חברו את Google Drive ל-Notion AI

כדי להגדיר זאת:

1. מנהל על (Super Admin) של Google Workspace מתקין את אפליקציית Notion AI מ-Google Workspace Marketplace.

2. מנהל Google עם ההרשאות המפורטות להלן יכול לאחר מכן ליזום את החיבור ב-Notion.

יש לפנות למנהל העל שלך ולבקש ליצור תפקיד עם ההרשאות המפורטות להלן ולהקצות אותו לאדם שיזום את החיבור ב-Notion. אדם זה חייב להיות גם בעל סביבת עבודה ב-Notion.

שם ההרשאה:

• משתמשים → בחר קריאה

• משתמשים → בחר קבוצות

• שירותים → כוננים ומסמכים → בחר הגדרות

• שירותים → מרכז האבטחה → כללי פעילות → בחר ניהול וצפייה → למשתמש זה יש הרשאות ניהול מלאות עבור מרכז האבטחה → ביקורת וחקירה → ניהול → בחר כונן

  • תחת ניהול → צפייה → בחר מנהל + בחר כונן

• Google Workspace Marketplace → בחר הגדרות

הרשאות Admin API:

• דוחות → בחר דוחות

• דוחות → ניהול לקוח → בחר קריאת לקוח ואת כל ההגדרות תחתיה

• קבוצות → בחר קבוצות

• יחידות ארגוניות → בחר קריאה

• משתמשים → בחר קריאה
  

Notion AI יאנדקס את הקבצים הבאים:

• קבצי My Drive: קבצים בבעלות משתמש שאינם נמצאים בכונן משותף. הקובץ חייב להיות בבעלות משתמש שנבחר בקבוצת המשתמשים או ביחידה הארגונית ב-Google Workspace.

• קבצי כונן משותף: קבצים בבעלות צוות הנמצאים בכונן משותף. כוננים משותפים נכללים כברירת מחדל, אלא אם תחריג כוננים ספציפיים בהגדרות המחבר. Notion AI יכול לאנדקס קבצי כונן משותף כאשר לפחות משתמש אחד שנבחר ב-Google Workspace הוא בעל הרשאת תורם (contributor), מנהל תוכן (content manager) או מנהל (manager) לאותו כונן משותף.

כדי לחבר כונן משותף ל-Notion AI:

• הכונן המשותף חייב להיות ב-Google Workspace שלך.

• יש לכלול כוננים משותפים במהלך ההגדרה הראשונית.

• יש לבחור לפחות בעלים אחד של הכונן המשותף מתוך המשתמשים והקבוצות.

• לפחות משתמש אחד שנבחר ב-Google Workspace חייב להיות בעל הרשאת תורם (contributor), מנהל תוכן (content manager) או מנהל (manager) לאותו כונן משותף.

Notion AI יכבד את הרשאות השיתוף של הכונן המשותף ושל הקבצים שבו.

חלק מהקבצים ניתנים לפתיחה רק באמצעות קישור ישיר. יש לפתוח את הקובץ לפחות פעם אחת. לאחר מכן, ניתן לחפש אותו באמצעות Notion AI.

מחבר AI של Google Drive תומך בכל סוגי הקבצים של Google Drive, כולל Google Docs, Slides, Sheets, וקבצים שהועלו כמו PDF, .docx, .pptx, .xlsx, ו-.csv.

כדי לנתק את סביבת העבודה שלכם ב-Google Drive, יש לגשת ל-Settings → Notion AI ולבחור ב-⚙️ לצד Google Drive → Settings → Disconnect.

הרשאות Google Drive מכובדות תמיד. Notion AI יכול להציג קובץ רק למי שכבר יש לו גישה אליו ב-Google Drive.

כך פועלות הגדרות שיתוף שונות ב-Google Drive:

• מוגבל: רק אנשים שנוספו ישירות לקובץ יכולים לגשת אליו.

• {Company Name}: כל מי שבארגון יכול לגשת לקובץ.

  • ניתן למצוא בתוצאות חיפוש: כל מי שבארגון יכול למצוא ולפתוח אותו.

  • חייב קישור: אנשים יכולים לפתוח אותו רק אם יש להם את הקישור (ופתחו אותו לפחות פעם אחת).

• כל מי שיש לו קישור: כל מי שבארגון יכול לגשת לקובץ אם יש לו את הקישור ופתח אותו לפחות פעם אחת.

הסנכרון הראשון לוקח בדרך כלל כ-36 שעות. בארגונים גדולים זה עשוי לקחת זמן רב יותר.

תוכן חדש ב-Google Drive מסתנכרן בערך פעם בשעה, ואז מופיע בחיפוש של Notion AI.

כן. כאשר הארגון שלכם מוסיף כונן משותף חדש או כונן משתמש, הוא מסתנכרן ל-Notion AI באופן אוטומטי. ניתן לשנות זאת בהגדרות שלכם.

ניתן לערוך את החיבור שלך על ידי מעבר אל Settings → Notion AI. בחר ⚙️ לצד Google Drive.

לא. ניתן לחבר רק סביבת עבודה אחת של Notion לסביבת עבודה אחת של Google.

כן. Notion AI תמיד מכבדת את ההרשאות ב-Google Drive. היא יכולה להציג קובץ רק למי שכבר יש לו גישה אליו ב-Google Drive. Notion AI תכבד גם הרשאות קיימות בהתאם לנהלי האבטחה של Notion AI שלנו. משתמשים לא יוכלו ליצור תוכן או לקבל תשובות המבוססות על משאבים שאין להם גישה אליהם.

בדומה למוצר הליבה שלנו Notion AI, אנו יוצרים ומאחסנים הטמעות (embeddings) במאגר ידע וקטורי המתארח על ידי Turbopuffer. הטמעות אלו מאפשרות את היכולת להשיב לשאלות באמצעות תוכן של צד שלישי כמו קבצי Google Drive.‏ Turbopuffer נבדקה על ידי צוות האבטחה שלנו ועל ידי מבקר חיצוני, והשיגה הסמכת SOC 2 Type II.

החשבון ששימש ליצירת החיבור נשמר ב-Notion ככתובת האימייל של מנהל הלקוח. אנו משתמשים באימייל זה לעדכונים עתידיים, לכן יש לבחור כתובת שסביר שלא תשתנה ושתישאר פעילה כדי למנוע שיבושים אם, למשל, מנהל עוזב את החברה.

אימייל שירות בעל הרשאות ניהול בסביבת העבודה של Google שלכם ושלא ישתנה הוא בחירה טובה.