ระบบฐานข้อมูลอัตโนมัติ

ระบบอัตโนมัติของฐานข้อมูลคือชุดลำดับของการดำเนินการที่เกิดขึ้นทุกครั้งเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงเฉพาะกับฐานข้อมูล ระบบอัตโนมัติประกอบด้วยตัวกระตุ้น (เหตุการณ์ที่เริ่มต้นอัตโนมัติ) และการดำเนินการ (ผลลัพธ์ของอัตโนมัติ) ระบบอัตโนมัติของฐานข้อมูลถูกออกแบบมาเพื่อช่วยประหยัดเวลาและทำให้งานของคุณง่ายขึ้น โดยสามารถเป็นแบบพื้นฐานหรือซับซ้อนขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณ.

ระบบอัตโนมัติของฐานข้อมูลสามารถใช้ทำสิ่งต่างๆ ได้มากมาย รวมถึง:

• การมอบหมายงานให้กับบุคคลที่ระบุเมื่อสถานะของงานนั้นเปลี่ยนไป

• การส่งการแจ้งเตือนผ่าน Slack ไปยังช่องทางเมื่อมีการเพิ่มหน้าไปที่ฐานข้อมูล

• ระบบอัตโนมัติของฐานข้อมูลมีให้บริการใน แผนบริการแบบชำระเงิน บน ทุกแพลตฟอร์ม

• ระบบอัตโนมัติของฐานข้อมูลสามารถสร้าง แก้ไข หรือลบได้โดย ผู้ใช้แพ็คเกจแบบชำระเงินที่มีการเข้าถึงเต็มรูปแบบของฐานข้อมูล.

• อย่างไรก็ตาม ระบบอัตโนมัติของ Slack สามารถแก้ไขได้โดย ครีเอเตอร์ เท่านั้น

• ผู้ใช้แพ็คเกจฟรีสามารถสร้างระบบอัตโนมัติ การแจ้งเตือนผ่าน Slack ได้ แต่ไม่สามารถสร้างระบบอัตโนมัติประเภทอื่นได้

• ผู้ใช้แพ็คเกจฟรีสามารถใช้ระบบอัตโนมัติที่มีอยู่ใน เทมเพลต ได้ แต่จะไม่สามารถแก้ไขระบบอัตโนมัติเหล่านั้นได้

ในการสร้างระบบอัตโนมัติของฐานข้อมูล:

1. คลิก ⚡ ที่ด้านบนของฐานข้อมูล → ระบบอัตโนมัติใหม่

2. ตั้งชื่อระบบอัตโนมัติของฐานข้อมูลของคุณหากต้องการ

3. เลือก ตัวกระตุ้นใหม่ เพื่อสร้างตัวกระตุ้น จากนั้นเลือก เพิ่มตัวกระตุ้น เพื่อสร้างตัวกระตุ้นเพิ่มเติม เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับประเภทของตัวกระตุ้น ด้านล่าง →

4. เลือก การดำเนินการใหม่ เพื่อสร้างการดำเนินการ จากนั้นเลือก เพิ่มการดำเนินการ เพื่อสร้างการดำเนินการเพิ่มเติม เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับประเภทของการดำเนินการ ด้านล่าง →

5. เลือก สร้าง

ระบบอัตโนมัติสามารถมีตัวกระตุ้นเดียวหรือหลายตัวกระตุ้นได้ เมื่อคุณตั้งค่าระบบอัตโนมัติ คุณสามารถตัดสินใจได้ว่าระบบอัตโนมัติจะทำงาน เมื่อสิ่งเหล่านี้อย่างใดอย่างหนึ่งเกิดขึ้น หรือ เมื่อสิ่งเหล่านี้ทั้งหมดเกิดขึ้น

คุณสามารถเลือกจากตัวกระตุ้นสามประเภท:

• เพิ่มหน้าแล้ว หมายความว่าระบบอัตโนมัติของคุณจะถูกเรียกใช้งานเมื่อมีการเพิ่มหน้าใหม่ลงในฐานข้อมูลของคุณ

