เก็บบันทึกการประชุมได้สมบูรณ์แบบด้วย AI Meeting Notes

หลังประชุมเสร็จ เราต่างเคยเจอเหตุการณ์ที่คุณเอาแต่จ้องไปที่โน้ตที่จดไว้และพยายามรวบรวมประเด็นจากการประชุม สำหรับคนที่ต้องเข้าประชุมติดๆ กัน การจดโน้ตให้ดีอาจรู้สึกเหมือนเป็นงานประจำไปเลย โน้ตที่เขียนอย่างเร่งรีบมักจะสูญหายไปในความวุ่นวาย และขาดรายละเอียดสำคัญที่เรามั่นใจว่าจะจำได้ การประชุมที่มีประสิทธิภาพ ควรช่วยผลักดันความก้าวหน้า แต่การพยายามจัดทำเอกสารให้ดีกลับกลายเป็นปัญหาคอขวดที่ฉุดรั้งประสิทธิภาพการทำงาน

ขอแนะนำ AI Meeting Notes ของ Notion— พาร์ทเนอร์ในชีวิตประจำวันของคุณที่จะช่วยปรับปรุงผลลัพธ์การประชุม ติดตั้งอยู่ในพื้นที่ทำงานของคุณ และช่วยจัดการการจดโน้ต คุณจะได้มีสมาธิกับการสนทนากันจริงๆ

คู่มือนี้จะช่วยคุณ:

• เริ่มต้นใช้งาน AI Meeting Notes

• ทำให้การประชุมของคุณลื่นไหลขึ้นด้วยเคล็ดลับและเทคนิคง่ายๆ

• ให้ AI จัดการงานหลังการประชุม คุณจะได้โฟกัสกับสิ่งที่สำคัญจริงๆ

AI Meeting Notes เป็นบล็อคที่เพิ่มลงในหน้า Notion ได้ทุกหน้า จึงเข้าถึงได้ง่ายทุกที่ ทุกเวลาที่ต้องการ AI Meeting Notes มาพร้อม Notion อยู่แล้ว คุณจึงไม่ต้องยุ่งยากกับเครื่องมือถอดเสียงแยกต่างหากที่ไม่ได้เชื่อมโยงกับงานอื่นๆ

เริ่มต้นได้ง่ายๆ เพียงพิมพ์ /meet หรือคลิกไอคอนเม็ดยาประชุมที่ด้านล่างของหน้า Notion ใหม่ ดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ในบทความอ้างอิงของเรา

เราขอแนะนำให้เพิ่ม AI Meeting Notes ในเทมเพลตฐานข้อมูลของคุณ เพื่อเริ่มจดบันทึกการประชุมที่เกิดขึ้นซ้ำๆ โดยอัตโนมัติ เช่น การประชุมแบบตัวต่อตัว การประชุมสแตนด์อัพ และการประชุมทีม ดูข้อมูลเพิ่มเติมที่นี่

ตั้งค่า AI Meeting Notes ได้ง่ายๆ และทำงานได้อย่างลงตัวตามวิธีและพื้นที่ที่คุณใช้งานอยู่แล้ว เมื่อคุณเชื่อมต่อปฏิทิน Notion กับพื้นที่ทำงาน การประชุมทั้งหมดจะปรากฏบนหน้าแรกของ Notion ให้คุณเข้าถึงการประชุม รายละเอียด และโน้ตได้ง่ายๆ โดยไม่ต้องออกจาก Notion

วิธีตั้งค่า:

• เข้าถึงบันทึกการประชุมได้จากทุกที่— ไม่ว่าคุณจะรีบไปประชุมต่อหรือติดตามข้อมูลระหว่างการประชุม AI Meeting Notes ก็พร้อมช่วยคุณอยู่บนหน้าแรกของ Notion ข้างๆ ตารางงานประจำวันของคุณ ตัวอย่างเช่น หากคุณลืมแนบ AI Meeting Notes กับกิจกรรม ก็ยังเปิดได้โดยตรงจากแถบเมนูที่ด้านบนของหน้าจอระหว่างการประชุม Zoom

