Notionのパーソナルエージェントを使ってみる

AI の多くは、テキストの下書きやアイデア出し、質問への回答など、いわゆる仕事の段取りを手伝ってくれます。しかし、タスクを実際に完了するには、トラッカーの更新やドキュメントの共有、仕事のリズムやテンポを整えるといったステップを伴います。

Notion AIを使用すると、パーソナルエージェントが、あなたに代わって仕事をしてくれます。簡単なタスクから複雑かつ複数ステップを伴うワークフローまで、すべてに対応できます。エージェントには、ページの編集やデータベースの更新、ツールやウェブ上の情報分析までを任せることができます。

このガイドでは、エージェントを使用して以下の作業を行う方法をご紹介します。

• データベースの構築、クエリ実行、編集を行う

• ワークスペース全体で複数のページを作成および編集する

• 連携した各ツールをまたいで情報の検索や分析を行う

• エージェントの働き方をパーソナライズする

エージェントは、複数のステップを伴うタスクを最後まで行います。目標を伝えるだけで、作業を開始してくれます。エージェントは、Notionのスーパーユーザーのように、Notionのビルディングブロックの多くを操作できます。Notion AIを含むすべてのプランで、エージェントを稼働させることができます。

ワークスペースの右下隅にある丸い顔のアイコンをクリックするか、左側のサイドバーにある「Notion AI」タブを開きます。

エージェントは、データベースの構築や編集をわずか数秒でこなします。何が必要かを説明するだけで、適切なプロパティ、リレーション、チャート、ビューをセットアップしてくれるため、すぐに使用できます。以下に、活用例をいくつかご紹介します。

• 新しいデータベースを構築する場合 — エージェントへの指示：「秋のリリースに向けて、ブログ投稿3件、SNS投稿15件、メール2件を作成するタスクを含んだマーケティングキャンペーン用のデータベースを構築してください。担当者、期日、ステータスの列も含めてください。タイムラインビューとボードビューを追加してください。各タスクページに、主要なトピックを含む簡単なコンテンツの概要を挿入してください」。

• データベースのプロパティとビューを編集する場合 — エージェントへの指示：「自分に割り当てられた全タスクを表示するカスタムビューを作成し、9月の全タスクを完了にしてください」。

具体的に説明すればするほど、理想に近い結果が得られます。エージェントに変更や追加の指示を出して、どんどん改良していきます。ページを削除する場合は、エージェントがその確認を行ってくれます。

PDFはごく一般的なものですが、有用な情報を抽出するには、スキャンやコピー&ペーストといった面倒な作業を伴います。エージェントは、静的なファイルを構造化されたコンテンツに変換できます。

• 契約書の詳細を追跡する場合 — ベンダー契約書のPDFをアップロードし、エージェントに次の指示を出します：「この契約書を、重要な日付、成果物、タスクを含むトラッカーに変換してください。期日、担当者、条項の引用、支払い条件、期限のアラートを含めてください」。エージェントは契約書の内容を読み、構造化された形式に整理し直します。

• リサーチのインサイトを整理する場合 — 複数のレポートがある場合は、エージェントに次のような指示を出します：「これらのユーザーリサーチのPDFの内容を確認し、主な調査結果、ユーザーの声、次のステップを製品領域別にグループ分けし、まとめてください」。

エージェントの力を大いに活用できる作業に、コンテンツの制作と編集があります。一から始めたり、手作業で情報を更新したりする必要はありません。エージェントがコンテンツ制作と部分的な更新を行ってくれます。エージェントは以下のようなことが行えます。

• プロジェクト文書の作成 — 議事録や書き起こしを実行可能なプロジェクト文書に変換する場合の指示：「先日行ったプロジェクト「XYZ」のブレインストーミングに基づいて、目標、チームの役割、タイムラインの概要を含むプロジェクトキックオフ文書を作成してください」。

• ナレッジベースの管理 — 社内ポリシーが変更された場合の指示：「社員全員に毎年追加で個人休暇を2日、ボランティア休暇を1日、誕生日休暇を1日ずつ提供することになりました。休暇ポリシーのページを見つけて、この新しい休暇を追加してください」。エージェントは関連するページを見つけて、文章のトーンとページの形式を保ちながら更新を行います。

情報は、Slackの会話やサポートチケット、Googleドライブのファイル、プロジェクトデータベースなど、あらゆる場所に散在しています。エージェントは、接続されたすべてのツールで検索を行い、すべての情報をまとめ上げることができます。以下に、活用例をいくつかご紹介します。

• 包括的なフィードバックレポートを作成する場合 — エージェントへの指示：「#customer-feedbackについて行ったSlackディスカッションと最近のウェブレビューを基に、顧客フィードバックレポートを作成してください。重要な問題トップ3をハイライトし、解決策を提案してください」。エージェントは、社内の会話と一般公開されているソースの両方をスキャンし、繰り返し出てくるテーマを明らかにすることで、アクションに移せる提案を記載したレポートを作成してくれます。

• 競合他社を調査する場合 — エージェントへの指示：「エンタープライズセールスのGoogleドライブフォルダにあるケーススタディとピッチ資料を確認し、ウェブで競合他社の製品バンドルと価格設定を調査した上で、当社の差別化要因とおすすめのトークトラックを明確にしたセールスプレイブックを作成してください」。エージェントは社内アセットと外部の市場インサイトを取得し、セールスチームがすぐに使用できる、構造化されたプレイブックを作成してくれます。

エージェントは、あなたの働き方やコミュニケーションの仕方に適応するため、あなたの分身のようなチームメイトへと進化していきます。好みに合わせて、エージェントの性格や外見、コミュニケーションスタイルをカスタマイズできます。

カスタマイズする場合は、Notion AIの顔にカーソルを合わせ、「パーソナライズ」が表示されたらクリックして編集します。そして、次の操作が可能になります。

• エージェントに個性を与える：自分のスタイルに合った名前とアクセサリーを選びます。

• コミュニケーション設定を行う：エージェントに自分のトーンやワークフロー、個性について教える「指示ページ」を作成します。新しく作成するか、テンプレートを使用できます。

• 自ら学習させる — エージェントはあなたとチャットしながら学んでいきます。「Sarahさんは私のマネージャーです」や「私たちは製品リリースに取り組んでいます」などの詳細を追加すると、エージェントはそれを考慮した返答をします。時間の経過とともに、あなたのスタイルやワークフローを覚えていきます。

エージェントとのシンプルな会話を通じて、アイデアを基に、完成されたシステムを構築できます。技術的な知識は必要ありません。目標を説明するだけで、エージェントがそれを実現してくれます。