• แก้ไขพร็อพเพอร์ตี้แล้ว หมายความว่าระบบอัตโนมัติของคุณจะถูกเรียกใช้งานเมื่อพร็อพเพอร์ตี้เฉพาะจากฐานข้อมูลของคุณถูกแก้ไข สำหรับพร็อพเพอร์ตี้ชื่อ, บุคคล, ตัวเลข, ข้อความ, การเลือก และความสัมพันธ์ คุณสามารถเลือกประเภทของการแก้ไขที่ทำกับพร็อพเพอร์ตี้นั้นที่จะเรียกใช้ระบบอัตโนมัติได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีรายชื่อผู้ติดต่อในฐานข้อมูล Notion และตั้งค่าระบบอัตโนมัติโดยให้ทริกเกอร์เป็นหมายเลขโทรศัพท์ที่ขึ้นต้นด้วย 732 และการดำเนินการคือการตั้งค่าสถานะของบุคคลนั้นเป็น New Jersey

• ทุกๆ {frequency} หมายความว่าระบบอัตโนมัติของคุณจะเป็นแบบทำซ้ำ ทริกเกอร์จะเกิดขึ้นซ้ำๆ ตามความถี่ที่คุณตั้งไว้ คุณสามารถตั้งค่าระบบอัตโนมัติของคุณให้ทำซ้ำทุกวัน สัปดาห์ เดือน และอื่นๆ นอกจากนี้ คุณยังสามารถตั้งเวลาที่จะให้ระบบอัตโนมัติถูกเรียกใช้งาน วันที่ที่ทริกเกอร์ระบบอัตโนมัติจะเริ่มต้นและสิ้นสุด และเขตเวลาได้

  

  หมายเหตุ: ทริกเกอร์ ทุก {frequency} สามารถใช้งานได้กับทุกการดำเนินการของอัตโนมัติ ยกเว้น แก้ไขพร็อพเพอร์ตี้

คุณสามารถมีเงื่อนไขมากกว่าหนึ่งข้อสำหรับทริกเกอร์ของคุณ เพื่อให้สิ่งต่างๆ สองอย่างขึ้นไปต้องเป็นจริงเพื่อให้ระบบอัตโนมัติเกิดขึ้น โปรดทราบว่าทริกเกอร์แบบทำซ้ำ (เช่น ทริกเกอร์ที่คุณตั้งค่าให้ทำซ้ำทุกสัปดาห์ เดือน ฯลฯ) ไม่สามารถจับคู่กับทริกเกอร์ประเภทอื่นได้

ระบบอัตโนมัติสามารถดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่งหรือหลายอย่าง คุณสามารถเลือกจากการดำเนินการที่หลากหลาย:

• แก้ไขพร็อพเพอร์ตี้ จะแก้ไขพร็อพเพอร์ตี้ของหน้าต่างๆ ในฐานข้อมูลที่คุณใช้งานอยู่ปัจจุบัน สำหรับพร็อพเพอร์ตี้การเลือกหลายรายการ, บุคคล และความสัมพันธ์ คุณสามารถเพิ่มหรือลบค่าแต่ละรายการแทนการเพิ่มหรือลบค่าทั้งหมดพร้อมกันได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีฐานข้อมูลงานที่หากชื่องานมีคำว่า “blog” ชื่อของคุณจะถูกเพิ่มลงในพร็อพเพอร์ตี้บุคคล แม้ว่าจะมีคนอื่นที่ได้รับมอบหมายงานนั้นอยู่แล้วก็ตาม

• เพิ่มหน้าไปยัง จะเพิ่มหน้าไปยังฐานข้อมูลที่คุณเลือก และแก้ไขพร็อพเพอร์ตี้ของหน้านั้น

