לחצנים

רבות מזרימות העבודה שלך עשויות לכלול משימות קטנות וחוזרות, כגון הכנת סדר יום לפגישה או שינוי סטטוס משימה. בלחיצת כפתור, באפשרותך לבצע אוטומציה עבור משימות אלו ולחסוך זמן.

• כפתורים זמינים בכל התוכניות, אך פעולות כפתור מסוימות זמינות רק בתוכניות בתשלום. באפשרותך ללמוד עוד בהמשך →

• אם למישהו יש הרשאות גישה מלאה או יכול לערוך בדף, הוא יכול ליצור, לערוך וללחוץ על כפתורים באותו דף.

כדי ליצור כפתור:

1. הקלד / בדף, ולאחר מכן מצא ובחר כפתור.

2. תן לכפתור שם ואימוג'י.

3. בחר פעולה חדשה ובחר פעולה. למידע נוסף על פעולות כפתורים בהמשך →

4. ניתן להוסיף פעולות נוספות, ולאחר מכן לבחור בוצע.

• הוספת בלוקים תוסיף בלוקים לבחירתך, כגון טקסט, תבליטים, רשימה נפתחת ועוד, לדף שלך. באפשרותך לבחור להוסיף בלוקים אלה מעל הכפתור, מתחת לכפתור, בראש הדף או בתחתית הדף.

• הוספת דף אל תוסיף דף למאגר ידע לבחירתך, ותערוך את המאפיינים של אותו דף.

• עריכת דפים ב- תערוך דפים ומאפיינים במאגר ידע לבחירתך.

• שליחת התראה לנמען תשלח התראה לאנשים ספציפיים בסביבת העבודה שלך ב-Notion. הנמענים יכולים להיות עד 20 אנשים בסביבת העבודה שלך, או אנשים המשויכים למאפיין "אנשים" מסוים. הוסף הודעה שברצונך שתצורף להתראה.

• שליחת אימייל לנמען תשלח הודעת אימייל מחשבון ה-Gmail שלך לנמען אחד או יותר. פעולה זו זמינה רק למשתמשים בתוכניות בתשלום. למידע נוסף על כך בהמשך.

• שליחת Webhook תשלח בקשת HTTP POST לכתובת URL ספציפית. פעולה זו זמינה רק למשתמשים בתוכניות בתשלום. למידע נוסף כאן →

• הצגת אישור תפתח מסך אישור קטן בכל פעם שמישהו ילחץ על הכפתור. לדוגמה, באפשרותך להשתמש בה כדי להציג אזהרה לפני שדף או מאגר ידע משתנים על ידי הכפתור.

• פתיחת דף או URL תפתח דף או קישור נבחר. אם תבחר להגדיר את הכפתור כך שיפתח דף Notion, זה יכול להיות דף קיים או דף שנוצר בתוך הכפתור עצמו.

• שליחת התראת Slack אל תשלח התראה מותאמת אישית לערוץ ה-Slack הרצוי. תכונה זו זמינה רק בתוכנית Plus, תוכנית Business ו-תוכנית Enterprise. למידע נוסף כאן →

• הגדרת משתנים תאפשר לך ליצור משתנה מותאם אישית באמצעות אזכורים ונוסחאות. לאחר מכן תוכל להשתמש במשתנה זה בפעולות כפתור אחרות. למידע נוסף על כך בהמשך.

פעולה זו תשלח אימייל מאת חשבון ה-Gmail שלך לכתובת או כתובות אימייל כאשר יתרחש טריגר. כדי להגדיר את הכפתור שלך לשליחת אימייל דרך Gmail:

1. בהגדרות הכפתור שלך, בחר Add action.

2. אם אין לך חשבון Gmail שמקושר לחשבון ה-Notion שלך, תתבקש לחבר אחד. אם חשבון ה-Notion שלך כבר מקושר לחשבון Gmail, תראה את כתובת האימייל שלך לצד מאת. אם ברצונך להשתמש בחשבון Gmail אחר עבור האוטומציה הזו, לחץ על כתובת האימייל שלך → Add Gmail Account. אחרת תתבקש לחבר חשבון חדש.

3. באפשרותך להגדיר חלקים שונים של האימייל שלך:

   • נמען: זה יכול להיות מאפיין של אדם (כמו Whoever clicked או Page creator), אדם בסביבת העבודה שלך, או כתובת אימייל ספציפית. כתובת אימייל זו יכולה להיות חיצונית — היא לא חייבת להיות שייכת למישהו בסביבת העבודה שלך או בארגון שלך.

     • בחר CC/BCC לצד השדה נמען כדי להוסיף באופן אופציונלי אנשים אחרים ב-CC או ב-BCC.

