא שכל דף AI Meeting Notes במאגר הידע שלכם משותף עם האנשים הנכונים כדי שיוכלו לגשת אליו.

דפי סיכומי פגישה מגיעים עם פרטים מובנים: כותרת, תאריך ו-משתתפים. אם הסיכום שלכם מקושר לאירוע ביומן, הפרטים האלה יתמלאו אוטומטית. במאגר ידע הם מופיעים כמאפיינים, כך שהסיכומים שלכם נשארים מסודרים ללא צורך בהגדרה נוספת.

אם אתם בעלי סביבת עבודה, תוכלו לבחור מאגר ידע אחד שבו יישמרו דפים חדשים של AI Meeting Notes מכל חברי סביבת העבודה שלכם. כך אף אחד לא יצטרך להגדיר ברירת מחדל בעצמו, וזה מועיל במיוחד כשאנשים חדשים מצטרפים לצוות שלכם.

1. בהגדרות סביבת העבודה שלכם נמצאת האפשרות הגדרת מאגר ידע לפגישות כברירת מחדל עבור סביבת העבודה.

2. אפשר לבחור מאגר ידע מהתפריט. זהו אותו תפריט מתויק ב־ שמופיע בסיכום פגישה, ללא האפשרות + מאגר ידע חדש לפגישות.

3. אם מאגר הידע עדיין אינו מאגר ידע לפגישות, Notion תציג את המסך להפוך למאגר ידע לפגישות?. ההפיכה למאגר ידע לפגישות מוסיפה שדות תאריך ומשתתפים, לכן כדאי להגדיר אותם לפני שממשיכים.

4. לבחור באפשרות הגדרה כברירת מחדל בתיבה להגדיר מאגר ידע לפגישות כברירת מחדל עבור סביבת העבודה?.

5. לאחר השמירה, ייתכן שתראו אזהרה שלפיה חלק מחברי סביבת העבודה אינם יכולים ליצור סיכומי פגישה במאגר הידע הזה. האזהרה אינה מונעת את השינוי. כדאי לוודא שלחברים האלה יש הרשאה ליצור דפים במאגר הידע כדי שיוכלו להוסיף סיכומים.

לאחר שתאשרו, ברירת המחדל של כל חבר או חברה תתעדכן למאגר הידע שבחרתם, ובהגדרות שלהם תופיע התווית הוגדר על ידי מנהל סביבת העבודה.

רק סיכומי פגישה חדשים יושפעו מכך. סיכומים שכבר נשמרו יישארו במקומם.

כשבעלי סביבת העבודה מגדירים מאגר ידע לפגישות כברירת מחדל, ההגדרות של חברי סביבת העבודה מתעדכנות ומציינות שמאגר הידע הוגדר על ידי בעלי סביבת העבודה. תוכלו לעבור למאגר ידע אחר לפגישות, אלא אם בעלי סביבת העבודה יפעילו את האפשרות דרישה להשתמש במאגר הידע הזה עבור כל החברים.

הגדרות השיתוף של מאגר הידע עצמו קובעות מי יכול לפתוח כל סיכום פגישה. הגדרת ברירת מחדל לסביבת העבודה לא משנה מי יכול לראות את הסיכומים.

ייתכן שיופיע חלון קופץ שיבקש מכם להעניק ל-Notion גישה למסך ולשמע של המערכת, גם לאחר שכבר הענקתם גישה. לעיתים, איפוס הרשאות אלו יכול לפתור את הבעיה.

איך לתקן את זה

• נסו לסגור יישומים וכרטיסיות דפדפן אחרים כדי לפנות זיכרון, ואז נסו שוב.

• בהגדרות המכשיר שלכם, בטלו את הגישה למסך ולשמע של המערכת עבור Notion. לאחר מכן צאו מ-Notion, הפעילו מחדש את המכשיר, פתחו את Notion ופעלו לפי ההנחיות כדי להעניק גישה.

• וודאו שאתם משתמשים בגרסה העדכנית ביותר של אפליקציית Notion למחשב. אם לא, שדרגו לגרסה העדכנית ביותר ובדקו אם זה פותר את הבעיה.

