Synchronisez des données depuis d'autres outils vers Notion

Nos synchronisations de bases de données vous permettent de travailler avec des informations provenant d'autres outils et de les enrichir parallèlement aux plans, documents et projets de votre équipe. Connectez un compte, choisissez ce que vous souhaitez synchroniser, et Notion crée les bases de données et les maintient à jour.

Notion gère ces synchronisations afin que vous puissiez connecter un compte et utiliser une base de donnée synchronisée sans avoir à créer ou maintenir l'intégration vous-même.

Chaque enregistrement provenant de l'autre outil devient une page dans une base de données Notion. Les champs de la source deviennent des propriétés de base de données.

Les synchronisations gérées mettent à jour les données dans une seule direction : de l'outil connecté vers Notion. Les propriétés synchronisées sont en lecture seule dans Notion. Pour modifier une valeur synchronisée, mettez-la à jour dans GitHub, Jira ou Salesforce. Vous verrez la modification dans Notion.

Les synchronisations s'exécutent automatiquement en arrière-plan. Le délai de mise à jour varie selon la connexion, la quantité de données et les limites de requête de l'outil source.

Vous devez être membre de l'espace de travail Notion et disposer d'un compte ayant accès aux données que vous souhaitez synchroniser. Votre organisation peut exiger qu'un administrateur approuve la connexion ou accorde l'accès dans l'outil source.

Le compte que vous utilisez pour créer la synchronisation détermine les données que Notion peut lire. Si ses autorisations changent ou si la connexion expire, la synchronisation peut nécessiter une nouvelle authentification.

La synchronisation GitHub et la synchronisation Jira nécessitent un Forfait Business (ou le module complémentaire Mobile Business). La synchronisation Salesforce nécessite un Forfait Enterprise.

1. Ouvrez Paramètres → Connexions dans votre espace de travail Notion.

2. Ouvrez la connexion que vous souhaitez synchroniser (GitHub, Jira ou Salesforce) depuis Parcourir ou Installé, puis choisissez Synchronisation de base de données parmi les options de cette connexion.

3. Connectez un compte et terminez les étapes d'autorisation pour cet outil.

4. Choisissez les dépôts, espaces ou types d’objets que vous souhaitez synchroniser. Pour GitHub, choisissez aussi si vous souhaitez importer des pull requests, des issues ou les deux.

5. Choisissez la quantité d'historique à inclure. Pour les sources qui proposent des propriétés personnalisées, telles que Jira et Salesforce, vous pouvez également choisir les propriétés personnalisées à inclure dans votre synchronisation.

6. Sélectionnez Créer une synchronisation.

Notion crée les bases de données dans la section Pages privées de votre barre latérale. La première importation démarre en arrière-plan. Vous pouvez ouvrir les bases de données pendant que les enregistrements sont encore en cours d'importation.

Notion crée la structure de la base de données, puis importe les enregistrements qui correspondent à vos paramètres. Les importations volumineuses peuvent prendre plus de temps car Notion lit les données par lots et respecte les limites de requêtes de l'outil source.

La base de données peut n'afficher qu'une partie de vos données pendant l'exécution de la première importation. Vous n'avez pas besoin de laisser Notion ouvert pour que l'importation se poursuive.

Après la première importation, Notion vérifie régulièrement l'outil connecté pour détecter les enregistrements nouveaux ou modifiés et met à jour les propriétés synchronisées. Les synchronisations se poursuivent en arrière-plan même lorsque personne ne consulte la base de données.

En général, nous prévoyons que les modifications seront synchronisées avec Notion en quelques minutes ou moins.

Le délai varie en fonction de la connexion, de la quantité de données et de la disponibilité de l'outil source. Une vérification des modifications ne signifie pas que chaque changement apparaît immédiatement dans Notion. Salesforce recherche les modifications chaque minute par défaut ; consultez le guide de chaque connexion pour plus de détails.

Lorsque la source limite temporairement les requêtes ou devient indisponible, Notion effectue de nouvelles tentatives. Si la synchronisation nécessite une nouvelle autorisation ou des autorisations différentes, son statut vous indique la marche à suivre.

Vous pouvez inclure tout l'historique disponible ou limiter la synchronisation aux enregistrements mis à jour au cours des 30, 90 ou 365 derniers jours. Une fenêtre d'historique utilise l'heure de dernière mise à jour de l'enregistrement source, plutôt que sa date de création. Salesforce utilise son heure de modification système.