• แก้ไขหน้าใน จะแก้ไขหน้าและพร็อพเพอร์ตี้ในฐานข้อมูลที่คุณเลือก

• ส่งการแจ้งเตือนไปยัง จะส่งการแจ้งเตือนไปยังบุคคลที่ระบุในพื้นที่ทำงาน Notion ของคุณ ผู้รับของคุณสามารถเป็นบุคคลในพื้นที่ทำงานของคุณได้สูงสุด 20 คน หรือบุคคลที่เกี่ยวข้องกับพร็อพเพอร์ตี้บุคคล (People) บางอย่างในฐานข้อมูลของคุณ เพิ่มข้อความที่คุณต้องการให้ไปพร้อมกับการแจ้งเตือน

• ส่งอีเมลไปยัง จะส่งอีเมลจากบัญชี Gmail ของคุณไปยังผู้รับหนึ่งคนหรือมากกว่า ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนี้ด้านล่าง

• ส่งเว็บฮุค จะส่งคำขอ HTTP POST ไปยัง URL ที่ระบุ ดูข้อมูลเพิ่มเติมใน บทความนี้ →

• ส่งการแจ้งเตือน Slack ไปยัง จะส่งการแจ้งเตือนแบบกำหนดเองไปยังช่อง Slack ที่คุณต้องการ ฟีเจอร์นี้มีให้ใช้งานเฉพาะใน Plus, Business และ Enterprise เท่านั้น ดูข้อมูลเพิ่มเติม ที่นี่ →

• กำหนดตัวแปร จะช่วยให้คุณสร้างตัวแปรแบบกำหนดเองโดยใช้การกล่าวถึงและสูตร จากนั้นคุณสามารถใช้ตัวแปรนี้ในการดำเนินการอัตโนมัติฐานข้อมูลอื่นๆ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนี้ด้านล่าง

การดำเนินการ ส่งอีเมลไปยัง สำหรับระบบอัตโนมัติฐานข้อมูลจะส่งอีเมล จากบัญชี Gmail ของคุณ ไปยังที่อยู่อีเมลหนึ่งแห่งหรือมากกว่าเมื่อเกิดทริกเกอร์ สิ่งนี้มีประโยชน์หากคุณต้องการส่งอีเมลถึงใครบางคนเพื่อเตือนให้พวกเขาทำงานที่ค้างอยู่ให้เสร็จ หรือเพื่ออัปเดตทีมของคุณเกี่ยวกับสถานะของโครงการที่เปิดอยู่ทั้งหมดของคุณ

ในการตั้งค่าระบบอัตโนมัติเพื่อส่งอีเมล:

1. คลิก ⚡ ที่ด้านบนของฐานข้อมูล จากนั้นเลือก ระบบอัตโนมัติใหม่ หรือระบบอัตโนมัติที่มีอยู่

2. เลือก การดำเนินการใหม่ หรือ เพิ่มการดำเนินการ → ส่งอีเมลไปยัง...

3. หากบัญชี Notion ของคุณเชื่อมต่อกับบัญชี Gmail อยู่แล้ว คุณจะเห็นที่อยู่อีเมลของคุณถัดจาก ส่งอีเมลจาก หากคุณต้องการใช้บัญชี Gmail อื่นสำหรับระบบอัตโนมัตินี้ ให้คลิกที่ที่อยู่อีเมลของคุณ → เพิ่มบัญชี Gmail

4. คุณสามารถตั้งค่าส่วนต่างๆ ของอีเมลของคุณได้ดังนี้:

   • To: นี่อาจเป็นพร็อพเพอร์ตี้บุคคล (เช่น Whoever triggered หรือ Page creator) บุคคลในพื้นที่ทำงานของคุณ หรือที่อยู่อีเมลเฉพาะ ที่อยู่อีเมลนี้สามารถเป็นภายนอกได้ โดยไม่จำเป็นต้องเป็นของบุคคลในพื้นที่ทำงานหรือองค์กรของคุณ

     • เลือก CC/BCC ถัดจากช่อง To เพื่อเลือก CC หรือ BCC บุคคลอื่นเพิ่มเติม

   • Subject: ป้อนหัวเรื่องสำหรับอีเมลของคุณ เลือก @ ในช่อง Subject หากคุณต้องการให้หัวเรื่องของคุณมีคุณสมบัติจากหน้าทริกเกอร์ เวลาหรือวันที่ บุคคลหรือกลุ่มในพื้นที่ทำงานของคุณ หรือลิงก์ไปยังหน้าในพื้นที่ทำงานของคุณ เลือก ∑ ในช่อง Subject หากคุณต้องการสร้างสูตรสำหรับหัวเรื่องของคุณ