ייתכן ש-AI Meeting Notes לא יעבוד כראוי בגלל גרסת מערכת ההפעלה או אפליקציית Notion שבה אתם משתמשים, וייתכן שתקבלו הודעת שגיאה על כך שלא ניתן להפעיל את התכונה.

איך לתקן את זה

• אם אתם משתמשים במכשיר Mac, יש לוודא שאתם משתמשים ב-macOS 13 או בגרסה מאוחרת יותר.

• אם אתם משתמשים במכשיר Windows, יש לוודא שאתם משתמשים בגרסה העדכנית ביותר.

• חשוב לוודא שאתם משתמשים בגרסה העדכנית ביותר של אפליקציית Notion.

• טוענים מחדש את הדף או מפעילים מחדש את האפליקציה.

אם אינכם יכולים לראות את AI Meeting Notes בתפריט הלוכסן שלכם, ייתכן ש-AI Meeting Notes כבוי עבור סביבת העבודה שלכם.

איך לתקן את זה

• אם אתם בעלי סביבת עבודה, אפשר לעבור אל הגדרות → סיכומי פגישה ולהפעיל את AI Meeting Notes.

• אם אינכם בעלי סביבת עבודה, יש לפנות לבעלי סביבת העבודה ולשאול אם הם יכולים להפעיל את AI Meeting Notes עבור סביבת העבודה שלכם.

איך לתקן את זה

• חשוב לוודא שאתם משתמשים בגרסה העדכנית ביותר של אפליקציית Notion לנייד.

• יש לסגור את אפליקציית Notion לחלוטין, ולאחר מכן לפתוח אותה מחדש ולנסות שוב.

• יש לוודא שהתוכנית שלכם כוללת את AI Meeting Notes. היא זמינה בתוכניות Business ו-Enterprise, ובמנויים ניידים זכאים הכוללים את Notion AI.

• ניתן לנסות להתחיל רישום פגישה בעמוד אחר. אם זה עובד, הבעיה עשויה להיות ספציפית לעמוד המקורי.

• אם הבעיה נמשכת, מומלץ למחוק את אפליקציית Notion מהמכשיר שלכם, ולאחר מכן להתקין אותה מחדש מ-App Store או מ-Google Play. פעולה זו פותרת לעיתים קרובות בעיות מסוג זה. העמודים והרשימות שלכם שמורים בחשבון, כך שלא תאבדו אותם עם מחיקת האפליקציה.

אם זה עובד במכשירים מסוימים אך לא באחד מהם

לעיתים AI Meeting Notes עובד במכשירים האחרים שלכם, כמו המחשב או הטלפון, אך עדיין נכשל במכשיר ספציפי כגון iPad, גם באותה גרסת אפליקציה. התקנה מחדש לא תמיד פותרת זאת. כאשר זה קורה:

• יש לציין את דגם המכשיר המדויק ואת גרסת מערכת ההפעלה (למשל, iPad Air M2 בגודל 11 אינץ' עם iPadOS 26.1).

• יש לוודא את גרסת אפליקציית Notion שלכם ושהיא העדכנית ביותר הזמינה עבור אותו מכשיר.

• יש ליצור קשר עם התמיכה ולשתף את הפרטים הללו, יחד עם העמוד שבו נתקלתם בשגיאה, כדי שהצוות יוכל לבדוק את הבעיה הספציפית למכשיר.

לעיתים תמלול כולל מילים שלא נאמרו, או מפרש לא נכון את מה שנאמר. בדרך כלל זה נובע מאחד משני דברים:

• לא מספיק אודיו לעבודה. כשיש מעט מאוד דיבור בהקלטה, Notion AI עלולה לפרש חלקים ממנה בצורה שגויה.

• איכות אודיו ירודה. רעשי רקע או מיקרופון באיכות נמוכה עלולים להקשות על תמלול מדויק של הדיבור.

איך לשפר את זה

• יש להקליט בסביבה שקטה ולהשתמש במיקרופון טוב בכל פעם שניתן.

• יש לוודא שהדוברים קרובים מספיק למיקרופון.

• בעבור שיחות וירטואליות, מומלץ להשתמש באפליקציית השולחן העבודה, כך ש-Notion תוכל לקלוט את אודיו המערכת ישירות במקום להסתמך על מיקרופון בחדר.

