Connecter Salesforce à Notion

Une synchronisation Salesforce gérée crée une base de données Notion pour les comptes, contacts et opportunités que vous choisissez. Notion importe les enregistrements existants et vérifie les modifications dans Salesforce chaque minute.

Ce guide couvre la Synchronisation de base de données dans les paramètres de votre connexion Salesforce. Les propriétés synchronisées sont en lecture seule dans Notion. Effectuez les modifications apportées aux enregistrements clients dans Salesforce.

Choisissez un ou plusieurs de ces types d'objets Salesforce :

Notion crée une base de données distincte pour chaque type d'objet sélectionné. Les enregistrements synchronisés indiquent également la date de création et de dernière modification de chaque enregistrement dans Salesforce. Les propriétés disponibles dépendent de l'accès aux champs du compte connecté.

Lorsque les comptes et les contacts sont inclus dans la même synchronisation, Notion peut associer les contacts à leurs comptes. Il en va de même pour les opportunités et les comptes. Le compte connecté doit avoir accès au champ de référence du compte Salesforce, et le compte associé doit être inclus dans les données synchronisées.

Les pistes, les requêtes et les objets Salesforce personnalisés ne sont pas pris en charge par cette synchronisation gérée.

Vous aurez besoin de :

• Être membre de l’espace de travail Notion.

• Un compte Salesforce avec accès API.

• Autorisation de lire et d'interroger les objets et champs sélectionnés.

Votre administrateur Salesforce devra peut-être approuver la connexion ou mettre à jour les autorisations de votre compte. Notion ne peut synchroniser que les données que le compte connecté est autorisé à lire.

1. Dans Notion, accédez à Paramètres → Connexions → Salesforce.

2. Ouvrez Synchronisation de base de données et connectez votre compte Salesforce.

3. Effectuez les étapes d'autorisation de Salesforce et sélectionnez le compte connecté.

4. Saisissez un Nom de la synchronisation.

5. Sous Objets à synchroniser, choisissez Comptes, Contacts, Opportunités ou une combinaison.

6. Pour chaque type d'objet, choisissez les propriétés à inclure. Synchroniser toutes les propriétés actuelles et futures est désactivé par défaut, donc aucune propriété personnalisée n'est synchronisée tant que vous ne l'activez pas ou que vous n'en sélectionnez pas des spécifiques.

7. Choisissez tous les enregistrements disponibles ou une fenêtre d'historique.

8. Sélectionnez Créer une synchronisation.

Notion crée les bases de données sélectionnées dans votre section de barre latérale Pages privées. Chaque type d'objet est importé séparément, de sorte qu'une base de données peut se terminer avant une autre.

Activez Synchroniser toutes les propriétés actuelles et futures pour un type d'objet afin d'inclure ses propriétés personnalisées prises en charge maintenant et lorsqu'elles seront ajoutées ultérieurement. Ce paramètre est désactivé par défaut pour chaque objet, donc aucune propriété personnalisée n'est synchronisée tant que vous ne l'activez pas ou que vous n'en choisissez pas des spécifiques.

Pour choisir des propriétés spécifiques, désactivez ce paramètre et sélectionnez les propriétés dont vous avez besoin. Une sélection manuelle n'inclut pas automatiquement les nouvelles propriétés.

Les valeurs prises en charge incluent les cases à cocher, les nombres, les devises, les pourcentages, les dates, les adresses e-mail, les numéros de téléphone, les URL, /texte et les champs à choix unique ou multiple pris en charge. Certains types de champs ne sont pas pris en charge, notamment les champs chiffrés, les champs binaires et les champs de référence personnalisés. Les champs de recherche personnalisés ne deviennent pas une relation Notion.

Les noms de propriétés standard utilisent les étiquettes de champ Salesforce disponibles. Les noms de propriétés personnalisés sont dérivés de leurs noms d'API Salesforce, ils peuvent donc différer des étiquettes que vous voyez dans Salesforce.

Notion vérifie périodiquement la présence de nouvelles propriétés. Une propriété nouvellement ajoutée peut rester vide sur les pages existantes jusqu'à ce que l'enregistrement source soit modifié ou importé à nouveau.

Notion importe les enregistrements en direct pour chaque type d'objet sélectionné dans votre fenêtre d'historique. Les enregistrements déjà marqués comme supprimés dans Salesforce ne sont pas inclus dans l'importation initiale.

L'importation s'exécute par lots. Sa durée dépend du nombre d'enregistrements et des limites de requêtes de Salesforce. Vous pouvez ouvrir les bases de données pendant que l'importation se poursuit.

Notion vérifie les modifications chaque minute. Il utilise l'heure à laquelle Salesforce a modifié un enregistrement pour la dernière fois afin de trouver les enregistrements nouveaux et mis à jour, puis met à jour les pages Notion correspondantes.

L'intervalle d'une minute correspond à la fréquence à laquelle Notion effectue ses vérifications. Cela ne garantit pas que chaque modification apparaisse dans un délai d'une minute. Les mises à jour importantes, les limites de requêtes et les problèmes de service temporaires peuvent nécessiter un délai de traitement plus long.

La synchronisation traite également les enregistrements supprimés lorsque Salesforce les renvoie dans ses résultats de modification. Si Salesforce supprime un enregistrement avant que la synchronisation ne détecte la suppression, cet enregistrement peut rester dans Notion.

Notion continue la synchronisation lorsque vous fermez l’application.