   • Message: ป้อนข้อความสำหรับอีเมลของคุณ เลือก @ ในช่อง Message หากคุณต้องการให้ข้อความของคุณมีคุณสมบัติจากหน้าทริกเกอร์ เวลาหรือวันที่ บุคคลหรือกลุ่มในพื้นที่ทำงานของคุณ หรือลิงก์ไปยังหน้าในพื้นที่ทำงานของคุณ เลือก ∑ ในช่อง Message หากคุณต้องการสร้างสูตรสำหรับข้อความของคุณ

   • Send with display name: ชื่อที่แสดงทางเลือกนี้จะปรากฏถัดจากอีเมลของคุณเมื่อผู้รับได้รับอีเมล เลือก @ ในช่องชื่อที่แสดงหากคุณต้องการให้ชื่อที่แสดงของคุณมีคุณสมบัติจากหน้าทริกเกอร์ เวลาหรือวันที่ บุคคลหรือกลุ่มในพื้นที่ทำงานของคุณ หรือลิงก์ไปยังหน้าในพื้นที่ทำงานของคุณ เลือก ∑ ในช่องชื่อที่แสดงหากคุณต้องการสร้างสูตรสำหรับชื่อที่แสดงของคุณ

     

   • Send replies to: หากคุณต้องการให้การตอบกลับอีเมลของคุณถูกส่งไปยังบุคคลอื่นที่ไม่ใช่ที่อยู่อีเมลที่คุณใช้ส่ง คุณสามารถใช้การตั้งค่าทางเลือกนี้เพื่อส่งการตอบกลับไปยังพร็อพเพอร์ตี้บุคคล หรือบุคคลในพื้นที่ทำงานของคุณ

คุณสามารถกำหนดตัวแปรแบบกำหนดเองด้วยการกล่าวถึงและสูตร จากนั้นคุณสามารถใช้ตัวแปรนี้ในการดำเนินการอัตโนมัติของฐานข้อมูลอื่นๆ ได้ ในการกำหนดตัวแปร:

1. คลิก ⚡ ที่ด้านบนของฐานข้อมูล จากนั้นเลือก อัตโนมัติใหม่ หรืออัตโนมัติที่มีอยู่

2. เลือก New action หรือ Add action → Define variables

3. คลิกที่ Variable 1 เพื่อตั้งชื่อตัวแปร แก้ไขสูตร หรือทำซ้ำตัวแปรนั้น คุณยังสามารถเลือก Add variable ได้อีกด้วย

4. เลือก @ หรือ ∑ ในช่องตัวแปรเพื่อกำหนดตัวแปรของคุณ

5. คุณสามารถใช้ตัวแปรเหล่านี้ในการดำเนินการอัตโนมัติเพิ่มเติมได้

มาดูตัวอย่างว่าคุณจะสร้างตัวแปรแบบกำหนดเองเมื่อใดและอย่างไร สมมติว่าคุณต้องการตั้งค่าอัตโนมัติเพื่อให้เมื่อมีการทำเครื่องหมายงานหลักว่าเสร็จสมบูรณ์ งานย่อยทั้งหมดของงานนั้นจะถูกทำเครื่องหมายว่าเสร็จสมบูรณ์โดยอัตโนมัติ

1. คลิก ⚡ ที่ด้านบนของฐานข้อมูล จากนั้นเลือก อัตโนมัติใหม่ หรืออัตโนมัติที่มีอยู่

2. เลือกทริกเกอร์เป็น สถานะเปลี่ยนเป็นเสร็จสมบูรณ์.

