관리자가 Notion에서 모든 사람이 작업 중인 내용을 명확하게 파악하는 방법

매니저의 업무량은 뷔페의 수많은 음식과 같을 때가 있습니다. 다양한 유형의 업무, 이를 실행하는 사람들, 그리고 모든 것이 계속 진행되도록 모든 타임라인의 균형을 맞추는 일을 모두 신경써야 하죠. 팀이 서로 다른 도구를 사용하여 업무를 수행할 때는 더욱 어렵습니다.

대부분의 프로젝트 관리 앱은 작업의 위치를 명시하는 데 그칩니다. 즉, 항상 여러 탭과 도구 사이를 오가게 됩니다. 하지만 Notion에서는 프로젝트 관리를 업무 자체와 통합하고, 사람과 커뮤니케이션을 통해 업무를 완수할 수 있습니다.

팀이 정보를 찾기 위해 앞뒤로 이동하는 시간을 줄이고 중요한 업무에 더 많은 시간을 할애할 수 있도록 시스템을 설정하는 방법을 알려드립니다. 현재 진행 상황, 프로젝트 단계, 각 팀원의 현재 업무량을 완벽하게 파악할 수 있습니다.

이 가이드의 첫 번째 섹션에서는 Notion을 사용하여 팀의 업무를 조율할 수 있는 다양한 방법을 살펴보겠습니다.

시간은 금입니다. 팀이 시간을 현명하게 활용할 수 있도록 지원하세요. 정보의 접근성을 높여 팀원이 무작정 오래된 문서를 파헤치거나 무엇이 어디에 있는지 질문함으로써 동료를 방해하지 않도록 하세요.

모든 직원이 복지 정책, 사명, 비전과 가치관, 회사 목표와 같은 공유 정보에 접근할 수 있는 최상위 홈페이지 또는 회사 위키를 만드세요. 헤더, 열 등과 같은 기능을 사용하면 정보를 한눈에 빠르게 확인할 수 있습니다.

그런 다음 각 부서 또는 팀은 사이드바에 최상위 홈페이지를 만들어야 합니다.

팀 허브는 정보를 찾고 사용하는 데 중요합니다. 팀원들로 하여금 항상 관리자에게 물어볼 필요 없이 필요한 정보를 스스로 직접 찾아볼 수 있게 도와주죠. 또한 팀은 특정 요구 사항에 따라 홈페이지를 사용자 지정할 수 있습니다.

팀 홈페이지 내부에는 팀 구조나 모든 프로젝트의 데이터베이스와 같은 중요한 하위 페이지가 있습니다.

관리자로서 이러한 토대는 팀과 함께 성장하도록 구축되었습니다. 프로세스를 구축하거나 새로운 도구를 추가하면 이 정보는 팀의 위키에 깔끔하게 정리되어 구조에 유연하게 녹아듭니다.

모든 종류의 복잡하고 다양한 정보를 데이터베이스에 저장할 수 있습니다. 팀 전체가 특정 정보에 접근할 수 있으면 업무가 중앙 집중화되어 혼란이 줄어듭니다.

각기 로드맵, 문서, 회의록을 위한 3개의 회사 전체 데이터베이스를 만드세요.

회사 전체 로드맵은 모든 팀원이 공유해야 합니다. 그래야 계획된 사항을 확인하고 그에 따른 계획을 세울 수 있습니다. 여기에서 프로젝트 관리에 이상적인 보드 데이터베이스를 사용하세요.

이 데이터베이스의 항목을 분류하려면 속성을 사용하세요. 이러한 항목은 현재 작업에 따라 사용자 지정할 수 있습니다.

다음은 유용한 몇 가지 항목입니다.

• 마감일: 날짜 속성을 추가하고 이름을 '마감일'로 변경하여 모든 사람이 작업을 완료해야 하는 시점을 알 수 있도록 합니다.

• 프로젝트 소유자: 사람 속성을 사용하면 @ 옆에 이름을 입력하여 워크스페이스에서 다른 사람을 태그할 수 있습니다. 프로젝트를 담당하는 사람을 태그하여 '프로젝트 소유자'로 지정할 수 있습니다.

• 상태: 선택 속성을 사용하고 '진행 중', '검토용', '완료'와 같은 다양한 라벨을 생성하여 프로젝트에 상태를 할당할 수 있습니다.

로드맵의 모든 항목은 페이지로 열립니다. 따라서 모든 프로젝트 작업이 한 곳에 수집되어 모두가 프로젝트별 정보를 얻을 수 있는 곳을 알 수 있기 때문에 부서 간 팀워크가 가능합니다.

보드에서 업무를 정리함으로써 관리자는 팀이 작업 중인 모든 업무를 한눈에 파악할 수 있습니다.