Choisissez tous les enregistrements disponibles ou les enregistrements modifiés au cours des 30, 90 ou 365 derniers jours.

La fenêtre est basée sur la date à laquelle Salesforce a modifié chaque enregistrement pour la dernière fois. Elle n'utilise pas la date de création de l'enregistrement ni la date de clôture d'une opportunité.

Un compte actif ou une opportunité ouverte peut se trouver en dehors de la fenêtre s'il n'a pas été modifié récemment. Un contact ou une opportunité peut également avoir une relation de compte vide lorsque son compte est en dehors de la fenêtre sélectionnée.

Ouvrez la synchronisation dans Paramètres → Connexions → Salesforce → Synchronisation de base de données.

Vous pouvez modifier le nom de la synchronisation, les types d'objets sélectionnés, les sélections de propriétés et la fenêtre d'historique.

• Ajouter un type d'objet : Notion crée sa base de données et importe les enregistrements correspondants.

• Supprimer un type d'objet : Les mises à jour s'arrêtent pour ce type. Sa base de données et ses pages existantes demeurent, avec des propriétés synchronisées toujours en lecture seule.

• Ajouter à nouveau ce type d'objet : Notion reprend la synchronisation dans sa base de données existante.

• Étendre l'historique : Notion importe des enregistrements correspondants supplémentaires.

• Raccourcir l'historique : Notion supprime les enregistrements en dehors de la nouvelle fenêtre.

1. Ouvrez la synchronisation dans Paramètres → Connexions → Salesforce → Synchronisation de base de données et modifiez-la.

2. Pour le type d’objet souhaité, sélectionnez les propriétés à ajouter.

3. Faites un clic sur Enregistrer. Les nouvelles propriétés apparaissent sous forme de colonnes dans votre base de données. Les pages existantes peuvent rester vides jusqu’à ce que l’enregistrement source soit modifié ou importé à nouveau.

1. Ouvrez la synchronisation et modifiez-la.
2. Désélectionnez les propriétés à supprimer.
3. Faites un clic sur Enregistrer.
4. Supprimez ces propriétés de votre base de données Notion. Désactiver une propriété dans la synchronisation ne supprime pas sa colonne : elle reste en place jusqu’à ce que vous la supprimiez. Si vous supprimez la colonne avant de désactiver la propriété dans la synchronisation, elle réapparaîtra lors de la prochaine synchronisation.

Utilisez Suspendre la synchronisation pour arrêter temporairement la synchronisation sans perdre ses données ou ses paramètres, puis Reprendre la synchronisation lorsque vous êtes prêt à continuer. Cela n'affecte pas les pages Notion existantes.

Pour arrêter complètement la synchronisation de manière permanente, utilisez Supprimer la synchronisation. Les bases de données et les pages demeurent, mais ne reçoivent plus de Dernières modifications. Les propriétés synchronisées restent en lecture seule. La suppression de la synchronisation ne peut pas être annulée.

Créez des vues pour les comptes ou les opportunités dont votre équipe a besoin. Ajoutez des propriétés Notion pour la planification et la coordination, comme le statut d'un plan de compte ou le Propriétaire de transfert. Les valeurs de ces propriétés ne sont pas réécrites dans Salesforce.

Apportez des modifications aux valeurs synchronisées dans Salesforce.

Les bases de données démarrent en Pages privées. Si vous les partagez, les autorisations de Notion déterminent qui peut voir les données importées. Notion n'applique pas à nouveau vos règles de partage Salesforce à chaque personne qui consulte la base de données.

Les modifications apportées à l'accès Salesforce peuvent interrompre les futures Dernières modifications sans supprimer les données précédemment importées. Vérifiez les bases de données Notion et leurs paramètres de partage lorsque les autorisations de la source changent.

Demandez à votre administrateur Salesforce de confirmer que votre compte dispose d'un accès API et de l'autorisation de lire l'objet. Votre organisation peut également avoir besoin d'approuver la connexion.

Vérifiez la sélection des propriétés de l'objet et l'accès aux champs du compte connecté. Certains types de champs ne sont pas pris en charge. Une nouvelle propriété peut être présente avant que ses valeurs n'apparaissent sur les anciens enregistrements.

Incluez les comptes dans la même synchronisation que les contacts ou les opportunités. Confirmez que le compte se trouve dans la fenêtre d'historique et que le compte connecté peut lire le champ de référence du compte. Le compte est peut-être encore en cours d'importation.

Salesforce doit rendre la suppression disponible pour la synchronisation avant que Notion puisse la traiter. Une suppression purgée avant détection peut laisser une page dans Notion. Examinez la base de données concernée si son contenu doit refléter cette suppression.

Ouvrez les détails de l'État de la synchronisation. Reconnectez-vous ou demandez à votre administrateur Salesforce de rétablir l'accès si vous y êtes invité. Les limites de requêtes Salesforce et les pannes temporaires peuvent retarder les dernières modifications pendant que Notion effectue de nouvelles tentatives.

Si une synchronisation tente d’ajouter plus de propriétés que la base de données ne peut en contenir, un message indique que la limite est atteinte. Pour y remédier, supprimez les propriétés dont vous n’avez plus besoin ou désactivez celles que vous ne synchronisez plus. Une propriété désactivée conserve sa colonne : supprimez les colonnes inutilisées pour libérer de la place.

Pour une comparaison avec Workers et des conseils de dépannage partagés, consultez Synchroniser des données depuis d'autres outils vers Notion →