הגדרות שיתוף והרשאות

אפשר לבחור באפשרות שיתוף בחלק העליון של כל דף כדי:

• להזמין מישהו לדף.

• לראות ולשנות למי יש גישה לדף, ואיזו רמת הרשאות יש להם.

• להעתיק את הקישור של הדף כדי לשתף אותו עם אחרים.

• אפשר לפתוח את הכרטיסייה Publish כדי לשתף דף באינטרנט. מידע נוסף על פרסום אתר Notion →

לפעמים תרצו לשתף דף רק עם חבר/ות נבחרים/ות בסביבת העבודה שלכם – כמו מסמך פגישה 1:1 עם המנהל שלכם, או הערות לצוות פרויקט קטן. כדי לשתף דף עם אנשים ספציפיים:

1. בוחרים באפשרות שיתוף בחלק העליון של כל דף.

2. אפשר לחפש ולבחור את שמות החברים והקבוצות בסביבת העבודה שלכם שאיתם תרצו לשתף את הדף. אפשר גם להזמין כאורח מישהו שאינו בסביבת העבודה שלכם, באמצעות הזנת כתובת האימייל שלו. אם כתובת האימייל הזו שייכת לאחד מהדומיינים של הארגון שלכם, הוא יתווסף כחבר ולא כאורח.

3. פותחים את הרשימה הנפתחת שליד שמות האנשים שאתם מזמינים, ולאחר מכן בוחרים רמת הרשאה.

4. בוחרים באפשרות הזמנה.

כשאתם משתפים דף עם חברים מסוימים בסביבת העבודה, הדף יופיע במקטע משותף בסרגל הצד שלכם. מידע נוסף על מקטעי סרגל הצד →

מרחב צוות הוא מרחב ייעודי לכל צוות בתוך הארגון או החברה שלכם. לכל מרחב צוות יש חבר/ות ורמות הרשאה משלו, שניתן להתאים אישית על ידי בעלי מרחב הצוות. למדו עוד על הוספת חבר/ות והקצאת הרשאות במרחב צוות →

יש שתי דרכים לשתף דפי Notion עם כל מרחב צוות שאתם חברים בו:

• להעביר את סמן העכבר מעל השם של מרחב הצוות בסרגל הצד וליצור דף חדש בתוך מרחב הצוות הזה על ידי לחיצה על הסימן + שמופיע.

• מסרגל הצד, לגרור דף למרחב צוות.

אם אינכם יכולים לשתף דף עם אורחים, ייתכן שזה בגלל אחת מהסיבות הבאות:

• סביבת העבודה שלכם הגיעה למגבלת האורחים.

• סביבת העבודה או מרחב הצוות שלכם מנעו את האפשרות להוספת אורחים לדף.

• דומיין האימייל של האורחים שאתם מנסים לשתף איתם את הדף אינו דומיין אימייל מותר עבור סביבת העבודה שלכם.

• כתובת האימייל שייכת לאחד מהדומיינים של הארגון שלכם. אנשים שכתובות האימייל שלהם שייכות לדומיינים שלכם מתווספים כחברים, ולא כאורחים.

• אם אתם בתוכנית Enterprise ובעלי סביבת עבודה מנעו מחבר/ה להזמין אורח/ת לדפים, כל אדם שתזמינו לדף יתווסף אוטומטית כחבר/ה. לפני שתבחרו ב-הזמנה בשלבים שלעיל, תוכלו לרחף מעל השם או כתובת האימייל של האורח/ת כדי לקבל מידע נוסף על האופן שבו אותו אדם יתווסף לדף.

אורחים הם אנשים שאינם חלק מסביבת העבודה שלכם ב-Notion. למשל, קבלנים או לקוחות שאתם עובדים איתם. אנשים שמשתמשים בכתובות אימייל בדומיינים של הארגון שלכם נחשבים לחלק מסביבת העבודה שלכם, ולכן הם מצטרפים כחברים ולא כאורחים. מידע נוסף על ניהול חברים ואורחים →

לאחר שהזמנתם מישהו לדף שלכם כאורח/ת, הוא יקבל אימייל עם קישור לדף. כדי לגשת לדף שלכם, האורח/ת יצטרך/תצטרך חשבון Notion משלו/ה.

ניתן לנהל את הגישה הכללית לדף שלכם על ידי בחירה באפשרות שיתוף בחלק העליון של הדף והגדרת גישה כללית. כאן, תוכלו לבחור לשתף את הדף שלכם עם:

• רק אנשים שהזמנתם: המשמעות היא שרק אתם ואנשים שאתם מזמינים יכולים לגשת לדף שלכם.

• כל המשתמשים ב{your workspace}: המשמעות היא שלחברים אחרים בסביבת העבודה יש גישה לדף שלכם באמצעות חיפוש או באמצעות הקישור.

