Connecter vos agents à Google Drive (bêta)

Vous pouvez connecter votre agent Notion ou vos custom agents à Google Drive afin qu’ils puissent rechercher, consulter, écrire et mettre à jour des fichiers en temps réel.

Cette connexion est liée à la personne qui l’a configurée. Lorsque votre agent utilise Google Drive, il vérifie votre Drive en temps réel. Notion n’enregistre ni n’indexe rien. L’agent peut uniquement accéder aux fichiers dont vous êtes propriétaire, à ceux qui ont été partagés avec vous et aux Drive partagés auxquels vous avez accès.

• Assurez-vous de pouvoir vous connecter au compte Google que vous souhaitez utiliser.

• Vous devez être membre de l’espace de travail, et non y avoir un accès invité. L’IA de Notion doit aussi y être activée.

• La personne propriétaire de votre Google Workspace devra peut-être approuver Custom Agents For Drive avant que vous puissiez vous connecter. Si Google Drive n’est pas approuvé pour votre espace de travail, demandez à un·e propriétaire de l’espace de travail de le faire. Quand un·e propriétaire de l’espace de travail se connecte, Google Drive est automatiquement approuvé pour l’espace de travail.

• Examinez les autorisations affichées par Google avant d’autoriser l’accès.

• Si votre espace de travail contrôle les connexions autorisées, un·e propriétaire de l’espace de travail devra peut-être activer Google Drive pour les custom agents.

• La connexion des custom agents à Google Drive est différente du connecteur Google Drive de l’IA de Notion, destiné à l’agent Notion.

Vous pouvez connecter Google Drive de deux façons. Connectez votre compte Google depuis vos paramètres, puis ajoutez-le aux agents de votre choix. Vous pouvez aussi ajouter Google Drive directement depuis un agent.

Connecter depuis vos paramètres

C’est le moyen le plus rapide si vous souhaitez utiliser le même compte Google avec plusieurs agents.

1. Accédez à Paramètres → Connexions.

2. Sélectionnez Google Drive.

3. Sélectionnez Votre compte → Connecter votre compte Google Drive.

4. Choisissez Accès limité ou Accès complet, puis sélectionnez Connecter.

5. Lisez le rappel, puis sélectionnez Continuer vers Google.

6. Connectez-vous avec le compte Google que vous souhaitez utiliser.

7. Sur l’écran Google suivant, cochez toutes les cases Drive. À défaut, vos agents ne pourront pas s’exécuter.

Votre compte Google est désormais connecté à Notion. Vous pouvez ajouter Google Drive à n’importe quel custom agent depuis ses paramètres d’outils et d’accès.

Connecter depuis un agent

1. Ouvrez le custom agent que vous souhaitez mettre à jour.

   • L’agent Notion utilise le compte Google que vous connectez dans

     Paramètres → Connexions. Il n’y a rien d’autre à configurer dans l’agent Notion.

2. Accédez aux Paramètres → Outils et accès de l’agent.

3. Sélectionnez + Ajouter une connexion → Google Drive.

4. Suivez les étapes pour vous connecter à Google et autoriser l’accès. Sur l’écran Google suivant, cochez toutes les cases Drive. À défaut, vos agents ne pourront pas s’exécuter.

   • Facultatif : choisissez des Drive ou des dossiers partagés pour limiter l’accès de l’agent.

5. Cliquez sur Enregistrer.

Une fois la connexion établie, vous pouvez choisir précisément les éléments auxquels votre agent a accès. Dans les paramètres Outils et accès de l’agent, sélectionnez les fichiers ou dossiers Drive qu’il pourra consulter et modifier.

Pour garantir une qualité optimale, mentionnez Google Drive dans les instructions de votre custom agent ou dans votre instruction adressée à l’agent Notion lorsque vous souhaitez qu’il recherche ou mette à jour des fichiers Drive.

Lorsque vous ajoutez Google Drive, vous choisissez l’étendue des actions possibles pour l’agent. Vous pourrez modifier ce choix ultérieurement.

• Accès limité : votre agent peut consulter tous les fichiers que l’utilisateur peut lire, mais il ne peut modifier que les fichiers qu’il a créés ou que l’utilisateur ou l’utilisatrice a sélectionnés.

• Accès complet : votre agent dispose des mêmes autorisations que l’utilisateur ou utilisatrice dans Drive. Il peut lire et modifier tous les fichiers que l’utilisateur ou utilisatrice peut lire et modifier.

