אוטומציות למאגרי ידע

אוטומציות למאגר ידע הן רצפים של פעולות שמתרחשות בכל פעם שחל שינוי מסוים במאגר ידע. אוטומציות מורכבות מטריגרים (האירועים שמפעילים את האוטומציה) ומפעולות (התוצאה של האוטומציה). אוטומציות למאגר ידע נועדו לעזור לכם לחסוך זמן ולפשט את העבודה שלכם, והן יכולות להיות בסיסיות מאוד או מורכבות יותר, בהתאם לצרכים שלכם.

ניתן להשתמש באוטומציות למאגר ידע למטרות רבות, כולל:

• הקצאת משימה לאדם ספציפי כאשר הסטטוס שלה משתנה.

• שליחת התראת Slack לערוץ כאשר דף מתווסף למאגר ידע.

• אוטומציות למאגר ידע זמינות ב-תוכניות בתשלום ב-כל הפלטפורמות.

• אוטומציות למאגר ידע ניתנות ליצירה, עריכה או מחיקה על ידי משתמשי תוכנית בתשלום שיש להם גישה מלאה למאגר ידע.

• עם זאת, אוטומציות Slack ניתנות לעריכה רק על ידי יוצר האוטומציה.

• משתמשי תוכנית חינמית יכולים ליצור אוטומציות של התראות Slack, אך לא סוגים אחרים של אוטומציות.

• משתמשי תוכנית חינמית יכולים להשתמש באוטומציות קיימות ב-תבניות, אך הם לא יוכלו לערוך אותן.

כדי ליצור אוטומציה למאגר ידע:

1. יש ללחוץ על ⚡ בראש מאגר הידע → אוטומציה חדשה

2. ניתן לתת שם לאוטומציה למאגר ידע שלכם, אם תרצו

3. יש לבחור ב-טריגר חדש ליצירת טריגר. לאחר מכן, יש לבחור ב-הוספת טריגר ליצירת טריגרים נוספים. ניתן ללמוד עוד על סוגי הטריגרים להלן →

4. יש לבחור ב-פעולה חדשה ליצירת פעולה. לאחר מכן, יש לבחור ב-הוספת פעולה ליצירת פעולות נוספות. ניתן ללמוד עוד על סוגי הפעולות להלן →

5. בחרו יצירה.

באוטומציות יכול להיות טריגר אחד או מספר טריגרים. כשמגדירים אוטומציה, ניתן להחליט אם האוטומציה תתבצע כאשר אחד מאלה מתרחש או כאשר כולם מתרחשים.

ניתן לבחור מתוך שלושה סוגים של טריגרים לאוטומציות של מאגר ידע:

• דף נוסף פירושו שהאוטומציה שלך תופעל כאשר דף חדש יתווסף למאגר הידע שלך.

• מאפיין נערך פירושו שהאוטומציה שלך תופעל כאשר מאפיין ספציפי ממאגר הידע שלך נערך. עבור מאפייני שם, אדם, מספר, טקסט, בחירה ויחס, באפשרותך לבחור אילו סוגי עריכות שבוצעו באותו מאפיין יפעילו אוטומציה. לדוגמה, ייתכן שיש לך רשימת אנשי קשר במאגר ידע ב-Notion ואתה מגדיר אוטומציה שבה הטריגר הוא מספר טלפון המתחיל בספרות 732, והפעולה היא הגדרת המדינה של אותו אדם לניו ג'רזי.

• בכל {frequency} פירושו שהאוטומציה שלך תהיה חוזרת. הטריגר יתרחש שוב ושוב בהתבסס על התדירות שתגדיר. באפשרותך להגדיר את האוטומציה שלך לחזור בכל יום, שבוע, חודש וכן הלאה. באפשרותך גם להגדיר שעה שבה האוטומציה תופעל, התאריך שבו טריגר האוטומציה יתחיל ויסתיים, ואת אזור הזמן.

  

  הערה: הטריגר בכל {frequency} עובד עם כל פעולות האוטומציה למעט עריכת מאפיין.