  • יש לפתוח את הרשימה הנפתחת שליד כולם ב{your workspace} ולהפעיל את האפשרות להסתיר בחיפוש כדי להסתיר דף זה בתוצאות החיפוש ממשתמשים שלא נכנסו לדף בעבר או שאין להם כבר את הקישור לדף.

• כל מי שיש לו את הקישור באינטרנט: משמעות הדבר היא שכל מי שיש לו את הקישור לדף שלכם יכול לגשת אליו, גם אם הוא אינו חלק מסביבת העבודה שלכם או אינו משתמש ב-Notion. שימו לב שמבקרים בדף יצטרכו להיות מחוברים ל-Notion אם ברצונם להגיב או לערוך את הדף שלכם.

  • אם ברצונכם שהגישה לקישור זה תפוג, פתחו את הרשימה הנפתחת שליד כל מי שיש לו את הקישור באינטרנט. פתחו את הרשימה הנפתחת שליד תוקף הקישור יפוג ובחרו שעה או תאריך.

  • בעלי סביבות עבודה של Enterprise יכולים להשבית את קישורי השיתוף הציבוריים האלה. לשם כך, יש לעבור אל הגדרות ← אבטחה ולהפעיל את האפשרות השבתת פרסום אתרים, טפסים וקישורים ציבוריים.

ניתן להקצות רמת גישה לכל קבוצת אנשים שאתם מעניקים להם גישה כללית.

עבור כל אדם, קבוצה או מרחב צוות שאיתם אתם משתפים דף, ניתן להקצות רמת הרשאה שונה. זה עוזר לשמור על מידע פרטי כפרטי ומעניק לכם שליטה מפורטת ומדויקת על העבודה שלכם.

אלה רמות ההרשאה השונות ב-Notion:

• גישה מלאה: אנשים שיש להם גישה מלאה לדף יכולים לערוך את כל התוכן שהוא מכיל ולשתף את הדף עם כל מי שהם רוצים.

• הרשאת עריכה: יש לבחור ברמת גישה זו עבור אנשים שיוכלו לערוך את התוכן בדף, אבל לא לשתף את הדף עם אחרים.

• אפשר לערוך תוכן: רמת הרשאה זו קיימת רק ב-דפי מאגר ידע. אנשים עם רמת גישה זו יכולים ליצור ולערוך דפים בתוך מאגר הידע ולערוך את ערכי המאפיינים של הדפים האלה. עם זאת, הם לא יוכלו לשנות את המבנה של מאגר הידע או את המאפיינים, התצוגות, המיונים והמסננים שלו. מידע נוסף על מאגרי ידע →

• יכול ליצור: רמת הרשאה זו נמצאת רק ב-דפי מאגר ידע והיא זמינה בתוכניות Business ו-Enterprise. אנשים עם רמת גישה זו יכולים ליצור דפים חדשים בתוך מאגר הידע, אך אינם יכולים להציג או לערוך דפים קיימים שלא ניתנה להם גישה אישית אליהם. זה שימושי כאשר ברצונכם שמשתפי פעולה יגישו רשומות (כמו כרטיסי IT, בקשות למשימות או תגובות לטפסים) מבלי שיוכלו לראות או לשנות רשומות של אנשים אחרים.

• יכול להוסיף תגובה: בחרו ברמת גישה זו עבור אנשים שצריכים רק את היכולת להוסיף תגובה בדף. הם לא יוכלו לערוך או לשתף את התוכן.

• הרשאת צפייה: אנשים עם רמת גישה זו יכולים לקרוא את התוכן בדף, אבל הם לא יוכלו להגיב, לערוך או לשתף.

הפעולות שאפשר לבצע בסביבת עבודה תלויות גם בתפקיד בסביבת העבודה. מידע נוסף על ניהול חברים ואורחים →

כך משנים את רמת ההרשאה של מישהו עבור דף ספציפי:

1. בוחרים באפשרות שיתוף בחלק העליון של הדף.

2. פותחים את הרשימה הנפתחת שליד שם האדם, הקבוצה או מרחב הצוות שהדף שותף איתם.

3. בוחרים רמת הרשאה.

רואים אנשים אחרים בדף שלא התכוונתם לשתף איתם? רוצים להפוך דף לפרטי? ישנן כמה דרכים שבהן תוכלו להפסיק לשתף את הדפים שלכם עם אחרים:

• בסרגל הצד, גוררים את הדף למקטע הפרטי שלכם כך שרק אתם תוכלו לראות אותו.

• בחרו באפשרות שיתוף בחלק העליון של דף. לאחר מכן, פתחו את הרשימה הנפתחת שליד סביבת עבודה, קבוצה או אנשים שיש להם כרגע גישה ובחרו באפשרות הסרה.

