ייבוא מ-Asana

ייבוא מ-Asana מאפשר לך להעביר את הצוותים, הפרויקטים והמשימות של הארגון שלך מ-Asana ל-Notion. כל חבר בכל תוכנית יכול לנצל את כלי הייבוא מ-Asana.

• פרויקטים ב-Asana → פרויקטים ב-Notion

• משימות ב-Asana → משימות ב-Notion

• צוותים ב-Asana → מרחבי צוות ב-Notion

• ארגונים או סביבות עבודה ב-Asana → סביבות עבודה ב-Notion

• מאגרי ידע של הפרויקטים והמשימות שלך מקושרים זה לזה, בהתאם ל-תבנית הפרויקטים והמשימות שלנו.

• ייבוא של עד ~6,000 משימות ו-~200 פרויקטים. ייבואים גדולים יותר עלולים להיכשל.

  • טיפ: פצל העברות גדולות למספר אצוות.

• מגבלת קצב קבצים מצורפים: כל סביבת עבודה יכולה לייבא כ-100–120 קבצים מצורפים ביום.

  • טיפ: פזר ייבואים עתירי קבצים מצורפים על פני מספר ימים.

• ברגע שהייבוא מתחיל, באפשרותך לסגור את הדפדפן בבטחה. נשלח לך אימייל כשהייבוא יושלם.

• סקור את התקדמות הייבוא שלך ב-הגדרות → ייבוא. שם תוכל לראות את סטטוס הייבוא שלך ואת הייבואים שהושלמו.

לפני שמתחילים

• עליכם להיות משויכים לצוות ב-Asana, אפילו אם אתם היחידים בצוות.

• ניתן לייבא רק סביבת עבודה אחת של Asana ל-Notion בכל פעם.

• כל צוות ב-Asana יובא למרחב צוות אחד ב-Notion.

• פרויקטים מרובים שיובאו למרחב צוות אחד יועברו לאותם מאגרי ידע של פרויקטים ומשימות. כדי לייבא למאגרים נפרדים, יש לבצע את הייבוא באצוות.

ייבוא ל-Notion

1. עבור ל-הגדרות בסרגל הצד שלכם → ייבוא → ייבוא מצד שלישי → Asana. לחלופין, השתמשו בפקודה /asana בדף ובחרו באפשרות תחת ייבוא.

2. יש להתחבר ל-Asana ולהעניק את ההרשאות המבוקשות.

3. תחת בחר סביבת עבודה של Asana, בחרו את סביבת העבודה שברצונכם לייבא.

4. יש לבחור את הפרויקטים שברצונכם לייבא.

5. יש לבחור היכן לייבא את הפרויקטים שלכם. ניתן לשלוח אותם למרחב צוות, שבו Notion תיצור מאגר ידע חדש של פרויקטים ומשימות, או לבחור מאגר ידע קיים של פרויקטים. יוצגו רק מאגרי ידע מסוג פרויקטים עם מאגר ידע מקושר של משימות אותם ניתן לערוך.

6. יש לסמן את התיבה ליד שם סביבת העבודה שלכם כדי להחריג פרויקטים שהושלמו או לבחור את כל הפרויקטים בהתאם לצורך.

7. יש לבחור הבא.

8. יש לבחור בחירת כל המאפיינים (ברירת מחדל) או התאמה אישית של מאפיינים. יש לשים לב שחלק ממאפייני ברירת המחדל חייבים להיות מיובאים.

9. יש לבחור אם מאפיין ה-Status ב-Notion צריך להיות ממופה למאפיין ה-Section או למאפיין ה-Completed ב-Asana.

10. יש לבחור ייבוא.

אם תייבא למרחב צוות, פרויקטי ה-Asana והמשימות שלך יובאו למאגרי ידע של פרויקטים ומשימות ב-Notion, המאוכלסים מראש במספר תצוגות. אם בחרת במאגר ידע קיים של פרויקטים כיעד, הפרויקטים שלך יתווספו למאגר ידע זה, כשהמשימות שלהם יתווספו למאגר הידע המקושר של המשימות, תוך שימוש במיפוי המאפיינים שהגדרת במהלך הייבוא.

תצוגות מאגרי הידע של הפרויקטים

• Active (table view): מציג פרויקטים עם סטטוס 'לביצוע' או 'בתהליך'.

