חיבור יומן לסוכנים בהתאמה אישית

סוכנים בהתאמה אישית יכולים להתחבר ליומן כדי לבצע אוטומציה של זרימות עבודה של לוח זמנים. לאחר החיבור, סוכנים יכולים לייעל את לוח הזמנים שלך, להכין ולטפל בלוגיסטיקה של פגישות, ולפתור התנגשויות לוח זמנים באמצעות טריגרים אוטומטיים או על ידי צ'אט ישיר עם הסוכן.

חיבור היומן עבור סוכנים בהתאמה אישית זמין בתוכנית Business ובתוכנית Enterprise. חיבור זה עובד עם Notion Calendar, Google Calendar, Apple Calendar וחשבונות Microsoft Outlook / M365.

תכונות מסוימות של Outlook (כמו שיחת ועידה Teams, יומנים משותפים ומוסמכים, והזמנת חדרים/משאבים) עשויות לדרוש שלב הגדרה נפרד. למידע נוסף על מה הסוכן בהתאמה אישית שלך יכול לעשות עם Outlook →

1. שוחח עם הסוכן שלך. תן לו הנחיות ספציפיות כיצד לטפל באירועי יומן.

   • ניתן לעשות זאת גם באופן ידני ב-הגדרות של Custom Agent. עבור אל כלים וגישה, לאחר מכן בחר + הוסף חיבור → יומן → התחבר.

2. עבור אל הגדרות → כלים וגישה.

3. בחר את היומן/יומנים שברצונך שלסוכן שלך תהיה גישה אליהם.

4. הענק את ההרשאות שהסוכן שלך צריך עבור כל יומן מחובר: קריאה או קריאה וכתיבה.

5. בחר אם על הסוכן לדרוש אישור לפני ביצוע פעולה.

6. בדוק את החיבור. אם התנהגות הסוכן אינה כפי שציפית, שוחח עם הסוכן שלך כדי להבהיר הוראות.

טיפ: היה ספציפי בהנחיות שלך. לדוגמה: "בכל בוקר בשעה 8:00, סכם את פגישות היום ושלח לי תדרוך" או "כאשר מתווספת פגישה חיצונית חדשה, צור דף הכנה במסד הנתונים של הפגישות שלי."

הוסף טריגר מבוסס יומן ב-הגדרות של ה-Custom Agent שלך.

1. תחת טריגרים, לחץ על + הוסף חיבור → יומן → התחבר.

2. תחת יומן, בחר מתוך הטריגרים הבאים:

   • אירוע נוצר: מופעל כאשר אירועים חדשים מתווספים ליומן שלך.

   • אירוע עודכן: מופעל כאשר פרטי אירוע משתנים (זמן, משתתפים וכו').

   • אירוע בוטל: מופעל כאשר אירועים מוסרים מהיומן שלך.

3. בחר את היומן/יומנים שברצונך שהטריגר יפעל עליהם.

4. הוסף מסנן כדי לצמצם אילו אירועים יפעילו טריגר יומן. ניתן לסנן כל טריגר כך שיפעל רק כאשר אירוע עומד בקריטריונים עבור כותרת, תיאור, מיקום, בעלים או סטטוס של כל היום. מסוימים.

כאשר תחבר את היומן, תוכל לבחור אילו הרשאות יקבל הסוכן שלך.

• קריאה: מאפשר לסוכן המותאם אישית להציג מידע מבלי לבצע שינויים ביומן.

• קריאה וכתיבה: מאפשר לסוכן המותאם אישית להציג ולשנות אירועים ביומן.

• דרוש אישור: דורש ממשתמש לאשר או לבטל פעולה לפני שהיא מתבצעת. כאשר האפשרות כבויה, הסוכן יכול לשנות אירועים ולשלוח הזמנות ללא אישור.

• הגדר כברירת מחדל: שנה את היומן המחובר שבו הסוכן שלך צריך להשתמש כברירת מחדל.

  • אם יש לך מספר יומנים באותו חשבון יומן, הגדרה זו קובעת את יומן ברירת המחדל שבו ישתמש הסוכן אלא אם תציין יומן אחר.

  • אם תחבר מספר חשבונות יומן, תוכל לבחור יומן ברירת מחדל נפרד עבור כל חשבון.

בעת שיתוף סוכנים בהתאמה אישית עם חיבור ליומן, סוכנים בהתאמה אישית מציגים את מה ש-המשתמש שהגדיר את החיבור מורשה לראות ביומן.