כיצד לסייע בחקירת תמלול לקוי

• יש להפעיל שמירת אודיו על ידי מעבר ל-Settings → Notion AI → AI Meeting Notes והפעלת ההגדרה לשמירת אודיו של הפגישות. יש להפעיל מחדש את Notion לאחר הפעלתה.

• כשאתם פונים לתמיכה בנוגע לבעיית תמלול, שתפו את קובץ האודיו שנשמר כדי שהצוות יוכל לבחון את איכות האודיו ובהירות הדיבור.

אם החברה שלכם משתמשת בשולחן עבודה וירטואלי (המכונה לעיתים VDI), ייתכן ש-Notion תקלוט רק את מה שהמיקרופון שלכם קולט. זאת משום ש-Notion רצה על מחשב מרוחק, בעוד שאודיו של פגישות מכלים כמו Zoom מושמע לרוב במחשב המקומי שלכם. מכיוון שהאודיו הזה לא מגיע למחשב המרוחק, AI Meeting Notes לא יכולים לתמלל משתתפ/ת אחר/ת. המשמעות היא ש-Notion יכולה לשמוע רק את מה שהמיקרופון שלכם קולט.

איך לפתור את זה:

• ניתן להתקין את תוסף Notion במחשב המקומי (thin client) על ידי אתם או צוות ה-IT שלכם. יש להוריד אותו ב-

  notion.com/desktop/windows-dvc-client/download.

• התוסף מעביר את אודיו המערכת של המחשב המקומי שלכם ל-Notion שרץ בסביבת העבודה הווירטואלית שלכם דרך חיבור שולחן העבודה המרוחק (RDP) הקיים שלכם, כך ש-AI Meeting Notes קולט את כל הצדדים בשיחה.

• התוסף מתעדכן אוטומטית וחתום עם תעודת האבטחה של Notion, בדיוק כמו אפליקציית Notion הרגילה.

AI Meeting Notes הופך לעוצמתי עוד יותר עם Notion Calendar. צרו, ארגנו ושתפו סיכומי פגישות כדי שתוכלו להישאר מרוכזים בפגישות ולשמור על הצוות שלכם מסונכרן. לאחר שתסיימו, תוכלו לגשת בקלות לסיכום הפגישה ישירות מתוך האירוע.

כדי לחבר את AI Meeting Notes ל-Notion Calendar בפעם הראשונה, עומדות לרשותכם שלוש אפשרויות:

בסרגל הצד שלכם ב-Notion

1. פותחים את סרגל הצד שלכם

2. בוחרים ב-Meetings

3. לוחצים על Connect your calendar

4. בוחרים את ספק לוח השנה שלכם ← הדפדפן ייפתח וידריך אתכם בתהליך חיבור לוח השנה.

בתוך בלוק AI Meeting Notes:

1. פותחים דף עם בלוק AI Meeting Notes שלכם

2. לוחצים על סמל ה-Settings בחלק העליון של בלוק AI Meeting Notes

3. בוחרים ב-ConnectCalendar.

   • אם אינכם רואים את האפשרות הזו, פירוש הדבר שסביבת העבודה שלכם כבר מחוברת ל-Notion Calendar.

בתוך Notion Calendar:

1. בחלק העליון של Notion Calendar, לוחצים על סמל הפרופיל ← Settings.

2. תחת Notion workspaces ← בוחרים את סביבת העבודה שלכם.

3. בחרו את מאגר ידע ברירת מחדל לסיכומי פגישה שלכם. אנו ממליצים להשתמש במאגר ידע ייעודי לסיכומי פגישה.

לאחר שתתחבר, תוכל ליצור, לפתוח ולנהל AI Meeting Notes ישירות מאירוע ב-Notion Calendar. בהתאם לאירוע ולהגדרות שלך, תראה אפשרויות שונות להוספת הערות, התחלת תמלול או צפייה בסיכום.

• AI Meeting Notes: אם לאירוע עדיין אין משתתפ/ת, שיחת ועידה או סיכומי פגישה מקושרים, השתמש באפשרות AI Meeting Notes באירוע כדי להתחיל. זה מאפשר לך ליצור סיכום פגישה חדש או לקשר דף Notion קיים.

