ปุ่มฐานข้อมูล

ปุ่มฐานข้อมูลเป็นพร็อพเพอร์ตี้ประเภทหนึ่งของฐานข้อมูลที่ช่วยให้เวิร์คโฟลว์ของคุณเป็นอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้ปุ่มเพื่ออนุมัติเอกสารหรือทำเครื่องหมายกิจวัตรประจำวันว่าเสร็จสิ้น เมื่อคลิกปุ่มฐานข้อมูล ปุ่มจะดำเนินการแทนคุณเพื่อช่วยประหยัดเวลา

• ปุ่มฐานข้อมูลมีให้ใช้งานในทุกแผน แต่การดำเนินการของปุ่มฐานข้อมูลบางอย่างมีให้ใช้งานเฉพาะในแผนชำระเงินเท่านั้น คุณสามารถดูข้อมูลเพิ่มเติม ด้านล่าง →

• หากใครบางคนมีสิทธิ์ การเข้าถึงเต็มรูปแบบ หรือ แก้ไขได้ ในฐานข้อมูล พวกเขาสามารถสร้างและแก้ไขปุ่มฐานข้อมูลได้

• หากใครบางคนมีสิทธิ์ การเข้าถึงเต็มรูปแบบ, แก้ไขได้ หรือ แก้ไขเนื้อหาได้ ในฐานข้อมูล พวกเขาสามารถคลิกปุ่มฐานข้อมูลได้

ในการเพิ่มพร็อพเพอร์ตี้ปุ่มฐานข้อมูล:

1. เลือกไอคอนแถบเลื่อนที่ด้านบนของฐานข้อมูล → แก้ไขพร็อพเพอร์ตี้ → พร็อพเพอร์ตี้ใหม่ → ปุ่ม

2. เพิ่มป้ายกำกับสำหรับปุ่มของคุณ เช่น อนุมัติ หรือ เสร็จสิ้น

3. เลือก แก้ไขอัตโนมัติ.

4. เลือก การดำเนินการใหม่ และเลือกการดำเนินการ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการดำเนินการของปุ่ม ด้านล่าง →

5. เพิ่มการดำเนินการเพิ่มเติมหากต้องการ จากนั้นเลือก บันทึก

ในขณะที่คุณตั้งค่าการดำเนินการของปุ่ม คุณสามารถดึงหน้า ผู้คน และอื่นๆ เข้ามาได้โดยใช้การกล่าวถึงและสูตร ในการดำเนินการนี้ ให้เลือก @ ในช่องหากคุณต้องการรวมวันที่ บุคคล หน้า หรือกลุ่ม เลือก ∑ ในช่องหากคุณต้องการสร้างสูตร ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้การกล่าวถึงและสูตร ด้านล่าง →

• แก้ไขพร็อพเพอร์ตี้ จะแก้ไขพร็อพเพอร์ตี้ของหน้าต่างๆ ในฐานข้อมูลที่คุณใช้งานอยู่ปัจจุบัน

• เพิ่มหน้าไปยัง จะเพิ่มหน้าไปยังฐานข้อมูลที่คุณเลือก และแก้ไขพร็อพเพอร์ตี้ของหน้านั้น

• แก้ไขหน้าใน จะแก้ไขหน้าและพร็อพเพอร์ตี้ในฐานข้อมูลที่คุณเลือก

• ส่งการแจ้งเตือนไปยัง จะส่งการแจ้งเตือนไปยังบุคคลที่ระบุในพื้นที่ทำงาน Notion ของคุณ ผู้รับของคุณสามารถเป็นบุคคลในพื้นที่ทำงานของคุณได้สูงสุด 20 คน หรือบุคคลที่เกี่ยวข้องกับพร็อพเพอร์ตี้บุคคล (People) บางอย่างในฐานข้อมูลของคุณ เพิ่มข้อความที่คุณต้องการให้ไปพร้อมกับการแจ้งเตือน

• ส่งอีเมลไปยัง จะส่งอีเมลจากบัญชี Gmail ของคุณไปยังผู้รับหนึ่งคนหรือมากกว่า การดำเนินการนี้มีให้สำหรับผู้ใช้ในแผนชำระเงินเท่านั้น ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนี้ด้านล่าง

• ส่งเว็บฮุค จะส่งคำขอ HTTP POST ไปยัง URL ที่ระบุ การดำเนินการนี้มีให้สำหรับผู้ใช้ในแผนชำระเงินเท่านั้น ดูข้อมูลเพิ่มเติมใน บทความนี้ →

• แสดงการยืนยัน จะเปิดหน้าจอยืนยันขนาดเล็กทุกครั้งที่มีคนคลิกปุ่ม ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้เพื่อแสดงคำเตือนก่อนที่หน้าหรือฐานข้อมูลจะถูกเปลี่ยนแปลงโดยปุ่ม

