משתמשים מנוהלים

במסמך העזרה הזה

כבעלים של סביבת עבודה ארגונית, עומדות לרשותך דרכים רבות לניהול המשתמשים בדומיין שלך, כולל לוח בקרה שבו ניתן לקבל מידע ולבצע שינויים.

הערה: תכונה זו זמינה רק למשתמשים בתוכנית Enterprise עם דומיין מאומת אחד לפחות.

לבעלי סביבת עבודה ארגונית יש יכולת לנהל את כל המשתמשים בארגון שלהם. משתמש מנוהל הוא כל משתמש בעל חשבון שנוצר באמצעות דומיין אימייל מאומת של הארגון.

ישנן דרכים רבות שבהן בעלי סביבת עבודה יכולים לנהל משתמשים בדומיין שלהם. כדי לגשת להגדרות אלו, יש לעבור אל Settings → Identity.

ניהול חשבונות משתמשים

בעלי סביבת עבודה יכולים להשתמש בהגדרות אלו כדי להחיל רמת פירוט גבוהה יותר על האופן שבו המשתמשים המנוהלים שלהם עובדים ב-Notion.

לאפשר למשתמשים לשנות את פרטי החשבון: לאפשר למשתמשים לשנות את השם המועדף, כתובת האימייל ותמונת הפרופיל שלהם.
גישה חיצונית לסביבת עבודה: להחליט אם משתמשים מנוהלים יכולים להצטרף לסביבות עבודה שאינן בבעלות הארגון שלך.
מניעת גישת תמיכה למשתמשים מנוהלים: לשלוט באילו משתמשים ניתן לאפשר לתמיכה של Notion להתחבר מרחוק לצורך פתרון בעיות. למידע נוסף על מה התמיכה של Notion יכולה לראות, עיינו בתנאי השירות שלנו.
משך הפעלה: לקבוע כמה זמן משתמש יכול להישאר מחובר לפני שיידרש לבצע אימות מחדש. הגדרה זו חלה על כל המכשירים שבהם המשתמש מחובר.
- עבור משתמשים מנוהלים בתוכנית Enterprise, ברירת המחדל של Notion למשך הפעלה היא 180 ימים. עם זאת, בעלי סביבת עבודה יכולים להתאים אישית את משך ההפעלה מ-1 שעה ועד 180 ימים.
ניתוק כל המשתמשים: אילוץ כל המשתמשים להתנתק.
איפוס סיסמאות עבור כל המשתמשים: אילוץ כל המשתמשים לאפס את הסיסמאות שלהם.
באפשרותך גם לנתק משתמשים מנוהלים באמצעות יומן המנהל של Notion (admin API) במקום להשתמש במסך זה. עיין ב-ניתוק משתמשים מנוהלים באמצעות יומן המנהל (admin API) להלן.

לוח בקרה של משתמשים מנוהלים

לבעלי סביבת עבודה ארגונית יש גישה ללוח בקרה נוח המעניק להם סקירה כללית של כל המשתמשים בדומיין המאומת שלהם.

בלוח בקרה זה, בעלי סביבת עבודה יכולים:

לחפש את כל המשתמשים ולבצע סינון לפי הדומיינים המאומתים של סביבת העבודה
לערוך את פרטי הפרופיל של משתמש מנוהל
לראות באילו סביבות עבודה חיצוניות חברים המשתמשים המנוהלים
להסיר משתמשים מנוהלים מסביבות עבודה חיצוניות

לוח הבקרה מציג פרטי משתמש כגון שם, אימייל, רשימה של סביבות עבודה שיש להם גישה אליהן, תאריך פעילות אחרון ומצב אימות דו-שלבי שלהם.

כדי לגשת ללוח הבקרה של משתמשים מנוהלים:

לחצו על הגדרות ונווטו אל זהות והקצאה.
תחת ניהול משתמשים, מצאו את לוח בקרה של משתמשים מנוהלים ולחצו על הצגת לוח בקרה.

מלוח בקרה זה, בעלי סביבות עבודה יכולים לחפש משתמשים לפי שם, אימייל או מזהה. בנוסף, הם יכולים לסנן לפי סביבת עבודה ושיטת אימות דו-שלבי.

הערה: משתמשים מושעים נשארים כמשתמשים בתשלום בכל סביבות העבודה שבהן הם חברים.

כל התוכן והתגובות שלהם ממשיכים להופיע כרגיל, כל האינטגרציות שהם הגדירו ממשיכות לעבוד, אך תמונת הפרופיל שלהם תופיע כצללית אפורה עם איקס.