באפשרותך להגדיר יותר מתנאי אחד עבור הטריגר שלך, כך ששני דברים או יותר חייבים להיות נכונים כדי שהאוטומציה תתרחש. שים לב שטריגר חוזר (כמו כזה שהגדרת לחזור בכל שבוע, חודש וכו') לא ניתן לשלב עם סוג אחר של טריגר.

אוטומציות יכולות לבצע פעולה אחת או מספר פעולות. באפשרותך לבחור מתוך מגוון פעולות:

• עריכת מאפיין תערוך את המאפיינים של דפים במאגר הידע שבו אתה נמצא כעת. עבור מאפייני בחירה מרובה, אנשים ויחס, באפשרותך להוסיף או להסיר ערכים בודדים במקום להוסיף או להסיר את כל הערכים בבת אחת. לדוגמה, ייתכן שיש לך מאגר ידע של משימות שבו אם שם המשימה מכיל את המילה "blog", השם שלך מתווסף למאפיין האנשים, גם אם יש אנשים אחרים שכבר הוקצו למשימה זו.

• הוספת דף אל תוסיף דף למאגר ידע לבחירתך, ותערוך את המאפיינים של אותו דף.

• עריכת דפים ב- תערוך דפים ומאפיינים במאגר ידע לבחירתך.

• שליחת התראה אל תשלח התראה לאנשים ספציפיים בסביבת העבודה שלך ב-Notion. הנמענים יכולים להיות עד 20 אנשים בסביבת העבודה שלך, או אנשים המשויכים למאפיין "אנשים" מסוים במאגר הידע שלך. הוסף הודעה שברצונך שתצורף להתראה.

• שליחת אימייל אל תשלח אימייל מחשבון ה-Gmail שלך לנמען אחד או יותר. למידע נוסף על כך בהמשך.

• שליחת webhook תשלח בקשות HTTP POST לכתובת ה-URL שצוינה. למידע נוסף ב-מאמר זה →

• שליחת התראת Slack אל תשלח התראה מותאמת אישית לערוץ ה-Slack הרצוי. תכונה זו זמינה רק בתוכנית Plus, תוכנית Business ו-תוכנית Enterprise. למידע נוסף כאן →

• הגדרת משתנים תאפשר לך ליצור משתנה מותאם אישית באמצעות אזכורים ונוסחאות. לאחר מכן תוכל להשתמש במשתנה זה בפעולות אוטומציה אחרות של מאגר ידע. למידע נוסף על כך בהמשך.

פעולת שליחת אימייל אל עבור אוטומציה של מאגר ידע תשלח אימייל מחשבון ה-Gmail שלך לכתובת אימייל אחת או יותר כאשר יתרחש טריגר. זה שימושי אם ברצונך לשלוח אימייל למישהו כדי להזכיר לו להשלים משימה שמועד סיומה חלף, או כדי לעדכן את הצוות שלך בסטטוס של כל הפרויקטים הפתוחים שלך.

כדי להגדיר אוטומציה לשליחת אימייל:

1. יש ללחוץ על ⚡ בראש מאגר הידע, ולאחר מכן יש לבחור אוטומציה חדשה או אוטומציה קיימת

2. יש לבחור ב-פעולה חדשה או ב-הוספת פעולה → שליחת אימייל אל...

3. אם חשבון ה-Notion שלכם כבר מקושר לחשבון Gmail, תוצג כתובת האימייל שלכם לצד שליחת אימייל מ-. במידה ותרצו להשתמש בחשבון Gmail אחר עבור אוטומציה זו, יש ללחוץ על כתובת האימייל שלכם → הוספת חשבון Gmail

4. באפשרותך להגדיר חלקים שונים של האימייל שלך:

   • נמען: זה יכול להיות מאפיין של אדם (כמו Whoever triggered או Page creator), אדם בסביבת העבודה שלכם, או כתובת אימייל ספציפית. כתובת אימייל זו יכולה להיות חיצונית — היא לא חייבת להיות שייכת למישהו בסביבת העבודה שלכם או בארגון שלכם.

     • בחר CC/BCC לצד השדה נמען כדי להוסיף באופן אופציונלי אנשים אחרים ב-CC או ב-BCC.