   • נושא: הזן נושא לאימייל שלך. בחר @ בשדה Subject אם ברצונך שהנושא שלך יזכיר אדם, דף Notion ספציפי או תאריך. בחר ∑ בשדה Subject אם ברצונך ליצור נוסחה עבור הנושא שלך באמצעות מאפיינים של הכפתור שלך, כמו מי לחץ עליו, התאריך שבו הופעלה פעולת הכפתור, ועוד.

   • הודעה: הזן הודעה לאימייל שלך. בחר @ בשדה Message אם ברצונך שההודעה שלך תזכיר אדם, דף Notion ספציפי או תאריך. בחר ∑ בשדה Message אם ברצונך ליצור נוסחה עבור ההודעה שלך באמצעות מאפיינים של הכפתור שלך, כמו מי לחץ עליו, התאריך שבו הופעלה פעולת הכפתור, ועוד.

   • Send with display name: שם תצוגה אופציונלי זה יופיע לצד האימייל שלך כאשר הנמען יקבל אותו. בחר @ בשדה שם התצוגה אם ברצונך ששם התצוגה שלך יזכיר אדם, דף Notion ספציפי או תאריך. בחר ∑ בשדה שם התצוגה אם ברצונך ליצור נוסחה עבור שם התצוגה שלך באמצעות מאפיינים של הכפתור שלך, כמו מי לחץ עליו, התאריך שבו הופעלה פעולת הכפתור, ועוד.

     

   • Send replies to: אם ברצונך שתשובות לאימייל שלך יישלחו למישהו אחר מלבד כתובת האימייל שבה השתמשת כדי לשלוח אותו, באפשרותך להשתמש בהגדרה אופציונלית זו כדי לשלוח את התשובה למי שלחץ על הכפתור שלך, או לאדם בסביבת העבודה שלך.

4. לחצו על סיום.

זה יאפשר לך ליצור משתנה מותאם אישית באמצעות אזכורים ונוסחאות. לאחר מכן תוכל להשתמש במשתנה זה בפעולות כפתור אחרות. כדי להגדיר משתנה:

1. בהגדרות הכפתור שלך, בחר Add action.

2. הוסף שלב ובחר Define variables.

3. לחץ על Variable 1 כדי לתת למשתנה שם, לערוך את הנוסחה או לשכפל אותו. באפשרותך גם לבחור Add variable.

4. בחר @ או ∑ בשדה המשתנה כדי להגדיר את המשתנים שלך.

5. באפשרותך להשתמש במשתנים אלה בפעולות כפתור נוספות.

באפשרותך להשתמש באזכורים ובנוסחאות בפעולות הכפתור שלך כדי לגרום לאוטומציות שלך לעבוד טוב יותר עבורך. לדוגמה:

• ייתכן שתרצה להזכיר את התאריך בשם של דף חדש שהכפתור שלך יוצר במאגר ידע מסוים.

• ייתכן שתרצה להגדיר כפתור כדי לשלוח התראה למישהו שמזכיר דף ספציפי בסביבת העבודה שלך ב-Notion.

כדי לכלול אזכור או נוסחה בפעולת כפתור:

1. רחף מעל הכפתור שלך ולחץ על ⚙️.

2. ניתן לבחור פעולה קיימת או לבחור Add another step.

3. בעת הגדרת פעולת הכפתור, בחר @ בשדה אם ברצונך לכלול תאריך, אדם, דף או קבוצה. בחר ∑ בשדה אם ברצונך ליצור נוסחה.

4. בחר Done.

כדי לוודא שהאוטומציה שלך פועלת כראוי, נעזור לך להבין היכן האוטומציה שלך אינה תקינה.

אם האוטומציה שלך נתקלת בשגיאות כלשהן בזמן שאתה מגדיר אותה:

• תראה מידע על המיקום והמהות של שגיאות אלו בזמן שאתה בונה או עורך את האוטומציה.

• לא תוכל לשמור את האוטומציה עד שתבצע את התיקונים הנדרשים.

אם האוטומציה שלך עבדה בעבר אך נתקלה בשגיאה, ייתכן ש:

• מאגר ידע שהאוטומציה שלך מנסה להוסיף אליו או לערוך אינו קיים.

• מאפיין של מאגר הידע שהאוטומציה שלך מנסה לערוך אינו קיים.

• חיבור צד שלישי, כמו ל-Gmail או ל-Slack, אינו תקף עוד או דורש אימות.

באפשרותך לעבור לאוטומציה השבורה ולתקן אותה כדי שניתן יהיה להשתמש בה שוב.

כדי לערוך את הכפתור שלך:

1. רחף מעל הכפתור שלך ולחץ על ⚙️.

2. ערוך את עיצוב הכפתור, את שמו ואת פעולותיו.

כדי למחוק את הכפתור שלך:

1. רחף מעל הכפתור שלך ולחץ על ⋮⋮ בשוליים השמאליים.

2. לחץ על מחיקה כדי להסיר את הכפתור שלך לחלוטין.