데이터베이스에서 다양한 보기를 생성하여 동일한 정보를 다양한 방식으로 볼 수 있습니다. 대체 데이터베이스 보기를 만들려면 왼쪽의 보기 드롭다운으로 이동하세요. 보기 추가를 클릭하고 원하는 데이터베이스 유형을 선택한 후 이름을 변경하고 생성을 클릭하세요.

이렇게 더 사용자 지정할 수 있으며, 로드맵에 유용할 수 있는 몇 가지 보기는 다음과 같습니다.

• 상태별 보드: 보드 보기를 사용하면 모든 항목을 상태별로 그룹화할 수 있으므로 프로젝트 상태를 확인하고 프로젝트를 한 단계에서 다음 단계로 간편하게 드래그 & 드롭할 수 있습니다. 상태별로 보드를 그룹화하려면 그룹화 기준으로 이동하여 상태를 선택하세요.

• 담당자별 보드: 담당자별로 프로젝트를 그룹화하면 각 팀원의 업무량을 빠르게 확인할 수 있습니다. 그룹화 기준 드롭다운에서 프로젝트 소유자를 선택하세요. 보드에는 각 사용자에 해당하는 열이 생성되며, 프로젝트 카드가 아래에 표시됩니다.

• 캘린더: 캘린더 보기를 사용하면 항목이 마감일에 표시되므로 모든 프로젝트를 마감일별로 볼 수 있습니다.

• 타임라인: 타임라인은 프로젝트를 시간 순서대로 정리하여 모든 프로젝트의 기간을 볼 수 있습니다. 타임라인 보기가 잘 작동하려면 각 프로젝트의 시작일과 종료일에 대해 두 개의 날짜 속성이 필요합니다.

문서를 저장할 공간도 필요합니다.

문서 데이터베이스는 업데이트된 프로세스부터 디자인 사양에 이르기까지 업무를 수행하는 데 필요한 모든 문서를 찾을 수 있는 장소를 제공합니다.

문서 데이터베이스는 표 또는 목록 데이터베이스일 수 있으며, 다음과 같은 속성이 유용합니다.

• 최종 편집 일시: 문서의 가장 최신 업데이트를 확인하여 진행 상황을 추적할 수 있습니다.

• 문서 유형: 선택 속성을 추가하고 작성하는 다양한 유형의 문서(기술 사양, 아키텍처 개요 등)에 대한 태그를 생성하세요.

• 상태: 문서에 상태를 할당하려면 다른 선택 속성을 사용하세요. 그런 다음 문서를 '진행 중', '검토 전' 등으로 태그할 수 있습니다.

• 검토자 : 사람 속성을 사용하여 문서를 검토해야 하는 사람을 태그하세요.

• 우선순위 : 선택 속성을 사용하여 우선순위 수준을 할당하세요. 이 기능은 나중에 문서를 우선순위에 따라 정렬하고 싶을 때 유용합니다.

문서 데이터베이스에 사용할 수 있는 몇 가지 다른 보기:

• 현재 상태: '진행 중'으로 태그된 문서 또는 진행 중인 프로젝트와 관련된 문서를 보여주는 필터링된 보기입니다.

• 문서 유형 : 모든 프로젝트 제안서 또는 연구 문서에 대한 보기와 같은 다양한 유형의 문서에 대한 보기를 만듭니다.

• 사용자별: 각 팀원이 태그된 문서를 볼 수 있도록 각 팀원에 대한 보기를 만들 수 있습니다.

공유 회의록 데이터베이스를 사용하면 서로 다른 시간대의 직원도 비동시성 업데이트를 제공하고 실행 과제를 검토할 수 있습니다. 물리적으로 참석하지 않았더라도 회의에 참여한 것과 마찬가지입니다.

회의록 데이터베이스에 유용한 속성:

• 생성 일시: 생성 일시 속성을 사용하여 회의가 언제 진행됐는지 확인하고 가장 최근에 진행된 회의가 상단에 오도록 목록을 정리할 수 있습니다.

• 회의 유형: 선택 속성을 추가하고 주간 회의 또는 전체 회의와 같은 다양한 유형의 회의에 대한 태그를 생성합니다.

• 회의 참여자: 사람 속성을 사용하면 회의에 참여한 모든 사람을 태그할 수 있습니다.

프로젝트 및 문서와 마찬가지로 데이터베이스 속성을 기반으로 보기를 만들 수 있습니다. 예를 들어, 이번 주에 있었던 회의만 표시하도록 필터링된 회의 데이터베이스의 보기를 만들 수 있습니다. 새 보기를 추가한 후 필터를 클릭하고 회의 날짜의 다음 범주에 포함됨에서 지난 주를 선택할 수 있습니다.

