החזקות מידע לצורך משפטי

במסמך העזרה הזה

החזקת מידע לצורך משפטי מאפשרת לבעלי ארגוני Enterprise לשמר כל דף שמשתמש יצר, ערך או צפה בו, בעניינים משפטיים.

החזקות מידע לצורך משפטי מאפשרות לארגונכם לשמור מסמכים קריטיים שעשויים להידרש למטרות משפטיות.

חשוב על זה כלחיצה על כפתור "השהיה" — בעלי ארגון יכולים להחיל החזקת מידע לצורך משפטי על משתמש ולשמור את כל המסמכים שהוא יצר, ערך או צפה בהם.

החזקות מידע לצורך משפטי עוזרות לכם:

לשמור מסמכים שעשויים להידרש לעניינים משפטיים.
למנוע מחיקה מקרית של קבצים חשובים.
לשמור על שלמות המסמכים במהלך הליכים משפטיים.

יצירת החזקות מידע לצורך משפטי

כבעלי ארגון, יש לגשת ל-מסוף הניהול ולהתחיל החזקת מידע לצורך משפטי על ידי ביצוע השלבים הבאים:

ניתן לעשות זאת על ידי לחיצה על שם סביבת העבודה שלכם בסרגל הצד ← ניהול ארגון.
תחת נתונים ותאימות, בחר החזקות מידע לצורך משפטי.
יש ללחוץ על יצירת החזקת מידע לצורך משפטי.
- יש לתת להחזקת מידע לצורך משפטי שם ותיאור.
- יש להוסיף משתמשים להחזקת מידע לצורך משפטי. באפשרותכם לבחור בעלי סביבת עבודה, חברים/ות ואורחים/ות. ניתן להוסיף להחזקת מידע לצורך משפטי גם משתמשים שהוסרו לאחר ה-1 באוגוסט 2024.
- יש לבחור את היקף החזקת מידע לצורך משפטי בהתבסס על פעולת המשתמש:
  - נצפה, נערך ונוצר
  - נערך ונוצר
  - נוצר בלבד
יש ללחוץ על יצירת החזקת מידע לצורך משפטי.

מרכז עזרה: נקודת כניסה להחזקות מידע לצורך משפטי

ייצוא החזקות מידע לצורך משפטי

לאחר יצירת החזקת מידע לצורך משפטי, יש לבצע את השלבים הבאים כדי להציג או לייצא את המסמכים שנשמרו:

ניתן לעשות זאת על ידי לחיצה על שם סביבת העבודה שלכם בסרגל הצד ← ניהול ארגון.
תחת נתונים ותאימות, בחר החזקות מידע לצורך משפטי.
יש לבחור את החזקת מידע לצורך משפטי שברצונכם לייצא.
תחת עיון בתוכן, יש לבחור ייצוא החזקת מידע לצורך משפטי.
יש לבחור אם ברצונכם לייצא את תוכן הדף כקובצי PDF או את המטא-נתונים של הדף כקובץ CSV, או את שניהם.
עבור קובץ ה-CSV של מטא-נתוני הדף, יישלח אליכם קישור באימייל ברגע שהייצוא יהיה מוכן.
עבור קובצי ה-PDF של תוכן הדף, יש לנווט אל Exports ולבחור בסמל ההורדה ברגע שהייצוא יסתיים את העיבוד. ייצואים אלו יהיו תקפים למשך 30 ימים.

ניהול ושחרור החזקת מידע לצורך משפטי

כבעלי ארגון, יש לגשת ל-מסוף הניהול כדי לצפות, לערוך ולשחרר החזקת מידע לצורך משפטי על ידי ביצוע השלבים הבאים:

ניתן לעשות זאת על ידי לחיצה על שם סביבת העבודה שלכם בסרגל הצד ← ניהול ארגון.
תחת נתונים ותאימות, בחר החזקות מידע לצורך משפטי.
תראו רשימה של כל החזקות מידע לצורך משפטי שלכם.

מתצוגה זו תוכלו:

ניתן לצפות ולערוך את פרטי החזקות מידע לצורך משפטי.
ניתן לעיין ולייצא את התוכן שמוחזק.
יש לשחרר את החזקת מידע לצורך משפטי, פעולה שתסיר את המשתמשים מהחזקת מידע לצורך משפטי זו ותפעיל מחדש את הגדרות השמירה עבור הדפים המוחזקים.

נהל את החזקת מידע לצורך משפטי באמצעות ה-API של מנהל המערכת

אם הצוות שלך מטפל בשמורים רבים, באפשרותך ליצור, לעדכן ולשחרר אותם באמצעות קוד במקום לעשות זאת באופן ידני. שמורים שנוצרים בדרך זו פועלים בדיוק כמו שמורים שנוצרים בהגדרות הארגון, והם מופיעים באותה רשימה.

כדי להשתמש בו, בעל הארגון מגדיר בוט מנהל ואסימון בהגדרות הארגון. ניתן לעיין ב-ממשקי API עבור ארגוני Enterprise כדי להתחיל, או ב-תיעוד ה-API של מנהל המערכת לקבלת פרטים על נקודות קצה.

שאלות נפוצות

כיצד ניתן לגשת לבקרות ברמת הארגון?

לאחר שהתווספתם כבעלי ארגון, יש לגשת לקונסולה דרך הקישור 'הגדרות' בפינה הימנית העליונה תחת רשימה נפתחת של סביבת העבודה. ניתן ללמוד עוד כאן.

האם החזקות מידע לצורך משפטי משפיעות על כל סביבות העבודה?

כן, החזקות מידע לצורך משפטי יחולו על כל סביבות העבודה.

כיצד יושפעו חברים במצב החזקת מידע לצורך משפטי ברגע שיושמו עליהם?

רק בעלי ארגון יוכלו לצפות ולנהל החזקות מידע לצורך משפטי. חברים ואורחים במצב החזקת מידע לצורך משפטי לא יראו שינויים או השפעות על חוויית ה-Notion שלהם.

עד כמה אחורה ניתן להחיל החזקות מידע לצורך משפטי?

החזקות מידע לצורך משפטי משתמשות בתכונת יומן הביקורת כדי לזהות פעולות משתמש (צפייה, עריכה, יצירה) בדפים. ניתן להחיל את החזקת מידע לצורך משפטי החל מתאריך השדרוג לתוכנית Enterprise של סביבת העבודה או ממאי 2022 (מועד שחרור יומני הביקורת), והמוקדם מביניהם.

כיצד הגדרות מחיקה קיימות משפיעות על החזקות מידע לצורך משפטי?

לבעלי סביבות עבודה בתוכנית Enterprise יש אפשרות להגדיר לוח זמנים למחיקה אוטומטית של תמלולים עבור AI Meeting Notes, וניתן ללמוד על כך עוד כאן. לוח הזמנים למחיקה אוטומטית של תמלולים לא ימחק תמלולים בדפים שנמצאים תחת החזקת מידע לצורך משפטי.

תיעוד

חיפוש

אוטומציה