אם במאגר הידע שלכם יש מאפיין של אדם אחד לפחות, תוכלו להקצות הרשאות ספציפיות לאנשים במאפיין זה. לדוגמה:

• ייתכן שיש לכם מאגר ידע של פניות IT שבו אתם רוצים שיוצרי הפניות יוכלו לערוך את הפניות שלהם, אבל לא לבצע בטעות שינויים בפניות שנוצרו על ידי אחרים.

• ייתכן שאתם מגייסים שעובדים עם הרבה מועמדים, אבל רוצים שכל אחד ממנהלי הגיוס יראה רק את המידע על המועמדים שלו.

• ייתכן שאתם עובדים עם צוות של קבלנים שצריכים הרשאה להציג ולערוך רק את המשימות שלהם במאגר הידע.

הרשאות שתקצו באמצעות מאפיין של אדם יחולו על כל התצוגות של מאגר הידע שלכם. הן ישתקפו גם בתצוגות מקושרות של מאגר הידע.

כדי להגדיר הרשאות עבור מאפיין 'אדם' או מאפיין 'נוצר על ידי':

1. פתחו מאגר ידע. הוא חייב להיות מאגר הידע המקורי ולא תצוגה מקושרת שלו.

2. לוחצים על שיתוף בחלק העליון של מאגר הידע.

3. בקטע גישה ברמת הדף, בוחרים באפשרות הוספת כלל חדש.

4. בוחרים מאפיין 'אדם' או מאפיין 'נוצר על ידי' ממאגר הידע שלכם.

5. בוחרים רמת גישה.

6. בוחרים באפשרות יצירת כלל.

אם מאגר הידע שלכם מכיל מספר מקורות נתונים, לכל מקור נתונים יכולים להיות כללי הרשאה משלו. תוכלו לעבור בין מקורות נתונים כשאתם מגדירים הרשאות אלו בתפריט שיתוף.

אפשר ליצור הרשאות חדשות עבור מאפייני אדם נוספים במאגר הידע בלחיצה על הוספת כלל חדש.

היכולת של אחרים לקיים אינטראקציה עם תוכן של מאגר ידע לאחר הקצאת גישה ברמת הדף תלויה בסוג הגישה שיש להם למאגר הידע.

אם למישהו יש גישה למאגר הידע

נניח שיש לכם גישה מלאה למאגר ידע של משימות. לדיווח הישיר שלכם, אנה מקבלת יכול להוסיף תגובה.

ואז אתם יוצרים כלל גישה ברמת הדף שמעניק לאנשים במאפיין מקבל/ת ההקצאה גישת יכול/ה לערוך. אתם מקצים את משימה 1 לאנה.

בנוסף להרשאות הצגה ותגובה בכל הדפים של מאגר הידע, אנה יכולה עכשיו גם לערוך את משימה 1 כתוצאה מהכלל ברמת הדף.

אם למישהו אין גישה למאגר הידע

נניח שיש לכם גישה מלאה למאגר ידע למשימות. לאף אחד אחר אין שום רמת גישה.

ואז אתם יוצרים כלל גישה ברמת הדף שמעניק לאנשים במאפיין מקבל/ת ההקצאה גישת יכול/ה לערוך. אתם מקצים את משימה 1 לאנה. אם אנה תנסה לבקר במאגר ידע למשימות שלכם, היא תקבל הודעת שגיאה. הסיבה לכך היא שאין לה גישה למאגר ידע למשימות שלכם ויש לה גישה רק למשימה 1. ישנן שתי דרכים שבהן אנה תוכל לצפות ולעבוד על משימה 1:

1. כשתקצו לאנה משימה ותעניקו לה גישה באמצעות כלל ברמת הדף, אנה תקבל הודעה ב-Notion על כך שהיא הוקצתה למשימה 1. לאחר מכן היא תוכל לפתוח את המשימה מתיבת הדואר הנכנס שלה.

2. צרו תצוגה מקושרת של מאגר ידע למשימות שלכם בדף ותנו לאנה גישה לדף זה. אנה תוכל לגשת למשימה 1 ולערוך אותה בתצוגה המקושרת. בנוסף, כל משימה אחרת שתקצו לאנה במאגר ידע זה תהיה נגישה לאנה באמצעות התצוגה המקושרת.

כך יוצרים תצוגה מקושרת של מאגר ידע:

1. בדף כלשהו, מקלידים /מקושר.

2. בתפריט הקו הנטוי, בוחרים באפשרות תצוגה מקושרת של מקור נתונים.

3. בתפריט שמופיע, מאתרים ובוחרים את מאגר הידע שאליו רוצים לקשר.

4. מאגר הידע שתבחרו יופיע כעותק של המקור, שניתן לסנן ולמיין באופן שונה מבלי לשנות את המקור.

