Propriétés des bases de données

Pour créer votre première propriété dans une base de données, cliquez sur Ajouter une propriété. Donnez un nom à votre propriété, puis choisissez un type de propriété.

Pour ajouter une propriété à une base de données qui en possède déjà :

• Sélectionnez + à côté de la propriété située le plus à droite. Donnez un nom à votre propriété, puis choisissez un type de propriété.

• Dans la vue Table, cliquez sur une propriété existante → Insérer à gauche ou Insérer à droite en fonction de l’endroit où vous souhaitez ajouter votre nouvelle propriété dans votre table. Donnez un nom à votre propriété, puis choisissez un type de propriété.

Pour gérer et modifier les propriétés d’une base de données, ouvrez le menu Paramètres en haut de la base de données et sélectionnez Modifier les propriétés.

Depuis cette interface, vous pouvez :

• Rechercher une propriété

• Créer une Nouvelle propriété

• Cliquez dans une propriété spécifique pour la modifier. Vous pouvez ajuster les paramètres propres à cette propriété (par exemple, insérer un retour à la ligne dans une propriété de texte), dupliquer ou Supprimer une propriété.

Vous pouvez également modifier des propriétés individuelles en cliquant directement dessus dans votre base de données. Cela ouvrira un menu où vous pourrez modifier le nom de la propriété, filtrer ou trier par cette propriété, effectuer des calculs, et plus encore.

Si vous souhaitez que des propriétés spécifiques soient masquées ou affichées dans une vue de base de données :

1. Ouvrez le menu Paramètres en haut de la base de données.

2. Sélectionnez Visibilité des propriétés.

3. Sélectionnez l’icône 👁️ à côté d’une propriété pour la masquer ou l’afficher.

Une donnée ajoutée dans une propriété est appelée une valeur. La façon dont vous modifiez les valeurs diffère pour chaque type de propriété. Voici quelques exemples :

• Avec les propriétés Sélection et Sélection multiple , pour ajouter des étiquettes, rentrez votre texte, puis appuyer sur la touche Entrée après chaque saisie. L’attribution des couleurs est aléatoire.

  • Vous pouvez ajouter autant d’étiquettes uniques que vous souhaitez dans ces menus. Si vous rentrez une valeur qui existe déjà, Notion sélectionnera automatiquement la valeur existante.

  • Modifiez les noms et les couleurs des étiquettes, ou supprimez-les en cliquant sur le champ Propriété (c’est-à-dire la cellule du tableau), puis sur ••• qui apparaît à droite lorsque vous survolez une propriété.

  • Pour réorganiser les étiquettes, faites-les glisser à l’aide de l’icône ⋮⋮ à leur gauche.

• Pour les propriétés de Date  , cliquer pour ajouter des données fera apparaître le sélecteur de dates. Cliquez sur une nouvelle date pour la sélectionner.

  • Cliquez sur Rappel pour définir dans cette propriété un rappel qui vous alertera à une date et heure précises.

  • Activez Date de fin pour définir un intervalle de temps dans cette propriété.

  • Activez Inclure l’heure pour choisir une heure spécifique, en plus du jour.

  • Cliquez sur Format de date et fuseau horaire pour modifier les formats de la date, de l’heure, et le fuseau horaire.

  • Cliquez sur Effacer pour rétablir un champ de date vide.

• Avec les propriétés Fichiers et médias , cliquer sur la valeur du champ affichera un menu contextuel pour importer un fichier, ou coller un lien d’intégration.

  • Vous pouvez également faire glisser un fichier depuis votre ordinateur vers la propriété pour l’importer dans cette propritété.

  • Vous pouvez ajouter plusieurs fichiers à la fois dans chaque champ.

  • Cliquez sur l’icône ••• à droite d’un fichier chargé pour le Supprimer, le Télécharger, l’afficher en Plein écran ou Afficher l’original.

  • Utilisez l’icône de poignée ⋮⋮ à gauche pour réorganiser ces fichiers.

• Dans une propriété Personne, vous pouvez identifier des membres ou des invités de votre espace de travail.

  • Tapez leur nom et appuyez sur Entrée après chaque nom.

  • Pour enlever une personne, cliquez sur son nom, puis sur X à droite de son nom.

• Des valeurs apparaissent automatiquement pour les propriétés Date de création, Créé par, Dernière modification, Dernière modification par.

• Saisissez (ou collez) directement les valeurs dans le champ des propriétés URL, Adresse e-mail, Téléphone et Nombre , comme vous le feriez pour une propriété Texte.

• La modifictaion des valeurs des propriétés Relation et Agrégation nécessite plusieurs étapes.