לדוגמה, אם למשתמש המחובר יש אירוע פרטי שרק הוא יכול לראות את פרטיו, כל משתמש בעל גישת יכול להציג ולקיים אינטראקציה ומעלה יכול להציג את האירוע הזה.

בעת שיתוף סוכנים בהתאמה אישית עם חיבור ליומן, כל משתמש בעל גישת יכול להציג ולקיים אינטראקציה לסוכן בהתאמה אישית יכול לקיים אינטראקציה מלאה עם היומן המחובר.

כדי לקבל את התוצאות הטובות ביותר, תן לסוכנים בהתאמה אישית שלך הוראות ספציפיות.

קבל סיכום יומי של הפגישות וסדרי העדיפויות שלך כדי להתחיל כל יום מוכן.

אמור לסוכנים בהתאמה אישית שלך: "בכל בוקר של יום חול בשעה 8:00, סקור את היומן שלי להיום. סכם את הפגישות שלי עם פרטים מרכזיים כמו משתתפים, זמנים וכל עבודת הכנה שאני צריך. שלח לי התראה עם הסיכום."

צור באופן אוטומטי סדר יום או הערות לפני פגישות חשובות.

אמור לסוכנים בהתאמה אישית שלך: "כאשר מתווספת פגישה חיצונית חדשה ליומן שלי, צור דף במאגר הידע של הפגישות שלי. כלול את כותרת הפגישה, המשתתפים, השעה וסעיף להערות הכנה ופעולות לביצוע."

שמור על היומן שלך מאורגן על ידי טיפול במשימות תזמון שגרתיות באופן אוטומטי.

אמור לסוכנים בהתאמה אישית שלך: "כשמישהו מבקש פגישה דרך Slack, בדוק את הזמינות ביומן שלי, מצא זמן שמתאים, צור את האירוע ושלח הזמנות לכל המשתתפים."

מנע כאוס בתזמון על ידי מציאת זמני פגישה אופטימליים עבור משתתפים מרובים.

אמור לסוכנים בהתאמה אישית שלך:"כשאבקש ממך לתזמן פגישה עם חברי צוות, השתמש ב-'מצא זמן עם משתתפים' כדי לבדוק את הזמינות של כולם. הצע את 3 האפשרויות המובילות, ולאחר מכן צור את האירוע ברגע שאאשר."

אם הצוות שלך עובד עם Microsoft 365, הסוכן בהתאמה אישית שלך יכול לבצע כמה פעולות נוספות שמגיעות באופן טבעי עם Outlook:

• הוסף קישור ל-Teams: כאשר הסוכן שלך יוצר פגישה, הוא יכול לכלול באופן אוטומטי קישור לשיחת וידאו ב-Microsoft Teams.

• ראה יומנים ששותפו איתך: אם קולגה שיתף איתך את היומן שלו, הסוכן בהתאמה אישית שלך יכול לראות אותו ולהתחשב בו בעת התזמון.

• עבוד עם פגישות חוזרות: הסוכן בהתאמה אישית שלך יכול לקרוא ולעבוד עם אירועים שחוזרים על עצמם, כמו פגישות צוות שבועיות או סקירות חודשיות.

• הזמן חדר: בעת יצירת פגישה, הסוכן בהתאמה אישית שלך יכול לכלול חדר ישיבות או משאב משותף אחר.

הערה: חלק מהתכונות הללו מופצות בהדרגה, לכן ייתכן שהן לא יהיו זמינות באופן מיידי.

אם הסוכן בהתאמה אישית שלך נתקל בשגיאות, תן להרצה "אגודל למטה" ושוחח עם הסוכן בהתאמה אישית כדי לאבחן את הבעיה. לאחר מכן נסה את הצעדים הבאים:

אם אינך מצליח למצוא את 'יומן' ב-כלים וגישה, היומן מתנתק לאחר מספר ימים, או שהסוכן בהתאמה אישית אינו יכול לראות אירועים:

• אשר שהיומן מחובר.

• נתק, נקה עוגיות, והתחבר מחדש עם החשבון הנכון.

אם הסוכן בהתאמה אישית שלך לא פועל כאשר אירוע ביומן משתנה, פועל מספר פעמים, או שפרטי האירוע אינם נקראים כראוי:

• בדוק את הכרטיסייה פעילות כדי לראות אם הטריגר מופעל.

• וודא שחיבור היומן פעיל ב-כלים וגישה.

• בצע בדיקה עם אירוע פשוט כדי לבודד את הבעיה.

• וודא שהטריגר מוגדר ליומן הנכון (אם יש לך כמה יומנים).