• เปิดหน้าหรือ URL จะเปิดหน้าที่เลือกหรือลิงค์ หากคุณเลือกตั้งค่าปุ่มให้เปิดหน้า Notion อาจเป็นหน้าที่มีอยู่แล้วหรือหน้าที่สร้างขึ้นภายในปุ่มนั้นเอง

• ส่งการแจ้งเตือน Slack ไปยัง จะส่งการแจ้งเตือนแบบกำหนดเองไปยังช่อง Slack ที่คุณต้องการ ฟีเจอร์นี้มีให้ใช้งานเฉพาะใน Plus, Business และ Enterprise เท่านั้น ดูข้อมูลเพิ่มเติม ที่นี่ →

• กำหนดตัวแปร จะช่วยให้คุณสร้างตัวแปรแบบกำหนดเองโดยใช้การกล่าวถึงและสูตร จากนั้นคุณสามารถใช้ตัวแปรนี้ในการดำเนินการของปุ่มฐานข้อมูลอื่นๆ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนี้ด้านล่าง

การดำเนินการ ส่งอีเมลไปยัง สำหรับปุ่มฐานข้อมูลจะส่งอีเมล จากบัญชี Gmail ของคุณ ไปยังที่อยู่อีเมลหนึ่งแห่งหรือมากกว่าเมื่อเกิดทริกเกอร์ สิ่งนี้มีประโยชน์หากคุณต้องการส่งอีเมลถึงใครบางคนเพื่อเตือนให้พวกเขาทำงานที่ค้างอยู่ให้เสร็จ หรือเพื่ออัปเดตทีมของคุณเกี่ยวกับสถานะของโครงการที่เปิดอยู่ทั้งหมดของคุณ

ในการตั้งค่าปุ่มเพื่อส่งอีเมล:

1. เลือก ••• ที่มุมขวาบนของฐานข้อมูลของคุณ → พร็อพเพอร์ตี้ → พร็อพเพอร์ตี้ใหม่ → ปุ่ม.

2. เลือก แก้ไขอัตโนมัติ.

3. เลือก Add action → Send mail to…

4. หากบัญชี Notion ของคุณเชื่อมต่อกับบัญชี Gmail อยู่แล้ว คุณจะเห็นที่อยู่อีเมลของคุณถัดจาก ส่งอีเมลจาก หากคุณต้องการใช้บัญชี Gmail อื่นสำหรับระบบอัตโนมัตินี้ ให้คลิกที่ที่อยู่อีเมลของคุณ → เพิ่มบัญชี Gmail

5. คุณสามารถตั้งค่าส่วนต่างๆ ของอีเมลของคุณได้ดังนี้:

   • To: นี่อาจเป็นพร็อพเพอร์ตี้บุคคล (เช่น Whoever triggered หรือ Page creator) บุคคลในพื้นที่ทำงานของคุณ หรือที่อยู่อีเมลเฉพาะ ที่อยู่อีเมลนี้สามารถเป็นภายนอกได้ โดยไม่จำเป็นต้องเป็นของบุคคลในพื้นที่ทำงานหรือองค์กรของคุณ

     • เลือก CC/BCC ถัดจากช่อง To เพื่อเลือก CC หรือ BCC บุคคลอื่นเพิ่มเติม

   • Subject: ป้อนหัวเรื่องสำหรับอีเมลของคุณ เลือก @ ในช่อง Subject หากคุณต้องการให้หัวเรื่องของคุณมีคุณสมบัติจากหน้าทริกเกอร์ เวลาหรือวันที่ บุคคลหรือกลุ่มในพื้นที่ทำงานของคุณ หรือลิงก์ไปยังหน้าในพื้นที่ทำงานของคุณ เลือก ∑ ในช่อง Subject หากคุณต้องการสร้างสูตรสำหรับหัวเรื่องของคุณ

   • Message: ป้อนข้อความสำหรับอีเมลของคุณ เลือก @ ในช่อง Message หากคุณต้องการให้ข้อความของคุณมีคุณสมบัติจากหน้าทริกเกอร์ เวลาหรือวันที่ บุคคลหรือกลุ่มในพื้นที่ทำงานของคุณ หรือลิงก์ไปยังหน้าในพื้นที่ทำงานของคุณ เลือก ∑ ในช่อง Message หากคุณต้องการสร้างสูตรสำหรับข้อความของคุณ

   • Send with display name: ชื่อที่แสดงทางเลือกนี้จะปรากฏถัดจากอีเมลของคุณเมื่อผู้รับได้รับอีเมล เลือก @ ในช่องชื่อที่แสดงหากคุณต้องการให้ชื่อที่แสดงของคุณมีคุณสมบัติจากหน้าทริกเกอร์ เวลาหรือวันที่ บุคคลหรือกลุ่มในพื้นที่ทำงานของคุณ หรือลิงก์ไปยังหน้าในพื้นที่ทำงานของคุณ เลือก ∑ ในช่องชื่อที่แสดงหากคุณต้องการสร้างสูตรสำหรับชื่อที่แสดงของคุณ

