Planification et disponibilité

Dans l’application de bureau et la version Web, vous pouvez indiquer et partager rapidement vos disponibilités pour faciliter la planification de vos réunions.

Les liens d’invitation se présentent sous deux formes : les liens ponctuels et les liens récurrents. Les liens ponctuels sont parfaits pour les réunions avec des personnes spécifiques à un moment précis. Les liens récurrents sont utiles pour les entretiens avec les utilisateurs, les ventes… Tout ce qui se produit souvent, mais avec des personnes différentes. Pour créer un lien d’invitation :

1. Sélectionnez Planification dans le panneau contextuel de gauche ou utilisez le raccourci clavier S.

2. Cliquez sur Créer un lien récurrent ou Créer un lien ponctuel.

3. Ajouter vos plages disponibles.

   • Récurrent : saisissez les plages disponibles pour chaque jour. Pour ajouter plusieurs plages horaires pour le même jour, cliquez sur le signe + à côté d’un créneau horaire.

   • Ponctuel : faites glisser le curseur sur le calendrier pour créer vos disponibilités. Vous pouvez également saisir des horaires.

4. Pour supprimer des créneaux de vos disponibilités :

   • Récurrent : pour supprimer un jour, cliquez sur ••• → Effacer le jour.

   • Ponctuel : pour supprimer un créneau, cliquez sur ••• → Supprimer.

5. Modifiez l’URL en cliquant sur Personnaliser le lien → à côté du lien.

6. Enfin, cliquez sur Créer.

Vous pouvez également ajouter :

• une date d’expiration ;

• des lieux ;

• des liens de visioconférence ;

• des numéros de téléphone ;

• une fenêtre de réservation, avec une durée minimale et maximale ;

• une description.

Une fois que vous avez cliqué sur Créer à côté de votre disponibilité, vous pouvez sélectionner ••• → Copier le lien d’invitation pour le partager rapidement. En cliquant sur ce lien, la personne à qui vous le partagez pourra voir vos disponibilités. Elle pourra alors choisir le créneau qui lui convient. Une fois cette opération effectuée, votre réunion apparaîtra automatiquement sur votre calendrier.

Si vous avez activé l’option Éviter les conflits, votre disponibilité sera mise à jour en fonction des conflits qui se présenteront dans votre emploi du temps. Tant que certains des créneaux réservés de votre calendrier restent disponibles, vous pouvez utiliser le même lien d’invitation pour plusieurs réservations.

Si vous avez autorisé plusieurs réservations lors du partage de vos disponibilités, les personnes qui ont planifié du temps avec vous en utilisant votre lien d’invitation peuvent accéder à la description de l’événement dans leur calendrier et cliquer sur un lien pour reprogrammer ou annuler cet événement. Elles peuvent choisir de reprogrammer la réunion à une heure différente ou bien de l’annuler. Elles peuvent également indiquer un motif de reprogrammation ou d’annulation. Toute modification apportée à l’événement sera inscrite dans le calendrier des participants.

La modification de la date et de l’heure n’est pas disponible si l’usage unique est activé pour un lien ponctuel.

Pour des raisons de sécurité, chaque fois qu’un lien est utilisé pour reprogrammer ou annuler une réunion, un nouveau lien est généré dans la description de l’événement.

Si vous avez autorisé plusieurs réservations lors du partage de votre disponibilité, toute personne qui planifie du temps avec vous à l’aide de votre lien peut ouvrir l’événement dans son calendrier et cliquer sur le lien Reporter ou Annuler dans la description de l’événement. Elle peut choisir une nouvelle heure ou annuler complètement la réunion. Il est également possible d’inclure un motif pour la modification.

• Toutes les mises à jour apparaîtront automatiquement sur les calendriers de chacun.

• Pour des raisons de sécurité, chaque fois que quelqu’un utilise un lien de report ou d’annulation, un nouveau lien est généré et ajouté à la description de l’événement.

Vous pouvez afficher et gérer tous vos liens d’invitation actifs en allant dans Planification dans le panneau contextuel de gauche, ou en utilisant le raccourci clavier S.

À côté d’un lien particulier, sélectionnez 🔗 pour copier son URL. Vous pouvez également sélectionner ••• pour copier ou modifier un lien d’invitation.