3. เลือก New action หรือ Add action → Define variables

4. เลือก ∑ ในช่องด้านล่าง Variable 1

5. ในหน้าต่างที่เปิดขึ้นมา ให้เลือก Trigger page ในรายการคุณสมบัติทางด้านซ้าย

6. ใส่จุดต่อท้าย Trigger page ในสูตรของคุณ เพื่อให้สูตรอ่านว่า Trigger page. เมื่อคุณทำเช่นนี้ คุณจะเห็นคุณสมบัติของหน้าทริกเกอร์ในรายการคุณสมบัติทางด้านซ้าย

7. เลือก Sub-item ตอนนี้สูตรของคุณควรจะอ่านว่า Trigger page.Sub-item

8. Save สูตรของคุณ ตอนนี้ตัวแปรแบบกำหนดเองของคุณถูกกำหนดให้เป็นรายการย่อยของหน้าที่กระตุ้นระบบอัตโนมัติของคุณ หรือกล่าวอีกนัยหนึ่งคือหน้าที่ถูกทำเครื่องหมายว่าเสร็จสมบูรณ์

9. ตอนนี้ ในการตั้งค่าอัตโนมัติของฐานข้อมูลของคุณ ให้เลือก เพิ่มการดำเนินการ

10. เลือก แก้ไขหน้าใน...

11. เปิดดร็อปดาวน์ เลือกฐานข้อมูล แล้วเลือก ตัวแปร 1 ซึ่งหมายความว่าระบบอัตโนมัติจะแก้ไขหน้าต่างๆ ที่เชื่อมโยงกับตัวแปร 1 หรือกล่าวอีกนัยหนึ่งคือรายการย่อยที่เชื่อมโยงกับหน้าที่ถูกทำเครื่องหมายว่าเสร็จสมบูรณ์

12. เปิดดร็อปดาวน์ แก้ไขพร็อพเพอร์ตี้ แล้วเลือก สถานะ

13. เปิดดร็อปดาวน์ เลือก แล้วเลือก เสร็จสมบูรณ์

14. เลือก บันทึก

ในครั้งถัดไปที่คุณทำเครื่องหมายรายการหลักที่มีรายการย่อยว่าเสร็จสมบูรณ์ คุณควรเห็นสถานะของรายการย่อยทั้งหมดเปลี่ยนเป็นเสร็จสมบูรณ์ด้วยเช่นกัน!

คุณสามารถใช้การกล่าวถึงและสูตรในการดำเนินการอัตโนมัติของฐานข้อมูลของคุณเพื่อให้การทำงานอัตโนมัติของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น ตัวอย่างเช่น:

• คุณอาจต้องการกล่าวถึงวันที่ในชื่อของหน้าใหม่ที่สร้างขึ้นในฐานข้อมูลของคุณ

• คุณอาจต้องการตั้งค่าการดำเนินการอัตโนมัติของฐานข้อมูลเพื่อส่งการแจ้งเตือนไปยังใครบางคนโดยกล่าวถึงหน้าเฉพาะเจาะจง

• คุณอาจต้องการส่งข้อความถึงใครบางคนโดยอัตโนมัติเมื่อตั๋วได้รับการแก้ไขแล้ว และใช้สูตรในข้อความนั้นเพื่อคำนวณเวลาที่ใช้ในการดำเนินการตั๋วให้เสร็จสิ้น

ในการรวมการกล่าวถึงหรือสูตรไว้ในการดำเนินการอัตโนมัติของฐานข้อมูล:

1. เลือกไอคอนแถบเลื่อนที่ด้านบนของฐานข้อมูล → อัตโนมัติ

2. เลือก การดำเนินการใหม่ หรือ เพิ่มการดำเนินการ ค้นหาการดำเนินการที่คุณต้องการแล้วเลือก

3. ในขณะที่คุณตั้งค่าการดำเนินการอัตโนมัติ ให้เลือก @ ในช่องหากคุณต้องการกล่าวถึงวันที่ บุคคล หน้า หรือพร็อพเพอร์ตี้จากหน้าทริกเกอร์ในฐานข้อมูลของคุณ เลือก ∑ ในช่องหากคุณต้องการสร้างสูตร