• เลือกตำแหน่งที่จะเก็บบันทึก — ในการตั้งค่าปฏิทิน Notion ให้ตั้งค่าตำแหน่งเริ่มต้นสำหรับบันทึกการประชุมใหม่ เช่น ฐานข้อมูลการประชุมโดยเฉพาะ ด้วยวิธีนี้ ระบบจะบันทึกทุกการสนทนาในที่เดียวอย่างเป็นระเบียบโดยอัตโนมัติ พร้อมให้คุณใช้งานเมื่อต้องการ

• เพิ่ม AI Meeting Notes ไปยังกิจกรรมใดก็ได้ — เมื่อสร้างกิจกรรมใหม่ในปฏิทิน เพียงใช้ส่วน AI Meeting Notes และเอกสารเพื่อแนบหน้าบันทึก หากเป็นหน้าที่มีอยู่แล้ว ให้คลิกไอคอนรูปไมโครโฟนเพื่อเปลี่ยนเป็นบันทึกการประชุม จากนั้น AI จะเพิ่มบล็อคจดโน้ตไว้ด้านบนทันที

การจัดทำเอกสารการประชุมที่ดีจะช่วยลดความสับสน ทำให้ทุกคนมีส่วนรับผิดชอบ และมั่นใจได้ว่าการตัดสินใจสำคัญจะไม่หล่นหายไป 5 วิธีที่จะช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพและนำบันทึกของคุณไปใช้งานได้จริง::

• กำหนดวาระการประชุมล่วงหน้า—แชร์วาระการประชุมที่ชัดเจนล่วงหน้าในแท็บโน้ต เพื่อให้ทุกคนมีเวลาเตรียมตัว วิธีนี้จะช่วยให้เกิดการพูดคุยที่ตรงประเด็นและมั่นใจได้ว่ามีหัวข้อสำคัญๆ ครบทุกเรื่องในเวลาที่กำหนด

• เลือกรูปแบบการประชุม— คลิกเมนู 3 จุดเพื่อเลือกจาก 4 รูปแบบ ได้แก่ แบบอัตโนมัติการประชุมฝ่ายขายการประชุมสแตนด์อัพ หรือการประชุมทีม ระบบจะจัดระเบียบโน้ตแต่ละรายการให้ตรงกับประเภทการประชุม โดยคุณปรับแต่งเองได้ตามการสนทนา

• จดโน้ตและทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์—เนื่องจาก Notion AI จะนำข้อมูลจากโน้ตและการถอดเสียงมาสรุปการประชุม จึงควรแนะนำให้ทุกคนเพิ่มความคิดเห็นและไฮไลท์ในแท็บโน้ต ยิ่งให้ข้อมูลมาก ก็ยิ่งได้สรุปที่ดีขึ้น!

• แท็กเพื่อนร่วมทีมในรายการที่ต้องดำเนินการ—เวลาจดโน้ตในแท็บหรือแชร์ความคิดเห็นระหว่างการประชุม ให้ใช้ @กล่าวถึงในการแท็กเพื่อนร่วมทีม วิธีนี้จะช่วยให้ Notion AI เปลี่ยนข้อมูลที่กล่าวถึงเหล่านั้นให้ทุกคนเห็นขั้นตอนต่อไปที่ชัดเจนและนำไปดำเนินการได้

  

• ตั้งค่าฐานข้อมูลบันทึกการประชุม—สร้างฐานข้อมูลเฉพาะ แล้วเก็บบันทึกการประชุมทั้งหมดไว้ในที่เดียว วิธีนี้จะช่วยให้ค้นหาบันทึกที่ผ่านมาได้สะดวก แถมยังช่วยสร้างนิสัยให้ทุกคนจัดเอกสารอย่างเป็นระบบ โดยเฉพาะเมื่อมี AI Meeting Notes ในเทมเพลตของคุณอยู่แล้ว ดูหลักสูตรของเราเกี่ยวกับการสร้างฐานข้อมูลบันทึกการประชุม