Votre niveau d’accès s’applique à tous vos agents. Pour le modifier, reconnectez Google Drive et choisissez Mettre à jour l’accès à Google Drive. L’agent Notion utilise toujours votre niveau d’accès complet. Pour limiter un custom agent à certains fichiers ou dossiers, utilisez ses paramètres Outils et accès.

Google vous demande d’approuver l’accès : c’est une étape normale. Choisissez votre compte Google, examinez les autorisations demandées, puis continuez. Google affiche ensuite les autorisations Drive correspondant au niveau d’accès choisi. La connexion est établie dès que Notion indique que Google Drive est connecté.

Vous n’aurez peut-être pas besoin de l’approbation d’un·e admin : de nombreux espaces Google Workspace permettent de connecter soi-même de nouvelles applications. Si votre admin n’a pas défini de règle pour Custom Agents For Drive, vous pourrez peut-être vous connecter tout de suite. Si un·e admin définit une règle pour l’application, c’est elle qui s’applique.

Notion indique « Connexion établie » sans que vous ayez vu l’écran de connexion Google : Notion réutilise peut-être une connexion Google Drive que vous aviez déjà configurée. C’est normal si elle fonctionne toujours. Si le mauvais compte Google est utilisé ou si Drive ne fonctionne pas, supprimez Google Drive dans Outils et accès, puis reconnectez-vous avec le compte souhaité.

Vous pouvez retirer Google Drive de tous les agents qui l’utilisent ou d’un seul agent.

Supprimer votre compte de tous les agents

Cela déconnecte votre compte Google de tous les agents qui l’utilisaient.

• Accédez à Paramètres → Connexions, puis sélectionnez Google Drive.

• Sélectionnez Votre compte.

• À côté de votre compte connecté, sélectionnez Déconnecter et confirmez.

Supprimer Google Drive d’un agent

1. Ouvrez l’agent et accédez à Outils et accès.

2. Sélectionnez les trois points en regard de la connexion Google Drive.

3. Sélectionnez Déconnecter.

Quand vous connectez un custom agent à Google Drive, vous pouvez configurer un déclencheur pour qu’il vérifie les modifications apportées aux fichiers. Indiquez un dossier ou un lien Drive, puis choisissez la fréquence de vérification. Si une modification est apportée, l’agent le détecte et lance une exécution. Vous pouvez surveiller un dossier ou un Drive partagé. Seuls les fichiers situés directement dans le dossier sont surveillés. Les modifications dans les sous-dossiers ne déclenchent pas l’agent, et vous ne pouvez pas surveiller l’intégralité de Mon Drive.

Essayez l’une de ces instructions pour tester la connexion de votre agent à Google Drive :

• « Cherche “feuille de route” dans Google Drive et dis-moi ce que tu trouves. »

• « Crée un Google Doc intitulé “Récap hebdomadaire” avec un court résumé de cette semaine. »

Une fois connecté à Google Drive, votre agent peut effectuer les actions suivantes :

• Effectuer des recherches dans les documents, tableurs et présentations auxquels vous avez accès.

• Modifier des documents Google Docs, Sheets et Slides existants, en fonction de l’accès que vous accordez. Pour les autres fichiers, comme les PDF ou les documents Word, votre agent peut enregistrer une version mise à jour en tant que nouveau fichier.

• Copier, déplacer, renommer et placer des fichiers dans la Corbeille.

• Lire et résumer le contenu d’un fichier en temps réel.

• Lire le texte d’un PDF.

• Créer de nouveaux documents, feuilles de calcul, présentations et dossiers.

• Actionner un déclencheur lorsque des fichiers sont mis à jour.

Types de fichiers pris en charge par votre agent

Votre agent peut lire les documents Google Docs, Sheets et Slides, ainsi que les fichiers PDF, Word, Excel, PowerPoint, CSV et le texte brut (y compris HTML, JSON, XML et YAML). Les fichiers importés, tels que les PDF et les fichiers Office, peuvent peser jusqu’à 10 Mo. Pour les documents Google Docs, Sheets ou Slides très volumineux, votre agent peut ne lire qu’une partie du fichier à la fois.

Il ne peut pas lire les fichiers Google Drawings, Google Maps, Google Forms, les images, les vidéos, les fichiers audio ou les fichiers zip. Si vous lui en indiquez un, votre agent vous informera qu’il ne peut pas ouvrir le fichier. Pour Google Drawings et d’autres types de fichiers Google, il vous demandera d’ouvrir le fichier dans Google Drive à la place.

Votre agent a accès uniquement aux éléments auxquels le compte Google connecté peut accéder. Si ce compte Google perd l’accès à un fichier ou à un dossier, il en est de même pour l’agent.

