มุมมอง กลุ่ม ตัวกรอง และคุณสมบัติ

มุมมองใน Notion Mail จะแสดงอีเมลในรูปแบบที่สำคัญกับคุณ โดยจะนำสิ่งที่อยู่ในกล่องข้อความของคุณมาแสดงในรูปแบบที่ไม่เหมือนใครเพื่อความสะดวกของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณอาจตั้งค่ามุมมองที่แตกต่างกันสามแบบเพื่อแสดงอีเมลของคุณในสามรูปแบบที่แตกต่างกัน:

1. มุมมองที่จัดระเบียบอีเมลของคุณตามลูกค้า

2. มุมมองที่จัดระเบียบอีเมลของคุณตามความสำคัญ

3. มุมมองที่จัดระเบียบอีเมลของคุณตามว่าจำเป็นต้องติดตามผลหรือไม่

มุมมองช่วยให้มีความยืดหยุ่นและปรับแต่งได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถรวมอีเมลจากหลายป้ายกำกับไว้ในมุมมองเดียว รวมหรือแยกอีเมลที่เก็บถาวร และจัดกลุ่มภายในมุมมองเพื่อให้ได้ข้อมูลที่ละเอียดละเอียดยิ่งขึ้น มุมมองแต่ละมุมมองประกอบด้วยการผสมผสานที่ไม่เหมือนใครของตัวกรอง กลุ่ม และคุณสมบัติ ซึ่งเราจะเจาะลึกด้านล่างนี้

เมื่อคุณสร้างบัญชี Notion Mail คุณจะเห็นส่วน มุมมอง ในแถบด้านข้างของคุณพร้อมมุมมองบางส่วนที่สร้างไว้ให้คุณแล้วตามอีเมลและป้ายกำกับที่คุณมีอยู่ก่อนหน้านี้ คลิกเข้าไปในมุมมองเพื่อสำรวจว่ามีการจัดระเบียบอย่างไร นอกจากนี้ คุณยังสามารถคลิกเข้าไปที่ไอคอนตัวกรอง จัดกลุ่ม และแก้ไขที่ด้านบนของมุมมองใดก็ได้เพื่อดูว่ามุมมองปัจจุบันของคุณได้รับการกำหนดค่าอย่างไรและปรับแต่งตามความต้องการของคุณ

วิธีสร้างมุมมองใหม่ใน Notion Mail:

1. ภายใต้ มุมมอง ในแถบด้านข้างของคุณ ให้คลิก มุมมองใหม่

2. คุณสามารถสร้างมุมมองของคุณเองได้โดยการระบุคำอธิบาย กำหนดค่าด้วยตนเอง หรือใช้เทมเพลต นอกจากนี้คุณยังสามารถเลือกมุมมองที่แนะนำได้อีกด้วย

เมื่อสร้างมุมมองของคุณแล้ว คุณจะเห็นอีเมลทั้งหมดของคุณถูกจัดระเบียบในรูปแบบที่เฉพาะเจาะจง คุณสามารถคลิกไอคอนตัวกรองและแก้ไขมุมมองที่ด้านบนของกล่องข้อความเพื่อดูว่ามุมมองปัจจุบันของคุณได้รับการกำหนดค่าอย่างไรและปรับแต่งได้ตามที่คุณต้องการ

หากต้องการลบมุมมองใน Notion Mail ให้เลือกไอคอนแก้ไขมุมมองที่ด้านบนของ Notion Mail → ลบมุมมอง โปรดทราบว่าคุณไม่สามารถลบมุมมอง กล่องข้อความ ของคุณได้

กลุ่มเป็นวิธีแบ่งมุมมองของคุณตามลักษณะหรือคุณสมบัติบางประการของอีเมลภายใน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถจัดกลุ่มอีเมลของคุณตาม ติดดาว ซึ่งจะแบ่งมุมมองของคุณออกเป็นอีเมลที่ติดดาวและอีเมลที่ไม่ได้ติดดาว

วิธีแบ่งมุมมองของคุณออกเป็นกลุ่ม:

1. เลือกไอคอนแก้ไขมุมมองที่ด้านบนของ Notion Mail → จัดกลุ่ม → จัดกลุ่มตาม.