• Add meeting note: אם לאירוע יש משתתפ/ת או שיחת ועידה, אך עדיין אין לו סיכומי פגישה (והפגישה טרם החלה), תראה Add meeting note. פעולה זו יוצרת סיכומי פגישה מקושרים באמצעות ההעדפות השמורות שלך, ואז פותחת אותם ב-Notion כדי שתוכל לערוך אותם.

• Open meeting note: אם סיכומי פגישה כבר מקושרים, תראה Open meeting note. בחר בו כדי לפתוח את סיכומי הפגישה ולהתחיל.

• Join and transcribe: החל מ-15 דקות לפני פגישה, ייתכן שתראה Join and transcribe באירוע שלך (בהתאם להגדרות שלך). פעולה זו תפתח את דף סיכומי הפגישה המקושר או תיצור אחד בתוך סביבת העבודה שלך ב-Notion.

• Transcribe meeting: אם לאירוע אין פרטי ועידה, תראה Transcribe meeting במקום Join and transcribe.

• View summary: לאחר הפגישה, תוכל לצפות בסיכום ה-AI Meeting Notes על ידי לחיצה על View summary

.

אפשר לעבור אל הגדרות → סיכומי פגישה כדי לנהל את AI Meeting Notes במקום אחד. כאן תוכלו לראות את הפגישות הקרובות ואת סיכומי הפגישה הקודמים שלכם.

להתכונן לפגישות הקרובות שלכם בחלק זה. תוכלו לראות בקלות אילו פגישות מתקרבות, להכין את סיכומי הפגישה שלכם מראש ולהתחיל את התמלול ישירות מכאן.

תוכל לרחף מעל פגישה קרובה ו:

• להצטרף לפגישה במהירות מבלי לעזוב את Notion.

• ליצור סיכומי פגישה בדף או במאגר ידע ספציפי בסביבת העבודה שלך. לפני תחילת הפגישה, תוכל ליצור את ה-AI Meeting Notes מראש ולהוסיף הערות או סעיפים לסדר היום לפני הפגישה. ברגע שהפגישה מתחילה, תוכל לגשת בקלות ל-AI Meeting Notes ולהתחיל לתמלל מיד.

בכרטיסיית Meetings, תוכל גם לראות תצוגה מאוחדת של כל סיכומי הפגישות שלך. תצוגת הרשימה בכרטיסיית Meetings שלך שונה מ-מאגר ידע המוגדר כברירת מחדל לאחסון AI Meeting Notes — היא מציגה סיכומי פגישות שיצרת וכן סיכומי פגישות המקושרים לאירועי יומן בהם השתתפת, ללא קשר למיקומם בסביבת העבודה שלך. זה מאפשר לך למצוא במהירות כל סיכום שאתה צריך.

כאן תוכל לסנן, למיין ולחפש את הסיכומים שלך. תוכל גם לשנות את שמם ולפתוח אותם בקלות.

תוכל גם לפתוח את תפריט ההזזה בחלק העליון של הרשימה כדי להתאים את הגדרות התצוגה. לדוגמה, תוכל לבחור אילו מאפיינים יהיו גלויים או להתאים את אופן הקיבוץ של סיכומי הפגישות שלך.

בחר ב-New בחלק העליון של תצוגת הרשימה כדי ליצור AI Meeting Notes חדשים.

אם אינכם רוצים את הכרטיסייה פגישות בסרגל הצד של Notion, תוכלו להסתיר אותה דרך הגדרות → סיכומי פגישה והפעלת האפשרות הסתרת הכרטיסייה פגישות.

להלן מידע כללי על החוקים והתקנות הנוגעים לתמלולים, וכן כמה שיטות עבודה מומלצות שיש לקחת בחשבון בעת הפעלת AI Meeting Notes.

בארצות הברית, חוקים מסוימים מחייבים הסכמה של לפחות אחד מהמשתתפ/ת לפני הקלטה או תמלול של שיחה או דיון. חוקים אחרים מחייבים אתכם לקבל הסכמה מכל משתתפ/ת לפני הקלטה או תמלול של שיחה.

מחוץ לארצות הברית, למשל באיחוד האירופי, ישנם חוקים דומים הדורשים הסכמה של המשתתפים לפני הקלטה או תמלול של שיחה.