   • Subject: הזן נושא לאימייל שלך. בחר @ בשדה Subject אם ברצונך שהנושא שלך יכיל מאפיין מדף הטריגר שלך, שעה או תאריך, אדם או קבוצה בסביבת העבודה שלך, או קישור לדף בסביבת העבודה שלך. בחר ∑ בשדה Subject אם ברצונך ליצור נוסחה עבור הנושא שלך.

   • Message: הזן הודעה לאימייל שלך. בחר @ בשדה Message אם ברצונך שההודעה שלך תכיל מאפיין מדף הטריגר שלך, שעה או תאריך, אדם או קבוצה בסביבת העבודה שלך, או קישור לדף בסביבת העבודה שלך. בחר ∑ בשדה Message אם ברצונך ליצור נוסחה עבור ההודעה שלך.

   • Send with display name: שם תצוגה אופציונלי זה יופיע לצד האימייל שלך כאשר הנמען יקבל אותו. בחר @ בשדה שם התצוגה אם ברצונך ששם התצוגה שלך יכיל מאפיין מדף הטריגר שלך, שעה או תאריך, אדם או קבוצה בסביבת העבודה שלך, או קישור לדף בסביבת העבודה שלך. בחר ∑ בשדה שם התצוגה אם ברצונך ליצור נוסחה עבור שם התצוגה שלך.

     

   • Send replies to: אם ברצונך שתשובות לאימייל שלך יישלחו למישהו אחר מלבד כתובת האימייל שבה השתמשת כדי לשלוח אותו, באפשרותך להשתמש בהגדרה אופציונלית זו כדי לשלוח את התשובה למאפיין של אדם, או לאדם בסביבת העבודה שלך.

באפשרותך להגדיר משתנה מותאם אישית עם אזכורים ונוסחאות. לאחר מכן תוכל להשתמש במשתנה זה בפעולות אוטומציה אחרות של מאגר ידע. כדי להגדיר משתנה:

1. לחץ על ⚡ בראש מאגר הידע, ולאחר מכן בחר אוטומציה חדשה או אוטומציה קיימת.

2. בחר New action או Add action → Define variables.

3. לחץ על Variable 1 כדי לתת למשתנה שם, לערוך את הנוסחה או לשכפל אותו. באפשרותך גם לבחור Add variable.

4. בחר @ או ∑ בשדה המשתנה כדי להגדיר את המשתנים שלך.

5. באפשרותך להשתמש במשתנים אלה בפעולות אוטומציה נוספות.

בוא נסתכל על דוגמה למתי ואיך תיצור משתנה מותאם אישית. נניח שברצונך להגדיר אוטומציה שבה כאשר משימת אב מסומנת כהושלמה, כל משימות המשנה שלה מסומנות אוטומטית כהושלמו.

1. לחץ על ⚡ בראש מאגר הידע, ולאחר מכן בחר אוטומציה חדשה או אוטומציה קיימת.

2. בחר בטריגר Status set to Complete.

3. בחר New action או Add action → Define variables.

4. בחר ∑ בשדה שמתחת ל-Variable 1.

5. בחלון שנפתח, בחר דף הטריגר ברשימת המאפיינים משמאל.

6. הוסף נקודה מיד אחרי דף הטריגר בנוסחה שלך, כך שהנוסחה תקרא דף הטריגר.. ברגע שתעשה זאת, תראה את המאפיינים של דף הטריגר ברשימת המאפיינים משמאל.

7. בחר Sub-item. הנוסחה שלך צריכה כעת לקרוא דף הטריגר.Sub-item.

8. Save את הנוסחה שלך. כעת, המשתנה המותאם אישית שלך מוגדר כפריטי המשנה של דף הטריגר, או במילים אחרות, הדף שמסומן כהושלם.

9. כעת, בהגדרות האוטומציה של מאגר הידע שלך, בחר Add action.

10. בחר ב-עריכת דפים ב....

11. פתח את התפריט הנפתח בחר מאגר ידע ובחר ב-משתנה 1. המשמעות היא שהאוטומציה תערוך דפים המשויכים למשתנה 1, או במילים אחרות, פריטי משנה המשויכים לדף שמסומן כהושלם.

12. פתח את התפריט הנפתח ערוך מאפיין ובחר ב-סטטוס.

13. פתח את התפריט הנפתח בחר ובחר ב-הושלם.