2. ค้นหาตัวเลือกการจัดกลุ่มหรือเลือกตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่ง คุณสามารถเลือกจัดกลุ่มตาม วันที่, ติดดาว, สำคัญ, อีเมลหรือโดเมน, ความสำคัญ, ป้ายกำกับ หรือ ยังไม่ได้อ่าน

ตัวกรองช่วยให้คุณเจาะจงอีเมลที่เกี่ยวข้องกับสิ่งที่คุณต้องการมากที่สุดได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่าตัวกรองที่ลบอีเมลที่ส่งมาจากที่อยู่อีเมลหรือโดเมนเฉพาะ หรือตัวกรองที่แสดงอีเมลที่ได้รับระหว่างวันที่ที่กำหนด

วิธีกรองมุมมองของคุณ:

1. เลือกไอคอนตัวกรองที่ด้านบนของ Notion Mail

2. ค้นหาตัวกรองหรือเลือกตัวกรอง คุณสามารถกรองตาม ยังไม่ได้อ่าน, อ่านแล้ว, ไฟล์แนบ, เหตุการณ์ในปฏิทิน, จาก, ถึง, สำเนา (CC), สำเนาลับ (BCC), หัวเรื่อง, วันที่ และอื่นๆ

เมื่อคุณเริ่มต้นใช้งาน Notion Mail คุณจะเห็นป้ายกำกับที่คุณมีใน Gmail โดยอัตโนมัติ เช่น อัปเดต และ สำคัญ

• ในการกรองตามป้ายกำกับ คุณสามารถสร้างมุมมองที่ใช้ป้ายกำกับนั้น หรือใช้ไวยากรณ์ label: ในแถบค้นหา

• ในขณะนี้ คุณไม่สามารถแก้ไขหรือซ่อนป้ายกำกับเหล่านี้ใน Notion Mail ได้

• หากคุณไม่เห็นป้ายกำกับทั้งหมดของคุณ ให้ไปที่ ป้ายกำกับ คลิก จัดกลุ่มตาม แล้วค้นหาชื่อป้ายกำกับ

• ในการกรองอีเมล ที่เก็บถาวร ออกจากมุมมองป้ายกำกับ:

  1. เลือก ตัวกรอง ที่ด้านบนของ Notion Mail

  2. ตั้งค่าตัวกรองเป็น กล่องข้อความมี และยกเลิกการเลือก เก็บถาวร หรือ ตั้งค่าตัวกรองเป็น กล่องข้อความไม่มี และเลือก เก็บถาวร

คุณสามารถสร้างป้ายกำกับใหม่ใน Notion Mail ได้เช่นกัน โดยทำดังนี้:

1. เลือกไอคอนแก้ไขมุมมองที่ด้านบนของ Notion Mail → คุณสมบัติ → ป้ายกำกับ

2. พิมพ์ชื่อป้ายกำกับใหม่ลงในช่องข้อความแล้วกด enter

วิธีใส่ป้ายกำกับให้กับอีเมล:

1. วางเมาส์เหนืออีเมลแล้วเลือกช่องทำเครื่องหมายที่ปรากฏขึ้น คุณสามารถเลือกอีเมลหลายฉบับได้หากต้องการ

2. เลือกไอคอนป้ายกำกับที่ด้านบนของ Notion Mail

3. เลือกป้ายกำกับที่คุณต้องการใส่ หรือสร้างป้ายกำกับใหม่โดยพิมพ์ชื่อป้ายกำกับใหม่ลงในช่องข้อความแล้วเลือก เพิ่ม {your label's name}

เมื่อคุณแก้ไขป้ายกำกับใน Notion Mail การเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นจะถูกซิงค์กับ Gmail

ต้องการให้ Notion AI ใช้ป้ายอัตโนมัติกับอีเมลขาเข้าของคุณหรือไม่? เรียนรู้วิธีตั้งค่านี้ได้ใน บทความนี้ →

หากคุณต้องการลบป้ายกำกับที่มีอยู่:

1. เลือกไอคอนแก้ไขมุมมองที่ด้านบนของ Notion Mail → คุณสมบัติ → ป้ายกำกับ

2. เลือกป้ายกำกับที่คุณต้องการลบ → ลบ

เมื่อลบแล้ว ป้ายกำกับจะถูกลบออกจากอีเมลทุกฉบับที่เคยมีป้ายกำกับนั้นด้วย

มุมมองประกอบด้วยฟีเจอร์ที่คุ้นเคย เช่น ตัวกรองและกลุ่ม แต่สิ่งที่ทำให้มุมมองเหล่านั้นทรงพลังจริงๆ คือคุณสมบัติ คุณสามารถสร้างคุณสมบัติที่ใช้กับอีเมลของคุณเพื่อปลดล็อกวิธีอื่นๆ ในการจัดระเบียบและจัดการกล่องข้อความของคุณได้มากขึ้น แต่ละมุมมองสามารถมีชุดคุณสมบัติของตัวเองที่ใช้ได้

องค์ประกอบสำคัญบางประการของอีเมลของคุณ เช่น หัวเรื่องหรือผู้ส่ง เป็นคุณสมบัติใน Notion Mail อยู่แล้ว เพื่อให้คุณสามารถกรองหรือจัดกลุ่มตามองค์ประกอบเหล่านั้นในมุมมองที่กำหนดได้

เพื่อดูคุณสมบัติที่มีอยู่ของคุณในมุมมอง Notion Mail:

1. เลือกไอคอนแก้ไขมุมมองที่ด้านบนของ Notion Mail → คุณสมบัติ.