בפרופיל של משתמש ספציפי, בעלי סביבות עבודה יכולים:

להשעות את המשתמש
למחוק את המשתמש
לשנות את השם וכתובת האימייל של המשתמש. האימייל החדש חייב להשתייך לדומיין המאומת.
לנתק את המשתמש מהמערכת
לאפס את סיסמת המשתמש
הסרת המשתמש מסביבות עבודה חיצוניות

ניתוק משתמשים מנוהלים באמצעות יומן המנהל (admin API)

אם צוות האבטחה שלך צריך לנתק אנשים במהירות, או כחלק מתהליך תגובה רחב יותר, באפשרותך לעשות זאת באמצעות קוד במקום לפתוח לוח בקרה זה. פעולה זו פועלת עבור משתמשים מנוהלים בלבד, כלומר חשבונות שנוצרו עם אחד מתחומי האימייל המאומתים של הארגון שלך.

אפשרות זו זמינה רק בתוכנית Enterprise. בעל הארגון מגדיר תחילה בוט מנהל ואסימון בהגדרות הארגון שלך. עיין ב-ממשקי API עבור ארגוני Enterprise כדי להתחיל, או ב-תיעוד ה-API של מנהל המערכת לפרטים על נקודות קצה.

הערה: ניתוק מישהו מסיים את ההפעלות הנוכחיות שלו בכל מכשיר. הם יכולים להיכנס שוב מיד אלא אם כן תשהה גם את החשבון.

שאלות נפוצות

האם שינויים בחשבונות של משתמשים מנוהלים שיבוצעו על ידי מנהלי סביבת העבודה יתועדו?

כן, כל השינויים שיבצע בעל סביבת עבודה בחשבון של משתמש מנוהל יתועדו ביומן הביקורת.

אם סיסמה מאופסת או שמשתמש מוסר מסביבת עבודה, הוא יקבל התראה באימייל.

האם משתמשים בסביבת העבודה שלי ידעו שהחשבון שלהם מנוהל על ידי מנהל סביבת העבודה?

כן, משתמשים יראו תג כשהם יכנסו ל-הגדרות → {השם שלהם}.

אם סביבת העבודה שלי משתמשת ב-SCIM, האם אני עדיין יכול לבצע שינויים בחשבונות משתמשים מנוהלים דרך Notion?

עדכון פרטי פרופיל של משתמש מנוהל מלוח הבקרה החדש הזה אינו מומלץ אם סביבת העבודה הארגונית משתמשת ב-API של SCIM ישירות או דרך ספק זהות (למשל Okta, Azure AD, Google Workspace) כדי לנהל באופן תוכנתי את חברי סביבת העבודה.

אם סביבת העבודה משתמשת ב-SCIM, אז שינויים שבוצעו מממשק ההגדרות של Notion יוחלפו כאשר בקשת ה-API הבאה של SCIM תסתנכרן.

סביבת העבודה שלי אימתה מספר דומיינים. האם אראה את כל המשתמשים המנוהלים עבור כל הדומיינים שלנו יחד בלוח הבקרה?

כן, תראה את כל המשתמשים המנוהלים שלך (ממספר דומיינים מאומתים) יחד בלוח הבקרה.

מה קורה אם משתמש מושעה?

משתמשים מושעים נשארים כמשתמשים בתשלום בכל סביבת עבודה שהם חלק ממנה.

משתמשים אחרים עדיין יכולים לשתף דפים עם המשתמש המושעה, לתייג אותו ב-@-mention, ולהוסיף אותו לסביבת עבודה או למרחב צוות. המשתמשים המושעים לא יוכלו להתחבר, לקבל התראות או לגשת לאף אחד מהמשאבים האלה. הם יראו אותם אם/כאשר יוסר מהם ההשעיה.

מה קורה אם משתמש נמחק?

כל תוכן ציבורי או משותף שנוצר על ידי המשתמש שנמחק נשאר, אך שיוכים ותיוגי @-mention ישתנו ל-משתמש שנמחק.

כל דף פרטי או משותף שבו לאף משתמש שנותר אין גישה מלאה יימחק. מחיקות הן לצמיתות, עם תקופת חסד של 30 יום לביטול ושחזור.

אם ייתכן שיהיה צורך בחשבון בעתיד, מומלץ להשעות במקום למחוק. משתמשים שנמחקו אינם נספרים במניין המשתמשים בתשלום של סביבת העבודה.