데이터베이스 업그레이드: 새로운 기능

찾을 수 없는 정보는 무용지물입니다. 업무 목표나 업무 목록, 회의록 등의 정보는 쉽게 찾을 수 있고 여러 페이지에서 확인할 수 있어야 합니다. 게다가 각 페이지에 가장 적합한 방식으로 시각화되어 있다면 생산성을 더 높일 수 있겠죠. Notion 데이터베이스로는 이 모든 걸 해낼 수 있었습니다. 하지만 더 나아지지 말란 법은 없죠. Notion 팀은 Notion 데이터베이스의 본질부터 돌아보며 데이터베이스를 재구상했습니다. 그 어느 때보다 강력한 데이터베이스를 만나보세요.

Notion 팀을 비롯해 많은 사용자들은 데이터베이스를 회의록, 프로젝트, 문서 관리 등 다양한 용도로 사용하죠. 이 가이드에서는 데이터베이스의 새로운 기능을 자세히 살펴보고, 혼자 또는 함께 작업할 때 데이터베이스를 최대한 활용하는 방법을 알려드립니다.

데이터베이스의 새로운 기능은 다음과 같아요.

1. 빠른 필터 — 빠른 필터를 사용해 데이터베이스 보기에 표시되는 항목을 필터링할 수 있으며, 공유 데이터베이스 보기의 필터와 정렬을 변경하면 모두에게 저장을 클릭할 때까지 팀의 다른 사용자에게 영향을 주지 않습니다.

2. 기존 데이터베이스 선택 — 이제 새 데이터베이스나 보기를 만들 때 기존 데이터베이스를 선택하는 옵션이 나타납니다. 워크스페이스에 있는 다른 데이터베이스와 내용을 쉽게 동기화할 수 있습니다.

3. 개선된 디자인 — 보기 설정 메뉴 한 곳에서 필터, 정렬, 그룹화 등 보기에 관한 모든 옵션을 찾을 수 있습니다. 또한 데이터베이스 상단의 탭을 전환하여 보기에 빠르게 액세스할 수 있습니다. 원하는 방식으로 정보를 표시하기 위해 클릭해야 하는 횟수가 적어졌죠.

Notion 전문가들은 링크된 데이터베이스의 유용함을 인지하고 오랫동안 활용해왔죠. 이제 다른 사용자들도 링크된 데이터베이스를 쉽게 활용할 수 있게 하고 싶습니다.

이제 새 데이터베이스나 보기를 만들 때마다 워크스페이스의 기존 데이터베이스를 선택하는 옵션이 나타납니다. 일이나 개인 생활에서 매일 업무를 관리할 때는 작은 데이터베이스를 여러 개 사용하기보다, 소수의 핵심 데이터베이스를 사용하는 것을 권장하기 때문이죠. 팀이나 회사의 경우에는 회의록, 업무, 문서 등의 데이터베이스를 만들어 시작할수 있습니다. 다른 페이지에서 해당 데이터베이스의 새 보기를 만들면 쉽게 데이터베이스의 정보를 참고하거나 추가할 수 있어요.

필요할 때마다 새 데이터베이스를 만들어서 사용해 왔다면 어떤 경우에 기존 데이터베이스를 활용해야 좋은지 궁금하시겠죠. 아래에 몇 가지 원칙을 적어보았습니다. 일반적으로 다음과 같은 경우에는 기존 데이터베이스를 동기화해서 활용하는 것이 좋습니다.

• 흩어진 정보 통합 — 워크스페이스에 이미 같은 용도로 사용할 수 있는 데이터베이스가 존재하는 경우에도, 팀에서 사용할 새 데이터베이스를 만드는 경우가 종종 있습니다. 예를 들어, 지난주 프로젝트 개시 미팅의 회의록이 마케팅 데이터베이스에 있는지, 엔지니어링 데이터베이스에 있는지 찾아다닐 필요 없이, '회의록'이라는 하나의 데이터베이스를 회사 전체에서 사용하고 각 팀의 메인 페이지에 팀별 보기를 만들면 간단하죠. 이렇게 데이터베이스를 활용하면 직급의 고하나 소속 부서를 막론하고 모두가 명확하게 원하는 정보를 찾고 시너지 효과를 얻을 수 있습니다.

• 다른 데이터베이스와 동일한 속성 사용 — 만약 여러 회의를 참가자, 날짜 등의 정보가 포함된 리스트를 만들어 관리하려는 경우에는 이름만 다른 '회의록' 데이터베이스를 여러 개 만들 필요가 전혀 없습니다. 대신, 태그와 필터를 사용하세요. 하나의 회의록 데이터베이스에서 태그와 보기를 사용하면 특정 팀이나 프로젝트별로 회의를 표시할 수 있습니다. 정보를 체계적으로 관리할 수 있을 뿐만 아니라 회사 규모가 커지면서 불필요한 업무의 중복을 방지할 수 있어요.