Pour que les bases de données restent rapides et fiables, chaque base de données peut contenir jusqu’à 500 propriétés. Si vous atteignez cette limite, vous ne pourrez pas ajouter de nouvelles propriétés tant que vous n’en aurez pas supprimé certaines.

Si vous essayez d’ajouter une propriété au-delà de cette limite, un message d’erreur s’affiche et la nouvelle propriété n’est pas créée.

Si vous atteignez la limite, essayez les étapes suivantes :

• Supprimez les propriétés inutilisées dont vous n’avez plus besoin.

• Regroupez les propriétés similaires (par exemple, combinez plusieurs propriétés « État » ou « Catégorie »).

Pour vous aider à distinguer visuellement vos éléments de base de données les uns des autres, vous pouvez attribuer une couleur aux pages de base de données en fonction de certaines conditions. Par exemple, vous souhaitez peut-être que toutes les tâches en retard dans une base de données de tâches s’affichent en rouge.

Pour appliquer une couleur conditionnelle à une vue de base de données :

1. Sélectionnez l’icône du curseur en haut de votre vue de base de données.

2. Sous Paramètres de la vue, sélectionnez Couleur conditionnelle.

3. Sélectionnez Nouveau paramètre de couleur.

4. Sélectionnez la propriété de la base de données que vous souhaitez colorer.

5. Ouvrez la liste déroulante à côté du nom de la propriété et définissez une règle pour le paramètre de couleur.

6. Sélectionnez une couleur d’arrière-plan de page.

   • Le cas échéant, vos pages de base de données correspondront par défaut à la couleur des valeurs de propriété qui leur sont associées. Par exemple, si votre propriété de priorité a P0 en rouge et P1 en orange et que vous colorez votre base de données par priorité, toutes les pages P0 seront affichées en rouge et toutes les pages P1 seront affichées en orange. Vous pouvez modifier cela à tout moment !

7. Si vous êtes en vue Table, ouvrez le menu à côté de Appliquer à et choisissez si vous souhaitez appliquer la couleur à toute la ligne ou uniquement à la propriété à laquelle votre règle s’applique.

8. Sélectionnez Ajouter une autre condition pour créer des règles de couleur supplémentaires pour votre vue de base de données.

• La couleur conditionnelle est disponible sur les vues suivantes :

  • Table

  • Notion Calendar

  • Chronologie

  • Liste

  • Tableau

  • Fil d’actualité

• La couleur conditionnelle peut être appliquée en fonction des propriétés suivantes :

  • Sélection

  • Sélection multiple

  • État

  • Titre

  • Texte

  • Nombre

  • Date

  • Personne

  • Case à cocher

  • Formules

  • Relations

  • Agrégations

• Les paramètres de couleur conditionnelle sont créés au niveau de la vue. Différentes vues de base de données peuvent avoir des paramètres de couleur conditionnelle différents, et les paramètres de couleur conditionnelle appliqués à une vue de base de données ne s’appliqueront pas automatiquement aux autres vues de la base de données. Cependant, lorsque vous dupliquez une vue, ses paramètres de couleur seront également dupliqués.

• La couleur conditionnelle s’applique au niveau de la page ; pour le moment, il n’est pas possible de colorer des propriétés spécifiques dans une page ou une carte. La couleur s’applique à l’arrière-plan entier d’une page.

• Pour appliquer une couleur conditionnelle à une propriété et non à une page entière de la base de données, vous devez être dans une vue Table d’une base de données.

Pour supprimer un paramètre de couleur :

1. Sélectionnez l’icône du curseur en haut de votre vue de base de données.

2. Sous Paramètres de la vue, sélectionnez Couleur conditionnelle.

3. Sélectionnez 🗑️ à côté du paramètre que vous souhaitez supprimer.

Vous pouvez laisser des commentaires dans les propriétés des bases de données uniquement lorsque vous êtes en vue Table ou lorsque vous ouvrez une page de base de données.

Pour commenter une propriété lorsque vous êtes en vue Table :

1. Survolez une propriété d’un élément de base de données.

2. Sélectionnez l’icône 💬 qui s’affiche.

3. Entrez votre commentaire.

Pour commenter une propriété dans une page de base de données :

1. Passez le curseur sur une propriété.

2. Sélectionnez l’icône 💬 qui s’affiche ou sélectionnez ⋮⋮ à gauche de la propriété → Commentaire.

3. Entrez votre commentaire.

Une fois le commentaire créé, l’icône 💬 s’affiche à côté de la propriété à laquelle il est relié. Vous pouvez sélectionner 💬 pour voir le commentaire et l’ajouter à la conversation.

Vous pouvez attribuer des niveaux d’accès spécifiques aux personnes mentionnées dans une propriété de type « person » ou « Créée par » dans une page de base de données. En savoir plus à ce sujet ici →