4. เลือก บันทึก เมื่อคุณเสร็จแล้ว

เพื่อให้แน่ใจว่าระบบอัตโนมัติของคุณทำงานได้อย่างถูกต้อง เราจะช่วยให้คุณเข้าใจว่าระบบอัตโนมัติของคุณไม่ถูกต้องที่จุดใด

• หากระบบอัตโนมัติของคุณพบข้อผิดพลาดใดๆ ในขณะที่คุณกำลังตั้งค่า:

  • คุณจะเห็นข้อมูลเกี่ยวกับตำแหน่งและรายละเอียดของข้อผิดพลาดเหล่านั้นในขณะที่คุณกำลังสร้างหรือแก้ไขระบบอัตโนมัติ

  • คุณจะไม่สามารถบันทึกระบบอัตโนมัติได้จนกว่าคุณจะทำการแก้ไขที่จำเป็นให้เรียบร้อย

• หากระบบอัตโนมัติของคุณ เคยทำงานได้มาก่อนแต่เกิดข้อผิดพลาด ระบบอัตโนมัติจะถูกหยุดชั่วคราว

  • เราจะแจ้งให้คุณทราบเกี่ยวกับข้อผิดพลาดในบางกรณี รวมถึงเมื่อฐานข้อมูลหรือพร็อพเพอร์ตี้ของฐานข้อมูลที่ระบบอัตโนมัติของคุณกำลังอัปเดตหายไป หรือการเชื่อมต่อของบุคคลที่สาม เช่น Gmail หรือ Slack ไม่ถูกต้องอีกต่อไปหรือจำเป็นต้องได้รับการยืนยันตัวตน

  • ในกรณีอื่นๆ รวมถึงเมื่อสูตรไม่ทำงานอย่างถูกต้องหรือมีปัญหากับเว็บฮุค คุณอาจไม่ได้รับแจ้งเตือน

• คุณสามารถคลิกที่การแจ้งเตือนเพื่อไปยังระบบอัตโนมัติที่ขัดข้องโดยตรงและแก้ไขเพื่อให้สามารถใช้งานได้อีกครั้ง เมื่อระบบอัตโนมัติของคุณได้รับการแก้ไขแล้ว คุณจะต้องเปิดใช้งานหรือยกเลิกการหยุดชั่วคราวด้วยตนเอง โดยทำดังนี้:

  1. เปิดฐานข้อมูลที่ระบบอัตโนมัติของคุณเชื่อมโยงอยู่ แล้วเลือก ••• → ระบบอัตโนมัติ

  2. วางเมาส์เหนือระบบอัตโนมัติที่คุณเพิ่งแก้ไขแล้วเลือก •••

  3. เปิดใช้งาน ใช้งานอยู่

• ระบบอัตโนมัติอาจล้มเหลวหากพยายามคำนวณวันที่ (เช่น dateAdd) บนฟิลด์ที่ว่างเปล่าหรือไม่ได้กำหนดไว้เมื่อระบบอัตโนมัติทำงาน

  • วิธีแก้ไขคือ ให้สร้างมุมมองฐานข้อมูลที่กรองเฉพาะรายการที่ฟิลด์ไม่ว่าง และกำหนดค่าระบบอัตโนมัติให้ทำงานเฉพาะในมุมมองนั้นเท่านั้น

• ระบบอัตโนมัติอาจล้มเหลวหากนำไปใช้กับมุมมองฐานข้อมูลที่กรองรายการที่เกี่ยวข้องออกไป ตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบอัตโนมัติทำงานบนมุมมองฐานข้อมูลที่รวมรายการทั้งหมดที่จำเป็นต้องดำเนินการไว้แล้ว

หากต้องการดูและจัดการระบบอัตโนมัติทั้งหมดที่มีอยู่สำหรับฐานข้อมูล:

1. คลิก ⚡ ที่ด้านบนของฐานข้อมูล

2. วางเมาส์เหนือระบบอัตโนมัติแล้วคลิก •••.

3. เลือก แก้ไข, หยุดชั่วคราว หรือ ลบ