2. คุณจะเห็นพร็อพเพอร์ตี้ที่ แสดงในลิสต์อีเมล หรือ ซ่อนในลิสต์อีเมล คลิก 👁️ ถัดจากพร็อพเพอร์ตี้เพื่อแสดงหรือซ่อนมัน

3. คลิกเข้าไปในพร็อพเพอร์ตี้เพื่อดูวิธีตั้งค่า

เพื่อเพิ่มพร็อพเพอร์ตี้ใหม่ให้กับมุมมองใน Notion Mail:

1. เลือกไอคอนแก้ไขมุมมองที่ด้านบนของ Notion Mail → พร็อพเพอร์ตี้

2. คลิก เพิ่มพร็อพเพอร์ตี้

3. เลือกพร็อพเพอร์ตี้แล้วคุณจะเห็นมันปรากฏในลิสต์พร็อพเพอร์ตี้ของคุณ

สมมติว่าคุณใช้บัญชี Notion Mail ร่วมกับบัญชี Gmail ที่คุณสร้างขึ้นเพื่อวางแผนงานแต่งงาน คุณและคู่ของคุณใช้อีเมลเดียวกันและต้องการระบุว่าใครควรตอบในแต่ละอีเมลใน กล่องข้อความ เราสามารถสร้างพร็อพเพอร์ตี้ เลือก ได้ โดยทำดังนี้:

1. เลือกไอคอนแก้ไขมุมมองที่ด้านบนของ Notion Mail → พร็อพเพอร์ตี้

2. คลิก เพิ่มพร็อพเพอร์ตี้

3. ในเมนูที่ปรากฏขึ้น ให้คลิก เลือก เพื่อระบุว่าคุณและคู่ของคุณเป็นตัวเลือก

4. เมื่อสร้างพร็อพเพอร์ตี้ เลือก แล้ว ให้คลิกเข้าไปจากลิสต์พร็อพเพอร์ตี้ของคุณ

5. ตั้งชื่อพร็อพเพอร์ตี้ เช่น ใครควรตอบกลับ

6. เลือก เพิ่มตัวเลือก แล้วป้อนชื่อของคุณ ทำเช่นเดียวกันและป้อนชื่อคู่ของคุณ

ตอนนี้ เมื่อคุณเปิดอีเมลใน กล่องข้อความ คุณจะเห็นตัวเลือก เพิ่มใครควรตอบกลับ ที่ด้านบน ซึ่งช่วยให้คุณเลือกมอบหมายให้ตัวคุณเองหรือคู่ของคุณได้ นอกจากนี้ คุณยังสามารถสร้างมุมมองใหม่ที่จัดกลุ่มตาม ใครควรตอบกลับ เพื่อดูอีเมลที่ต้องตอบของแต่ละฝ่าย หรือสร้างมุมมองกรองเฉพาะอีเมลที่คุณต้องตอบ เพื่อให้งานแต่งงานของคุณวางแผนได้รวดเร็วและง่ายขึ้น

นอกจากจัดการกลุ่ม ตัวกรอง และพร็อพเพอร์ตี้แล้ว คุณยังสามารถเลือกการดำเนินการเมื่อวางเมาส์บนอีเมล ชุดการดำเนินการนี้ใช้ได้ในแต่ละมุมมอง ช่วยให้คุณทำงานด่วนเฉพาะตามมุมมองที่อยู่! ในการตั้งค่าการดำเนินการเมื่อวางเมาส์:

1. เลือกไอคอนแก้ไขมุมมองที่ด้านบนของ Notion Mail → ปรับแต่งการดำเนินการเมื่อวางเมาส์

2. คุณจะเห็นรายการการดำเนินการที่มีอยู่และตัวเลือกเพิ่มเติมที่สามารถเพิ่มลงในมุมมองได้ คลิก 🗑️ ข้างการดำเนินการเพื่อลบออก และคลิก เพิ่มการดำเนินการเมื่อวางเมาส์ เพื่อเพิ่มอีกตัวเลือก การดำเนินการมีการตอบกลับ ย้ายไปที่ถังขยะ ใช้ป้ายกำกับเฉพาะ และทำเครื่องหมายว่าเป็นสแปม

3. ถ้าต้องการ คุณสามารถคลิกและลากการดำเนินการเพื่อเปลี่ยนลำดับได้

เมื่อเลือกการดำเนินการเมื่อวางเมาส์แล้ว คุณจะเห็นมันทุกครั้งที่วางเมาส์เหนือ ชุดข้อความ