בנוסף לדרישות ההסכמה, ייתכן שקיימים חוקים המסדירים כיצד אתם משתמשים, חושפים ומאבטחים את הקלטות השיחות או התמלולים שלכם. חוקים אלו עשויים להשתנות בהתאם למיקום המשתתפ/ת שלכם, למגזר העסקי ולתקני התעשייה.

קבלת הסכמה

קביעה אילו חוקי הסכמה חלים עלולה להיות מסובכת כאשר משתתפ/ת הפגישה נמצאים במדינות או באזורים שונים, או אם אינכם בטוחים לגבי המיקום של משתתפ/ת אחד או יותר. אנו ממליצים לציית לחוקי ההסכמה המחמירים ביותר ותמיד לקבל הסכמה מכל המשתתפ/ת לפני השימוש ב-AI Meeting Notes כדי לתמלל פגישה.

שיטות עבודה מומלצות נוספות

• יש להסביר באופן ברור למשתתפים שתתמללו את השיחה באמצעות ספק צד שלישי (למשל, Notion AI Meeting Notes).

• יש לשמור תיעוד הולם של האופן שבו קיבלתם את ההסכמה.

• יש לכבד את בחירתו של משתתף שלא להיות מתומלל.

• אם משתתפים חדשים מצטרפים לשיחה לאחר שהתחיל התמלול, יש לעצור ולקבל הסכמה מהמשתתפים החדשים לפני שממשיכים.

• יש להבהיר למשתמשים שלכם כיצד אתם מתכננים להשתמש ו/או לשתף את ההקלטות והתמלולים (או כל מידע הנגזר מהם).

• יש לוודא שאתם משתמשים בהקלטות ובתמלולים ומשתפים אותם רק באופן התואם את מה שאמרתם למשתמשים שלכם ואת כל החוקים החלים.

• יש לשמור ההקלטות והתמלולים רק למשך הזמן הדרוש לכם.

התכונה AI Meeting Notes מספקת דרכים לחשוף את השימוש שלכם בה ולקבל הסכמה ממשתתפי הפגישה. מידע נוסף על כך תמצאו כאן, אבל שימו לב שאלו רק כמה דוגמאות לאופן שבו אתם עשויים לקבל הסכמה.

AI Meeting Notes משתמש במעבדי משנה (OpenAI, Anthropic, Fireworks, Baseten Labs, Inc., X.AI LLC ו-AssemblyAI Inc.) כדי להקליט את הפגישה, לעבד את קובץ האודיו לתמלול ולאחר מכן להפיק תובנות, כגון סיכום פגישה, פריטי פעולה, משתתפים בשיחה ועוד.

כאשר אתם משתמשים ב-AI Meeting Notes באפליקציית Notion או בדפדפן, קובץ האודיו נשלח ישירות למעבדי המשנה שלנו לצורך תמלול בזמן אמת. מעבדי המשנה אינם שומרים אודיו. עותק זמני של האודיו נשמר באופן מקומי במכשיר שלכם במהלך הפגישה. אם העיבוד בזמן אמת נכשל, האודיו שנשמר מקומית מועלה לשרתים של Notion ונשלח למעבדי המשנה שלנו כדי לנסות לתמלל שוב. אודיו שהועלה נשמר על ידי Notion למשך עד 3 ימים כדי לנסות לעבד אותו שוב. העותק המקומי של האודיו נמחק לאחר עיבוד מוצלח או תוך 24 שעות, המוקדם מביניהם.

כאשר אתם משתמשים ב-AI Meeting Notes באפליקציה לנייד של Notion, קובץ האודיו מועלה לשרתים של Notion ונשלח למעבדי המשנה שלנו כדי ליצור תמלול. מעבדי המשנה אינם שומרים אודיו. עותק זמני של האודיו נשמר באופן מקומי במכשיר שלכם במהלך הפגישה. לאחר עיבוד מוצלח, האודיו שהועלה נמחק מיד והעותק המקומי במכשיר שלכם נמחק תוך יום אחד. אם העיבוד נכשל, האודיו שהועלה נשמר על ידי Notion למשך עד 3 ימים והעותק המקומי נשמר במכשיר שלכם למשך עד שבוע אחד כדי לנסות לעבד אותו שוב.