     

   • Send replies to: หากคุณต้องการให้การตอบกลับอีเมลของคุณถูกส่งไปยังบุคคลอื่นที่ไม่ใช่ที่อยู่อีเมลที่คุณใช้ส่ง คุณสามารถใช้การตั้งค่าทางเลือกนี้เพื่อส่งการตอบกลับไปยังพร็อพเพอร์ตี้บุคคล หรือบุคคลในพื้นที่ทำงานของคุณ

คุณสามารถกำหนดตัวแปรแบบกำหนดเองด้วยการกล่าวถึงและสูตร จากนั้นคุณสามารถใช้ตัวแปรนี้ในการดำเนินการปุ่มฐานข้อมูลอื่นๆ ได้ ในการกำหนดตัวแปร:

1. เลือก ••• ที่มุมขวาบนของฐานข้อมูลของคุณ → พร็อพเพอร์ตี้ → พร็อพเพอร์ตี้ใหม่ → ปุ่ม.

2. เลือก แก้ไขอัตโนมัติ.

3. เลือก การดำเนินการใหม่ → กำหนดตัวแปร.

4. คลิกที่ Variable 1 เพื่อตั้งชื่อตัวแปร แก้ไขสูตร หรือทำซ้ำตัวแปรนั้น คุณยังสามารถเลือก Add variable ได้อีกด้วย

5. เลือก @ หรือ ∑ ในช่องตัวแปรเพื่อกำหนดตัวแปรของคุณ

6. คุณสามารถใช้ตัวแปรเหล่านี้ในการดำเนินการปุ่มเพิ่มเติมได้

คุณสามารถใช้การกล่าวถึงและสูตรในการดำเนินการปุ่มของคุณเพื่อให้การทำงานอัตโนมัติของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น ตัวอย่างเช่น:

• คุณอาจต้องการระบุวันที่ในชื่อของหน้าใหม่ที่ปุ่มของคุณสร้างขึ้นในฐานข้อมูลเฉพาะ

• คุณอาจต้องการตั้งค่าปุ่มเพื่อส่งการแจ้งเตือนไปยังใครบางคนโดยกล่าวถึงหน้าเฉพาะเจาะจงในพื้นที่ทำงาน Notion ของคุณ

ในการรวมการกล่าวถึงหรือสูตรไว้ในการดำเนินการอัตโนมัติของปุ่มฐานข้อมูล:

1. เลือก ••• ที่มุมขวาบนของฐานข้อมูลของคุณ → พร็อพเพอร์ตี้ → พร็อพเพอร์ตี้ใหม่ → ปุ่ม.

2. เลือก แก้ไขอัตโนมัติ.

3. ค้นหาการดำเนินการที่มีอยู่หรือเลือก เพิ่มการดำเนินการ.

4. ในขณะที่คุณตั้งค่าการดำเนินการปุ่ม ให้เลือก @ ในช่องหากคุณต้องการรวมวันที่ บุคคล หน้า หรือกลุ่ม เลือก ∑ ในช่องหากคุณต้องการสร้างสูตร

5. เลือก บันทึก

เพื่อให้แน่ใจว่าระบบอัตโนมัติของคุณทำงานได้อย่างถูกต้อง เราจะช่วยให้คุณเข้าใจว่าระบบอัตโนมัติของคุณไม่ถูกต้องที่จุดใด

หากระบบอัตโนมัติของคุณพบข้อผิดพลาดใดๆ ในขณะที่คุณกำลังตั้งค่า:

• คุณจะเห็นข้อมูลเกี่ยวกับตำแหน่งและรายละเอียดของข้อผิดพลาดเหล่านั้นในขณะที่คุณกำลังสร้างหรือแก้ไขระบบอัตโนมัติ

• คุณจะไม่สามารถบันทึกระบบอัตโนมัติได้จนกว่าคุณจะทำการแก้ไขที่จำเป็นให้เรียบร้อย

หากระบบอัตโนมัติของคุณ เคยทำงานได้มาก่อนแต่กลับพบข้อผิดพลาด เป็นไปได้ว่า:

• ฐานข้อมูลที่ระบบอัตโนมัติของคุณกำลังเพิ่มข้อมูลเข้าไปหรือแก้ไขนั้นหายไป

• พร็อพเพอร์ตี้ของฐานข้อมูลที่ระบบอัตโนมัติของคุณกำลังแก้ไขนั้นหายไป

• การเชื่อมต่อกับบุคคลที่สาม เช่น Gmail หรือ Slack ไม่ถูกต้องอีกต่อไปหรือจำเป็นต้องได้รับการยืนยันตัวตน

คุณสามารถไปที่ระบบอัตโนมัติที่ขัดข้องและแก้ไขเพื่อให้สามารถใช้งานได้อีกครั้ง