• תצוגת ציר זמן: מציגה את שם הפרויקט, הסטטוס, הבעלים ושיעור ההשלמה.

• תצוגת לוח: מקבצת פרויקטים לפי סטטוס (תכנון, צבר, במסלול), ממוינים לפי עדיפות יורדת.

• הכל (תצוגת טבלה): מציגה את כל הפרויקטים שיובאו.

תצוגות מאגר הידע של המשימות

• לפי פרויקט (תצוגת טבלה): כל המשימות מקובצות לפי פרויקט.

• תצוגת לוח: משימות מקובצות לפי סטטוס, ממוינות לפי עדיפות יורדת.

• כל המשימות (תצוגת טבלה): כל המשימות שיובאו.

• שלי (תצוגת טבלה): משימות שהוקצו לך.

• תצוגת לוח שנה: משימות לפי תאריך עם מקבל/ת ההקצאה וסטטוס.

עם סיום הייבוא, תקבל יומן ייבוא במקטע פרטי בסרגל הצד שלך, הכולל סיכום ומרחב הצוות של Notion שאליו יובא התוכן שלך.

• אימות OAuth של Asana עשוי לדרוש אישור מנהל מערכת בהתאם להגדרות הארגון או לתוכנית המנוי שלך. היקף הייבוא מוגבל למה שהמשתמש המאומת יכול לגשת אליו.

  • יש לבקש ממנהל ה-Asana שלכם לאשר מראש את אפליקציית ה-OAuth של Notion.

• שדות מותאמים אישית עשויים שלא להתמפות ביחס של 1:1 למאפייני Notion. ייתכן שיהיה צורך להוסיף שדות מסוימים באופן ידני לאחר הייבוא. עבור הגדרות עתירות אוטומציה, יש לשקול להשתמש בכלי כמו Zapier או Make.

• הייבוא הוא אירוע חד-פעמי; שינויים עתידיים ב-Asana לא ישתקפו באופן אוטומטי ב-Notion.

• יש לוודא שפרויקטים משויכים ל-צוות ב-Asana כדי שיופיעו בכלי הייבוא.

  • יש לוודא שכל הפרויקטים משויכים לצוותים לפני תחילת התהליך.

• פרויקטים לא מופיעים ב-Notion

  • מדוע זה קורה: פרויקטים אינם מקושרים לצוות ב-Asana. כלי הייבוא של Notion מייבא רק פרויקטים השייכים לצוות.

  • לפתרון: ב-Asana, יש לשייך כל פרויקט חסר לצוות לפני הרצת הייבוא.

• ספירת המשימות אינה תואמת בין Notion ל-Asana

  • מדוע זה קורה: ב-Asana, ניתן לקשר משימות משנה ישירות לפרויקטים ולספור אותן בסיכומי הפרויקט. ב-Notion, משימות משנה נמצאות רק תחת משימות האב שלהן ואינן קשורות ישירות לפרויקטים.

  • לפתרון: יש לבדוק אם משימות משנה מקושרות ישירות לפרויקטים ב-Asana. יש לצפות להבדלים בספירה, אלא אם כן משימות משנה אלו מועלות ידנית ב-Notion.

• אני לא מצליח למצוא כמה לוחות מאותו פרויקט Asana לאחר הייבוא

  • מדוע זה קורה: כלי הייבוא מביא רק פרויקטים נבחרים; ייתכן שלוחות נמצאים בסביבת עבודה (workspace) או בצוות אחר ב-Asana; ייתכן שפרויקטים בארכיון או פרויקטים שהושלמו הוחרגו; או שהפעולה הסתיימה עם תוצאות חלקיות.

  • לפתרון: יש להפעיל מחדש את הייבוא ולבחור את הפרויקטים הספציפיים. יש לוודא שהם נמצאים באותה סביבת עבודה ובאותו צוות ב-Asana, לבטל את הסימון של "להחריג פרויקטים שהושלמו" במידת הצורך, לאמת את מרחב צוות היעד, ולעיין בדף יומן הייבוא שנוצר לאחר ההרצה.

כאשר הייבוא יושלם, תקבל יומן ייבוא במקטע פרטי בסרגל הצד שלך. ביומן זה תמצא סיכום של הייבוא שלך, כולל מרחב צוות ב-Notion שאליו יובאו הפרויקטים והמשימות שלך מ-Asana.