מכיוון שלאנה יש גישה למשימות שלה רק באמצעות כללי גישה ברמת הדף, היא לא תוכל ליצור דפים חדשים במאגר ידע. כדי לאפשר יצירת דף חדש, תצטרכו ליצור טפסים.

כדי למחוק כלל הרשאה עבור מאפיין 'אדם' או מאפיין 'נוצר על ידי' ספציפי:

1. בוחרים באפשרות שיתוף בחלק העליון של מאגר הידע.

2. פותחים את התפריט הנפתח עבור כלל קיים.

3. בוחרים באפשרות מחיקת כלל הרשאה.

כשאתם יוצרים דף משנה בתוך דף, דף המשנה יקבל את ההרשאות של דף האב שלו. כדי לשנות זאת, היכנסו לדף משנה ועדכנו שם את ההרשאות.

בעלי מרחב צוות יכולים להגדיר הרשאות ברירת מחדל לתוכן במרחב הצוות שלהם. זה יחול על כל דף חדש שייווצר במרחב הצוות, ואם תרצו לשנות אותן, תצטרכו לבצע שינויים ברמת הדף.

Notion מכבד את רמת הגישה הרחבה ביותר שניתנה למשתמש. לדוגמה, נניח שאתם מעניקים לחבר/ה א' הרשאות יכול/ה לצפות בדף. לאחר מכן אתם מעניקים לכולם בסביבת העבודה שלכם גישה מלאה, חבר/ה א' יקבל/תקבל גם גישה מלאה מכיוון שהם חברים בסביבת העבודה שלכם.

בנוסף, העברת דף משותף למקטע פרטי בסרגל הצד שלכם תסיר את הגישה של כל השאר לדף זה. הערה: עקיפה זו תחול רק על דף האב — ההרשאות שהוענקו עבור דפי משנה כלשהם יישארו ללא שינוי.

אם דף מוגדר כך שתהיה אליו גישה לכל מי שיש לו קישור, שימו לב שגם מי שאין לו את הקישור הישיר עשוי לקבל גישה במקרים מסוימים, ביניהם:

• הדף מוזכר בדף אחר או מקושר מדף אחר ששותף באופן נרחב יותר.

• הדף משתמש ביחס דו-כיווני שמקשר לדף אחר ששותף באופן נרחב יותר.

• הדף הוא דף משנה בתוך דף אחר ששותף באופן נרחב יותר.

אפשר לדעת למי עוד יש גישה לדף כי תמונות הפרופיל שלהם מוצגות בסרגל בחלק העליון של הדף.

• אם אדם מסוים לא צופה בדף כרגע, האווטאר שלו יופיע בצורה דהויה.

• אם אדם מסוים נמצא כרגע בדף, האווטאר שלו יופיע בצורה ברורה.

• אם מעבירים את סמן העכבר מעל אווטאר, ניתן לראות את שם האדם, כתובת האימייל שלו ומתי הוא היה בדף בפעם האחרונה.

• לחיצה על אווטאר פעיל תעביר אתכם לחלק של הדף שבו האדם קורא או מקליד.

• כאשר אנשים משתפים פעולה באותו דף בו-זמנית, אתם תראו את האווטרים שלהם נעים לצד הבלוקים שהם מסתכלים עליהם או עורכים אותם.

• לחצו על ••• בפינה הימנית העליונה של כל דף והסתכלו בתחתית התפריט שקופץ. תראו מי ערך/ה לאחרונה את הדף ומתי.

אם תפתחו דף שאין לכם גישה אליו, תוכלו לבחור ב-אין גישה בדף כדי לשלוח בקשה. פעולה זו תודיע ליוצרי הדף או לעורכיו, שיוכלו לבחור לקבל או לדחות את בקשת הגישה שלכם.

אם יש לכם גישה להצגה או לתגובה בדף ואתם רוצים לקבל גישה לעריכה:

1. פותחים את הדף ובוחרים באפשרות שיתוף.

2. בכרטיסייה שיתוף, תראו איזו רמת הרשאות יש לכם כרגע. יש לפתוח את התפריט הנפתח שנמצא לצד המידע הזה.

3. בוחרים באפשרות בקשת גישה לעריכה.

בקשה זו תגיע ליוצר/ת הדף, שיוכל/תוכל לקבל או להתעלם ממנה. תקבלו הודעה ברגע שבקשתכם תתקבל — נסו לרענן את הדף אם אינכם מצליחים לערוך אותו.

אם אתם בעלי סביבת עבודה בתוכנית Enterprise, תוכלו לשלוט בשיתוף תוכן באמצעות הגדרות אבטחה נוספות. מידע נוסף על תכונות האבטחה של סביבת העבודה שלנו →

כדי לראות את ההגדרות האלה, עוברים אל הגדרות בסרגל הצד ובוחרים באפשרות אבטחה.