La fenêtre avance avec le temps. Un enregistrement peut quitter la base de données lorsqu'il n'a pas été mis à jour dans cette fenêtre, même s'il est toujours ouvert ou actif dans l'outil source.

L'élargissement de la fenêtre importe des enregistrements correspondants supplémentaires. Son raccourcissement supprime les enregistrements qui ne sont plus éligibles. Ceci est différent d'un filtre de base de données Notion, qui modifie uniquement ce qu'une vue affiche.

Vous pouvez créer des vues, filtrer et trier des enregistrements, et ajouter vos propres propriétés Notion. Par exemple, ajoutez une priorité d'équipe aux Pull Request ou un statut de planification de compte aux comptes Salesforce. Les valeurs de ces propriétés restent dans Notion.

Donnez à vos propres propriétés des noms distincts afin qu'elles n'entrent pas en conflit avec les propriétés gérées par la synchronisation.

Si vous arrêtez de synchroniser une propriété, sa colonne reste dans la base de données jusqu’à ce que vous la supprimiez. Désactivez d’abord la propriété dans la synchronisation, puis supprimez la colonne. Si vous supprimez d’abord la colonne, la synchronisation la rétablira.

Les bases de données commencent en tant que pages privées. Partagez-les en utilisant les autorisations de page de Notion lorsque vous êtes prêt.

Une modification des autorisations dans l'outil source peut arrêter les futures mises à jour sans supprimer les données déjà présentes dans Notion. Vérifiez les paramètres de partage de la base de données Notion lorsque l'accès à la source change.

Revenez aux paramètres de synchronisation de base de données de la connexion pour vérifier le statut de la synchronisation, les informations sur les exécutions récentes et les détails des erreurs éventuelles.

Une exécution récente indique une activité. Cela ne garantit pas que chaque modification de la source a déjà atteint Notion.

Utilisez une synchronisation gérée lorsque l'une des connexions prises en charge inclut les données et les paramètres dont vous avez besoin. Notion gère l'importation initiale, les vérifications récurrentes et la logique de synchronisation spécifique à la connexion.

Utilisez un worker Notion lorsque vous devez créer une synchronisation personnalisée, comme l'importation depuis un autre service ou la transformation de données avant qu'elles n'atteignent Notion.

Par exemple, utilisez une synchronisation GitHub gérée pour suivre les pull requests et les issues dans Notion. Envisagez un worker si vous avez besoin d’une source personnalisée, de types d’enregistrements supplémentaires ou de calculs combinant des données avant l’importation.

Vérifiez les dépôts, espaces ou types d'objets sélectionnés, votre fenêtre d'historique et les autorisations source du compte connecté. Vérifiez également si le premier Import est toujours en cours d'exécution et si un filtre de vue Notion masque des enregistrements.

Si une page synchronisée devrait être liée à une autre page synchronisée mais ne l'est pas, cela peut être dû à votre fenêtre d'historique, ou la page liée est toujours en cours d'Import. Nous créons des relations uniquement lorsque les deux pages sont synchronisées avec des bases de données Notion.

Ouvrez les détails de l'État de la synchronisation. Reconnectez-vous si l'autorisation a expiré, ou demandez à l'administrateur de votre source de rétablir l'accès. Les pannes temporaires de la source et les limites de requêtes peuvent retarder les dernières modifications pendant que Notion effectue de nouvelles tentatives.

Réduisez les données sélectionnées ou choisissez une fenêtre d'historique plus courte. Examinez l'effet avant d'enregistrer : la suppression d'une source ou le raccourcissement de l'historique peut supprimer des pages synchronisées. Les guides spécifiques à la connexion expliquent ce qui se passe lorsque vous modifiez une sélection.

Les bases de données Notion ne peuvent contenir qu’un nombre limité de propriétés. Si une base de donnée synchronisée atteint cette limite, supprimez les propriétés dont vous n’avez pas besoin ou synchronisez-en moins. Désactiver une propriété dans la synchronisation laisse sa colonne dans la base de données. Supprimez les colonnes inutilisées pour libérer de la place. Le guide de chaque connexion explique comment modifier les données incluses dans la synchronisation.

• Connexion à GitHub

• Connecter Jira

• Connecter Salesforce

Pour une synchronisation Asana ou GitLab existante, utilisez les guides de remplacement de Worker :

• Connecter Asana

• Connecter GitLab