Modell der geteilten Verantwortung

Notion ist ein einziger Raum, in dem du denken, schreiben und planen kannst. Als All-in-One-Lösung, mit der du deine eigenen Tools entwickeln und so deine beste Arbeit leisten kannst, vertrau(t) du Notion sowohl berufliche als auch persönliche Informationen an.

Ein Modell der geteilten Verantwortung (Shared Responsibilities Model, SRM) ist ein Rahmenwerk, das die Aufteilung der Verantwortlichkeiten zwischen einem Dienstanbieter (z. B. Notion) und dir darstellt. Es legt klar fest, welche Sicherheits- und Betriebsaufgaben von welcher Partei übernommen werden.

Dieses Dokument beschreibt die Verantwortlichkeiten, die Notion und Notion-Nutzer/-innen (Benutzer) beim Schutz und der Aufrechterhaltung der Sicherheit von Notion, der Notion-Systeme, der Notion-Benutzerkonten und der Notion-Workspaces teilen.

Das Notion-SRM schafft sowohl für Notion als auch für dich Klarheit darüber, welche Partei für welche Art von Sicherheit verantwortlich ist. Dadurch kann sich Notion darauf konzentrieren, jene Bereiche zu unterstützen, in denen die Sicherheit der Notion-Systeme am besten gewährleistet wird, während zugleich aufgezeigt wird, dass du besser dafür geeignet bist, dein Konto zu sichern. Insgesamt wird dies die Sicherheit und Effizienz beim Schutz der Notion-Systeme und -Konten verbessern.

Zusätzlich heraufstuft das SRM, wie Notion-Dienste bereitgestellt werden und wer dafür verantwortlich ist, den Zugriff auf welche Notion-Systeme zu gewährleisten. Dadurch wird sichergestellt, dass Notion und du stets die geltenden lokalen, regionalen, nationalen und internationalen Vorschriften einhältst.

Kurz gesagt: Notion ist für die Wartung, Aktualisierung und den Schutz der Systeme verantwortlich, die Notion zugrunde liegen, während Notion-Nutzer/-innen für den Schutz ihrer Kontozugangsdaten, die Verwaltung des Workspace-Zugriffs für Mitglieder und Gäste sowie die Einhaltung der Inhalts- und Nutzungsrichtlinien und anderer relevanter Bedingungen verantwortlich sind.

Notion ist für die Wartung und Aktualisierung seiner Systeme verantwortlich, einschließlich der Server, der Software und der Unternehmenshardware von Notion. Notion ist zudem für den Schutz des Zugriffs auf seine Kernsysteme und die Gewährleistung der Sicherheit seiner Daten verantwortlich. Es liegt ebenfalls in der Verantwortung von Notion, die Netzwerksicherheit über seine Systeme hinweg zu implementieren und zu verwalten.

Du bist dafür verantwortlich, deine Anmeldeinformationen zu schützen und den Zugriff auf Notion Workspace auf bekannte und vertrauenswürdige Kolleg:innen zu beschränken. Von dir wird erwartet, dass du die Richtlinien von Notion bezüglich der Datenspeicherung und -verwaltung einhältst – dazu gehört, dass du nur geeignete Materialien in Notion speicherst und Daten innerhalb des Produkts sicher verwaltest. Zudem wird von dir erwartet, dass du die Nutzungsbedingungen von Notion und andere relevante Richtlinien jederzeit einhältst.

Du kannst granulare Berechtigungen für geteilte Inhalte zusätzlich zum allgemeinen Kontozugriff einrichten. Es wird von dir erwartet, dass du die Zugriffsberechtigungen in deinen Workspaces regelmäßig überprüfst und aktualisierst. Wenn du dich dafür entscheidest, über ein Passwort auf Notion zuzugreifen, solltest du starke, eindeutige Passwörter verwenden, um die Dienste zu nutzen, und die Wiederverwendung von Anmeldeinformationen bei anderen Diensten vermeiden. Zudem solltest du deine Anmeldeinformationen gemäß deinen eigenen internen Richtlinien aktualisieren und dies tun, falls externe Sicherheitsverletzungen bei diesen Informationen bekannt werden.

Wir erwarten von dir, dass du deine Anmeldeinformationen nicht mit anderen oder interessierten Parteien teilst. Wo möglich, wirst du dringend dazu ermutigt, Zwei-Faktor-Authentifizierungsmethoden zu implementieren, um dein Konto zusätzlich abzusichern. Es wird von dir erwartet, dass du ein individuelles Konto führst und keine geteilten Konten nutzt. Du kannst den Zugriff von Teammitgliedern verwalten, um weiteren Teammitgliedern Zugang zu relevanten Seiten und Workspaces zu gewähren, und dabei Berechtigungen granuliert steuern, sodass jedem Mitglied der angemessene Zugriff zuteilwird.

Du wirst außerdem erwartet, die Aktivitäten deiner Teammitglieder zu überwachen und bei Feststellung verdächtiger Vorgänge angemessen zu handeln – dazu zählt auch der Widerruf unbefugter oder veralteter Benutzersitzungen (verfügbar über den Enterprise Plan). Wenn ein Teammitglied dein Team oder deinen Workspace verlässt, solltest du für dieses Mitglied und alle zugehörigen Konten den Zugriff umgehend widerrufen.

Du wirst erwartet, die Systeme von Notion verantwortungsbewusst und im vorgesehenen Rahmen zu nutzen. Das bedeutet, dass du Handlungen vermeidest, die die Systemressourcen überlasten oder überbeanspruchen könnten. Du darfst nicht versuchen, Systembeschränkungen oder Sicherheitsmaßnahmen zu umgehen oder zu testen. Falls du von potenziellen Sicherheitslücken erfährst oder Systemmissbrauch feststellst, solltest du diese Vorfälle umgehend an Notion melden.

Du bist dafür verantwortlich, ordnungsgemäße Datenverwaltungspraktiken aufrechtzuerhalten – dazu gehört die Erstellung regelmäßiger Backups wichtiger Informationen, die Einhaltung etablierter Richtlinien zur Datenspeicherung und die rechtzeitige sowie sichere Löschung sensibler Informationen, wenn diese nicht mehr benötigt werden. Es wird von dir erwartet, dass du vollständige und korrekte Kontoinformationen an Notion übermittelst. Falls du feststellst, dass falsche Daten übermittelt wurden, solltest du die Angaben umgehend korrigieren.

Durch die Einhaltung dieses Modells der geteilten Verantwortung tragen sowohl Notion als auch seine Nutzer/-innen zu einer sicheren, effizienten und produktiven Arbeitsumgebung bei.