Notion מעניקה לך את האפשרות להעלות אודיו או וידאו משלך לצורך תמלול באמצעות AI Meeting Notes. באפשרותך להעלות קובץ ישירות לבלוק של AI Meeting Notes, או להעלות דרך /audio או /video ולהמיר את ההעלאה הזו לבלוק של AI Meeting Notes. בניגוד להקלטה חיה, קובץ שהועלה נשמר בשרתים של Notion. קובץ שהועלה נמחק כאשר מוחקים אותו מתוך הבלוק של AI Meeting Notes על ידי לחיצה על סמל המחוון → מחיקת אודיו או מחיקת וידאו, או כאשר הדף המכיל את הבלוק נמחק (לאחר מחיקתו, הדף יפעל לפי הגדרות שמירת הנתונים של סביבת עבודה שלך).

אם אתם בעלי סביבת עבודה ואינכם רוצים ש-AI Meeting Notes תהיה זמינה לחברי סביבת העבודה, תוכלו להשבית אותה בכל עת דרך הגדרות → סיכומי פגישה וכיבוי האפשרות הפעלת סיכומי פגישה בסביבת העבודה.

עותקים מקומיים של אודיו פגישה מוקלט זמינים למשתמש שיוזם את AI Meeting Notes (ה"מקליט"). 10 קובצי האודיו של הפגישות שהוקלטו לאחרונה יישמרו במכשיר המקומי של המקליט ויהיו זמינים להורדה. רק למקליט יש אפשרות להוריד קובץ אודיו שנשמר מקומית.

היכולת הזו כבויה כברירת מחדל בכל התוכניות. אם תרצו לאפשר למשתמשים שלכם לאחסן אודיו באופן מקומי, תוכלו להפעיל אותה בסביבת העבודה בכל עת דרך הגדרות → סיכומי פגישה והפעלת האפשרות אחסון אודיו באופן מקומי.

ניתן למחוק תמלול בשתי דרכים:

• ישירות בבלוק ה-AI Meeting Notes, על ידי לחיצה על סמל המחוון → מחיקת תמלול. פעולה זו תמחק גם את האודיו הנלווה שנשמר מקומית מהמכשיר של המקליט.

• על ידי מחיקת דף האב שבו נמצא בלוק ה-AI Meeting Notes. לאחר המחיקה, הדף יפעל לפי הגדרות שמירת הנתונים של סביבת העבודה שלכם.

בעלי סביבות עבודה בתוכנית Enterprise יכולים להגדיר לוח זמנים אוטומטי למחיקת תמלולים על ידי מעבר אל הגדרות → סיכומי פגישות והגדרת לוח זמנים למחיקה עבור מחיקה אוטומטית של תמלולים. סיכומים והערות יישארו בבלוקים של AI Meeting Notes בסביבת העבודה שלכם, אך כל התמלולים יימחקו באופן אוטומטי בהתאם ללוח הזמנים שנבחר למחיקה. לוח הזמנים למחיקה אוטומטית של תמלולים לא ימחק תמלולים בדפים שנמצאים תחת הקפאה משפטית.

באפשרותכם לבחור לשמור הקלטות אודיו במכשיר המקומי של המקליט. המקליט יכול למחוק אודיו שנשמר מקומית מהמכשיר שלו בכל עת על ידי לחיצה על סמל המחוון בבלוק ה-AI Meeting Notes, ריחוף מעל הקלטות אודיו ובחירה ב-מחיקת הקלטות. פעולה זו מוחקת את כל ההקלטות עבור בלוק ה-AI Meeting Notes הספציפי.

אם בעל סביבת עבודה בתוכנית Enterprise הפעיל גם מחיקה אוטומטית של תמלולים וגם אחסון אודיו באופן מקומי בהגדרות שלו, הקלטות אודיו מקומיות יפעלו לפי לוח הזמנים למחיקה אוטומטית שנבחר עבור תמלולים. כאשר תמלול נמחק בהתאם ללוח הזמנים למחיקה אוטומטית, הקלטות האודיו המשויכות שנשמרו במכשיר המקומי של המקליט יימחקו גם הן. אם בעל סביבת עבודה מגדיר שתמלולים יימחקו מיד לאחר הפקת סיכום ה-AI Meeting Notes, לא יישמר אודיו באופן מקומי במכשיר של המקליט.