14. בחר Save.

בפעם הבאה שתסמן פריט אב שיש לו פריטי משנה כהושלם, אתה אמור לראות שגם הסטטוסים של כל פריטי המשנה משתנים ל'הושלם'!

באפשרותך להשתמש באזכורים ובנוסחאות בפעולות האוטומציה של מאגר הידע שלך כדי לגרום לאוטומציות שלך לעבוד טוב יותר עבורך. לדוגמה:

• ייתכן שתרצה לאזכר את התאריך בשם של דף חדש שנוצר במאגר הידע שלך.

• ייתכן שתרצה להגדיר אוטומציה של מאגר ידע כדי לשלוח התראה למישהו שמזכיר דף ספציפי.

• ייתכן שתרצה לשלוח הודעה באופן אוטומטי למישהו כאשר כרטיס נפתר, ולהשתמש בנוסחה בהודעה זו שמחשבת את הזמן שלקח להשלים את הכרטיס.

כדי לכלול אזכור או נוסחה בפעולת אוטומציה של מאגר ידע:

1. בחר בסמל המחוון בחלק העליון של מאגר ידע → אוטומציות.

2. בחר ב-פעולה חדשה או ב-הוסף פעולה. מצא את הפעולה הרצויה ובחר בה.

3. בעת הגדרת פעולת האוטומציה, בחר ב-@ בשדה אם ברצונך לאזכר תאריך, אדם, דף או מאפיין מדף הטריגר במאגר הידע שלך. בחר ב-∑ בשדה אם ברצונך ליצור נוסחה.

4. בחר ב-שמור כשתסיים.

כדי לוודא שהאוטומציה שלך פועלת כראוי, נעזור לך להבין היכן האוטומציה שלך אינה תקינה.

• אם האוטומציה שלך נתקלת בשגיאות כלשהן בזמן שאתה מגדיר אותה:

  • תראה מידע על המיקום והמהות של שגיאות אלו בזמן שאתה בונה או עורך את האוטומציה.

  • לא תוכל לשמור את האוטומציה עד שתבצע את התיקונים הנדרשים.

• אם האוטומציה שלך עבדה בעבר אך נתקלה בשגיאה, היא תיכנס להשהיה.

  • אנו נודיע לך על שגיאות במקרים מסוימים, כולל כאשר מאגר ידע או מאפיין מאגר ידע שהאוטומציה שלך מעדכנת חסרים, או כאשר חיבור צד שלישי כמו Gmail או Slack אינו תקף עוד או דורש אימות.

  • במקרים אחרים, כולל כאשר נוסחאות אינן מבוצעות כראוי או שיש בעיות ב-webhooks, ייתכן שלא תקבל הודעה.

• באפשרותך ללחוץ על ההתראה כדי לעבור ישירות לאוטומציה התקולה ולתקן אותה כדי שניתן יהיה להשתמש בה שוב. לאחר שהאוטומציה שלך תוקנה, תצטרך להפעיל אותה, או לבטל את השהייתה, באופן ידני. כדי לעשות זאת:

  1. פתח את מאגר הידע שאליו האוטומציה שלך מקושרת ובחר ••• → אוטומציות.

  2. רחף מעל האוטומציה שזה עתה תיקנת ובחר •••.

  3. הפעל את פעיל.

• אוטומציות עלולות להיכשל אם הן מנסות לבצע חישובי תאריכים (כגון dateAdd) על שדה ריק או לא מוגדר בעת הפעלת האוטומציה.

  • כפתרון, צור תצוגה מסוננת הכוללת רק פריטים שבהם השדה אינו ריק, והגדר את האוטומציה לפעול רק על תצוגה זו.

• אוטומציות עלולות להיכשל אם הן מוחלות על תצוגת מאגר ידע שמסננת רשומות רלוונטיות. ודא שהאוטומציה פועלת על תצוגה הכוללת את כל הפריטים שעליהם היא צריכה לפעול.

כדי לראות ולנהל את כל האוטומציות הקיימות עבור מאגר ידע:

1. לחץ על ⚡ בראש מאגר הידע.

2. רחף מעל האוטומציה ולחץ על •••.

3. בחר עריכה, השהיה או מחיקה.