• 워크스페이스 내 기존 보기 활용 — 이제 링크된 데이터베이스를 새로 만들 때 기존 보기를 재사용할 수 있습니다. 링크된 데이터베이스를 만들 때마다 필터, 정렬, 기타 설정을 일일이 재구성할 필요가 없죠. 이미 존재하는 보기를 다시 만드는 대신 기존 데이터베이스를 링크하고 새 프로젝트에 맞게 몇 가지 속성을 추가하는 방법이 가장 좋습니다.

이제 하나의 블록에 여러 다른 데이터베이스의 보기를 넣을 수 있습니다. 페이지에 더 많은 공간을 차지하지 않고도 훨씬 많은 정보를 표시할 수 있는 것이죠. 함께 작업하는 사용자도 더 쉽게 여러 정보 사이의 관계를 파악할 수 있습니다. 각 보기는 탭으로 표시되기 때문에 쉽게 원하는 내용을 찾을 수 있어요.

• 여러 데이터베이스를 한곳에 연결 — 만약 영업 팀이 연락하는 '회사' 데이터베이스와 해당 회사의 '연락처'가 포함된 데이터베이스가 있다면, 이전에는 한 페이지에 두 데이터베이스를 개별적으로 표시해야 했습니다. 이제 여러 데이터베이스를 한 블록에 통합해 중요한 정보에 쉽게 액세스할 수 있어요.

• 기존 데이터베이스 보기 복사 — 누구나 본인의 필요에 꼭 맞게 구성된 자주 쓰는 보기가 있죠. Notion 워크스페이스에 있는 다른 데이터베이스를 선택할 때, 기존 데이터베이스의 보기를 선택하면 모든 설정이 자동으로 적용됩니다.

• 탭으로 간편한 정보 검색 — 눈으로 보기 전에는 무엇을 잊고 있는지 알 수 없는 경우가 많죠. 다양한 레이아웃, 정렬, 필터가 적용된 보기를 드롭다운 메뉴가 아닌 탭으로 변경하여 중요한 보기를 잊지 않고 확인할 수 있습니다.

필터, 정렬, 그룹화 등 자주 사용하는 데이터베이스 설정이 이제 보기 설정 메뉴에 모두 통합되어 있습니다. 데이터베이스에 기능을 추가하는 과정에서 메뉴를 완전히 새롭게 만들어야 할 필요성을 느꼈기 때문이죠. '보기 설정' 메뉴에는 데이터베이스 상단에 표시되던 레이아웃, 속성, 필터, 정렬 등의 설정이 있습니다.

• 다양한 방식으로 데이터를 보여주는 레이아웃 — Notion에서는 데이터를 표, 캘린더, 타임라인, 리스트, 보드, 갤러리 형태로 시각화할 수 있습니다.

• 세부 정보를 추가할 수 있는 속성 — 표와 같은 보기에서는 모든 속성을 한곳에서 보는 것이 더 편하지만, 중요한 정보 몇 가지만 표시하는 것이 도움이 될 때도 있죠. 속성 설정을 사용하면 중요한 정보에 초점을 맞출 수 있도록 속성을 표시하거나 숨길 수 있습니다. 사용자별 보드 보기에서는 우선순위에 대한 정보가 유용할 수 있지만, 기능 출시 캘린더에서는 표시하지 않는 것이 나을 수 있으니까요.

• 속성을 기준으로 데이터를 표시하는 필터 — 적은 수의 데이터베이스로 일상적인 작업을 관리하게 되면 필터가 매우 유용해집니다. 태그나 담당자 등 모든 속성 유형을 기준으로 정보를 분리하여 지금 필요한 정보만 볼 수 있죠. 예를 들어, 상태가 '게시됨'인 블로그 게시물만 표시할 수 있습니다.

• 더 세세한 관리를 위한 정렬과 그룹화 — 하나의 정보를 확인하기 위해 여러 보기를 왔다 갔다 하는 것은 너무 불편하죠. 이런 경우에는 게시 상태, 작성자 등을 기준으로 콘텐츠를 그룹화하면 작업 중인 내용을 더 입체적으로 볼 수 있습니다.

필터를 만들고 활용하기가 쉬워졌습니다. 더 적은 클릭으로 필터를 만들 수 있고, UI 디자인도 개선되었어요. 이제 원하는 내용을 찾기 위해 새 보기를 만들고 필터를 적용하는 대신, 나에게만 보이는 '빠른 필터'를 설정하세요. '모두에게 저장'을 누르기 전까지 다른 사용자에게 적용되지 않습니다.

빠른 필터 기능이 출시되면서 일상적으로 사용하기에 거추장스러웠던 필터 그룹이 더 이상 기본적으로 표시되지 않습니다. 필요한 경우에는 '고급 필터' 설정에서 필터 그룹을 사용할 수 있지만, 평소에는 표시되지 않고, 신경 쓰지 않아도 됩니다.

데이터베이스는 스마트한 서류함 같아요. 하지만 시간이 지나며 먼지만 쌓여가는 서류함과 달리 Notion 데이터베이스는 계속해서 더 나아지고 있습니다. 오늘 보여드린 데이터베이스 개선 사항이 업무와 일상의 모든 정보를 손쉽게 관리하는 데 도움이 되기를 바랍니다.