Q&Aが回答を見つける仕組みを理解すると、より良い結果を得ることができます。

NotionのQ&Aツールによって、ワークスペースのコンテンツについて質問し、自然言語で回答を得ることができます。Q&Aは単なる検索を上回るもので、AIを使用して関連ページを表示し、質問に対する明確な回答を生成します。

Notionユーザーは、Q&Aが最も正確な答えを出すために、どのように情報を検索し分類しているのかについて、正確に知りたいと思っているでしょう。

このガイドでは、Q&Aが回答を提供する仕組みを説明するとともに、Q&Aから最も役立つ結果を得るためのヒントやベストプラクティスを紹介します。

Q&AはNotionのAIパッケージの一部で、情報を表面化し統合する組み込みのチャットツールです。どんな質問でも、ワークスペースのコンテンツに基づいて回答を導き出します。また、ワークスペース内の情報について、自然な言葉で質問することができます。

会話を始めるには、任意のページで右下のスパークルアイコンをクリックし、質問を入力して ⬆️ 送信ボタンをクリックします。

結果は数秒で表示され、その回答にはページへのリンクが含まれることもあります。

Q&Aへのチャットは同僚と会話しているような感覚に近いもので、必要な情報が得られるまで何度でも質問を繰り返すことができます。

同僚の仕事を中断させて返事をしてもらう代わりに、Q&Aに対してトピックに関する情報の抽出や会社のプロセスの説明、欠席した会議の概要のまとめやキャンペーン結果の分析などを依頼することができます。

Q&Aを最大限に活用するためには、Q&Aの仕組みを理解し、適切な質問ができるようにすることが役立ちます。

その仕組みの詳細は以下のとおりです。

1. Q&Aのチャットボックスに質問を書き込むと、AIが検索クエリと質問を作成します。キーワードは検索の助けになることもありますが、Q&Aでは特定の単語だけではなく、質問の全体的な意味を考慮します。

2. Q&Aはページタイトルやコンテンツ、ドキュメントのパスを調べることによって、リクエストに一致する多数のページを見つけます。

3. この一連のページから、Q&Aは質問に最も近いページを絞り込みます。Q&Aは信頼性の高い回答を提供するため、更新日付が新しく、よく閲覧されているページが優先されます。

Q&Aに関する注意事項は以下の通りです。

• （現時点では）データベースを検索できない： データベースは単なるページの集合体なので、Q&Aは複数のページが同じデータベースに属していることをを理解できないかもしれません。「今週Valerieが完了したタスクの数を数えてください」のようなリクエストには答えられない場合があります。ただし、そのようなタスクのいくつかを、Q&Aに探し出してもらうことは可能です。

• アクセス権のないプライベートページにアクセスできない： 質問をすると、Q&Aはワークスペース全体から、質問を入力した人がアクセス可能なページのみを検索して回答を表示します。

• 幅広い知識にアクセスできない： AIライターとは異なり、Q&Aは一般的な知識にアクセスできません。ワークスペースに明示されていないトピックについて質問しても、Q&Aは結果を返しません。

Q&Aは、ワークスペースに含まれるナレッジから洞察を得るのに非常に役立つ時間節約ツールです。

可能な限り最良の結果を得るためには、ワークスペースのメンテナンスと質問形式の両方で、いくつかのベストプラクティスに従う必要があります。

Q&Aをチーム全員のための強力なツールにするために、当社の推奨事項をいくつかご紹介します。

ページを無題のままにすることは避け、各ページにその内容を表す意味のあるタイトルをつけます。

また、関連するトピックや部門に応じて、関連するチームスペースやWikiにページをネストする必要があります。一般情報として会社のWikiを作成し、部門やチームには個別のWikiを作成します。

Q&Aでは、作成日、最終編集日、総アクセス数を考慮して結果を生成するため、最近作成もしくは編集された人気のあるページが表示される可能性が高くなります。

重要なページができるだけ頻繁に見直され、更新されるようにすることで、Q&Aは最適で最も関連性の高いコンテンツを優先することができます。

古いコンテンツを削除したくない場合は「アーカイブ」として保存しておくことがありますが、Q&Aはこれらの古いページも見つけることができます。

アーカイブという手法は、古いコンテンツを削除するための最良のアプローチです。期限切れのコンテンツページのタイトルに「旧」や「廃止」といった言葉を加えるだけで、それを閲覧する人の助けになります。

Notionのページには、PDFやWebページ、その他の外部コンテンツを直接埋め込むことができます。ただし、Q&Aはこれらの埋め込みに含まれるテキストを読み取ることができません。

重要な情報をQ&Aで見つけられるようにするには、テキストブロックとしてもコピーしておく必要があります。

最も正確な結果を得るために、Q&Aへの依頼内容はできるだけ具体的にしてください。

以下にいくつか例を挙げます。

• 「デザインチームの進捗会議で何がありましたか？」ではなく、「デザインチームの今日のの進捗会議で何がありましたか？」と質問する

• 「オンボーディング手順は？」ではなく、「新規の業務委託先のオンボーディング手順は？」と質問する

「過去7日間」、「今月」、「2022年」といった時間指定のフレーズを使うことでも検索結果を絞り込むことができ、探している情報をQ&Aで正確に提供できるようになります。

Q&Aに質問する際は、常に可能な限り具体性を高め、十分なコンテキストを与える方法を検討しましょう。