การใช้พร็อพเพอร์ตี้ความสัมพันธ์และพร็อพเพอร์ตี้โรลอัพเก็บบันทึกการประชุมไว้ในฐานข้อมูล Notion ช่วยให้คุณเชื่อมโยงข้อมูลดังกล่าวกับโปรเจ็กต์ งาน หรือบุคคลที่เกี่ยวข้องได้ง่ายๆ วิธีนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าทุกการสนทนาจะอยู่ในบริบทที่ถูกต้อง การตั้งค่านี้จะช่วยให้ทีม:

• เชื่อมโยงบันทึกกับโปรเจ็กต์และงาน—เช่นเดียวกับการเชื่อมโยงข้อเสนอแนะรายสัปดาห์ของทีมการตลาดกับหน้าโปรเจ็กต์ วิธีนี้จะช่วยให้คุณติดตามข้อมูลอัพเดทและการตัดสินใจเกี่ยวกับแคมเปญทั้งหมดได้ในที่เดียว ย้อนกลับไปดูว่าเกิดอะไรตอนไหนได้สะดวก

• แท็กเพื่อนร่วมทีมในรายการที่ต้องดำเนินการ และกำหนดความเป็นเจ้าของจากบันทึกการประชุมได้โดยตรง— เวลาหารือเกี่ยวกับการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ ก็เชื่อมโยงการตัดสินใจทั้งหมดกับหน้าโปรเจ็กต์และเอกสารข้อมูลจำเพาะได้เลย วิธีนี้จะช่วยให้ย้อนกลับไปดูการสนทนาสำคัญได้ง่ายๆ ในภายหลัง เมื่อต้องอ้างอิงระหว่างขั้นตอนการพัฒนา

เมื่อการประชุมสิ้นสุดลง จะสรุปบันทึกที่ยุ่งยากเองไปทำไม เอาเวลาไปพัฒนางานให้ก้าวหน้ากันดีกว่า AI Meeting Notes ช่วยให้คุณโฟกัสเรื่องสำคัญๆ ได้ มาดูวิธีกัน:

• รับรายงานสรุปที่ชัดเจนหลังจากประชุมเสร็จ— AI จะเปลี่ยนโน้ตและถอดเสียงของคุณเป็นรายงานสรุปการประชุมที่เป็นระเบียบหลังประชุมเสร็จ

• ให้ AI ช่วยติดตามผลการประชุม— ให้ Notion AI ช่วยร่างอีเมลติดตามผล อัพเดทสถานะโปรเจ็กต์ และอื่นๆ ที่คุณต้องการ ตัวอย่างเช่น หากคุณเป็นหัวหน้าฝ่ายขาย ก็ให้ Notion AI จัดทำอัพเดทสถานะดีลสำหรับผู้บริหารโดยอิงตามบันทึกการประชุมกับลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว

• ขอคำตอบจากประวัติการประชุมได้อย่างรวดเร็ว— ถาม Notion AI เกี่ยวกับการประชุมที่ผ่านมาจากพื้นที่ทำงานของคุณได้โดยตรง เช่น "มีการตัดสินใจเกี่ยวกับไทม์ไลน์การเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่ไว้อย่างไร?" หรือ "การตัดสินใจขั้นสุดท้ายเกี่ยวกับงบด้านการตลาดเป็นอย่างไร?" เนื่องจากบันทึกของคุณเชื่อมโยงกัน คุณจะได้รับคำตอบที่ชัดเจนพร้อมลิงค์กลับไปยังการสนทนาเดิม

ใช้ AI Meeting Notes แล้วให้ Notion AI จัดการเอกสารระหว่างที่คุณนำการหารือ ทำงานร่วมกับทีม และดำเนินการกับเรื่องที่สำคัญที่สุด