Les éditeurs peuvent supprimer la connexion Google Drive d’un custom agent. Seule la personne qui a connecté l’agent à Google Drive peut étendre son accès, par exemple en ajoutant d’autres dossiers.

Mieux vaut limiter l’accès aux Drive ou dossiers partagés dont votre custom agent a besoin. Cela aide l’agent à rester concentré et réduit les risques.

Si un custom agent est partagé, toute personne qui y a accès peut interroger le Google Drive auquel il est connecté.

• Se connecter à plus d’un compte Google.

• Cette connexion ne fonctionne qu’avec les fichiers de votre Google Workspace. Si un fichier est partagé depuis un autre Google Workspace, le custom agent ne pourra pas y accéder.

• Si le custom agent est partagé, toute personne pouvant utiliser l’agent peut également effectuer des recherches dans le Drive auquel il est connecté.

« L’admin de votre établissement doit passer en revue cette application »

Vous verrez ce message lorsque votre organisation n’a pas approuvé une ou plusieurs des autorisations dont l’application a besoin. Seul·e un·e admin peut résoudre ce problème.

1. Sélectionnez Demander l’accès.

2. Votre admin Google Workspace reçoit la demande sous Applications en attente de révision.

3. Essayez de vous reconnecter une fois que votre admin a approuvé l’application et toutes ses autorisations.

« Accès bloqué : erreur d’autorisation »

Ce message apparaît lorsque votre admin a bloqué l’application pour votre compte ou votre groupe. Contactez votre admin Google Workspace : l’accès à Custom Agents For Drive doit être autorisé pour votre groupe avant que vous puissiez vous connecter.

Cela fonctionnait avant, mais plus maintenant

Votre accès Google a peut-être expiré ou a été désactivé, ou votre admin a peut-être modifié une règle.

1. Reconnectez Google Drive sous Outils et accès.

2. Si Google affiche un blocage imposé par l’admin, contactez l’admin de votre espace de travail.

3. Si Google vous laisse accéder à votre compte, mais que Notion ne parvient toujours pas à se connecter, contactez le service client de Notion et partagez le message d’erreur affiché.

Pour permettre à quelqu’un de se connecter, autorisez Custom Agents For Drive pour son groupe (unité organisationnelle) et approuvez chaque autorisation Google demandée par son niveau d’accès.

Comment Google décide quelles applications les utilisateurs peuvent connecter

Dans votre console d’administration, sous Contrôles API → Paramètres → Applications tierces non configurées, le paramètre par défaut permet de connecter de nouvelles applications sans intervention de votre part. Avec ce paramètre par défaut, les utilisateurs et utilisatrices peuvent connecter Custom Agents For Drive sans votre validation, sauf si vous avez défini une règle propre à cette application.

Les autres paramètres autorisent uniquement les informations de connexion Google de base ou bloquent toutes les nouvelles applications. Toute règle que vous définissez pour une application spécifique remplace le paramètre par défaut. Les invité·es sont géré·es via leur propre groupe.

Ce paramètre régit l’accès aux applications lors de la connexion. Les installations via Google Workspace Marketplace sont gérées séparément.

Configurer Notion Agents For Drive

Configurer l’application vous-même permet aux utilisateurs et utilisatrices de se connecter même lorsque les nouvelles applications sont limitées à la connexion de base ou bloquées.

1. Ouvrez Console d’administration → Sécurité → Contrôle des accès et des données → Contrôles API → Contrôle de l’accès aux applications.

2. Ouvrez Applications configurées, puis sélectionnez Configurer une nouvelle application.

3. Effectuez une recherche à l’aide de cet ID client OAuth exact :

   69206789846-avkmfeq0epeducrkoutjo361r8p5h103.apps.googleusercontent.com

4. Choisissez les groupes dont les membres doivent pouvoir se connecter.

5. Choisissez Approuvé pour accorder toutes les autorisations demandées par l’application, ou Données Google spécifiques et incluez toutes les autorisations de connexion Drive et Google nécessaires.

6. Passez en revue vos choix et sélectionnez Terminer.

7. Demandez à la personne de se reconnecter une fois la modification appliquée.

Examiner une demande d’application

Lorsque vous examinez une demande, vérifiez les points suivants :

• L’application est Custom Agents For Drive.

• Elle est autorisée pour le groupe de la personne.

• Chaque autorisation de connexion Drive et Google est approuvée.

• Une règle de sous-groupe ne bloque pas l’application à votre insu.

Pour Données Google spécifiques, sélectionnez toutes les autorisations demandées par la connexion.

Les modifications apportées à Google Workspace peuvent prendre un certain temps. Demandez à la personne de se reconnecter une fois la modification appliquée.