매니저의 업무의 또 다른 측면은 팀을 구성하는 사람들을 감독하는 것입니다. 다음은 팀의 구성원을 관리하는 데 사용할 수 있는 몇 가지 도구입니다.

1:1 회의를 위해 모든 부하 직원과 공유할 페이지를 만들어 두면, 양측 모두 메모를 작성하고 준비할 수 있는 공간을 확보할 수 있습니다. 이는 전체 페이지 데이터베이스가 될 수 있습니다.

이러한 회의의 능률을 높이기 위해 각 참석자에게 업데이트나 피드백을 제공하도록 요청하는 템플릿을 만들 수 있습니다. 이렇게 하면 회의에 구조를 부여할 수 있습니다. 원활한 회의 진행을 위한 더 나은 방법을 알게 되셨나요? 템플릿을 업데이트하기만 하면 됩니다.

템플릿의 일부로 팀원의 분기별 목표를 포함할 수도 있습니다. 팀의 목표가 포함된 데이터베이스가 있는 경우, 회의록 상단에 해당 데이터베이스의 보기를 연결하여 진행 상황을 매주 검토하세요.

링크된 데이터베이스를 생성하려면/명령을 사용하고 링크된 데이터베이스 생성을 선택하세요. 드롭다운에서 연결하려는 데이터베이스를 선택합니다. 이 경우, 팀의 모든 목표를 입력하는 데이터베이스가 됩니다. 그런 다음 이 데이터베이스에 이 특정 팀원에게 할당된 목표만 표시되도록 필터를 적용합니다.

투표 데이터베이스를 사용하면 팀원들이 의견을 제시할 수 있고 팀의 고려 사항을 염두에 둘 수 있습니다.

이 데이터베이스를 사용하여 Q&A 세션과 전체 회의 전에 피드백과 제안을 수집하거나 팀원들이 어떤 제품 기능을 개발해야 하는지 투표할 수 있습니다.

관리자가 팀원들이 회사 의사 결정에 참여한다고 느끼도록 도와주는 투표 데이터베이스 생성 및 사용에 대한 전체 가이드를 살펴보세요.

데이터베이스 템플릿을 설정하면 모든 사람이 동일한 스크립트를 읽고 동일한 기준에 따라 모든 프로젝트, 회의 또는 문서를 시작할 수 있습니다. 특히 반복되는 프로젝트나 회의에 유용합니다.

데이터베이스 템플릿을 만들려면 데이터베이스에서 새로 만들기 옆에 있는 화살표를 클릭하고 + 새 템플릿을 클릭하세요.

자주 반복되는 작업에 대한 템플릿을 생성할 수 있습니다. 예를 들어, 프로젝트 데이터베이스에는 팀이 자주 작업하는 프로젝트 유형(예: 디자인 사양 또는 버그 보고서)에 대한 템플릿을 만들 수 있으며, 회의 데이터베이스에는 주기적으로 진행되는 회의(예: 주간 회의 또는 사후 분석)에 대한 템플릿을 만들 수 있습니다.

문서 데이터베이스에서 RFC용 템플릿을 만들 수 있습니다.

이는 '의견 요청(Request for Comment)'을 의미하며, 팀을 토론에 초대하는 문서입니다. 관리자가 특정 아이디어에 대한 팀의 피드백을 얻을 수 있는 좋은 방법입니다.

헤더와 글머리 기호, 질문, 액션 아이템 체크리스트 등 팀이 업무를 빠르게 시작하는 데 도움이 되는 정보로 템플릿을 작성할 수 있습니다. 팀이 프로세스를 따르고 반복적인 업무를 줄이는 데 도움이 됩니다.

업무와 사람을 모두 관리할 수 있는 시스템을 갖추었다면, Notion은 관리자가 이 업무를 서로 연결하여 프로젝트와 그 뒤에 있는 사람들을 완벽하게 파악할 수 있도록 도와줍니다.

Notion은 데이터베이스를 연결할 수 있는 기능을 제공하므로 대규모 프로젝트를 완료하는 데 필요한 작은 작업과 연결할 수 있습니다.

예를 들어, 프로젝트 데이터베이스를 회의록과 연결하면 회의와 관련된 프로젝트를 연결할 수 있습니다. 프로젝트를 열면 해당 프로젝트에 해당하는 모든 회의록에 접근할 수 있습니다.

데이터베이스 연결에 대해 자세히 알아보려면 관계 및 롤업 속성 사용 가이드를 참조하세요.

일상 업무에 얽매인 팀원은 본인의 업무가 더 큰 팀과 회사 목표에 어떻게 부합하는지에 대한 생각을 미처 하지 못할 때가 있습니다.

우리는 목표를 최우선으로 고려하고, 목표를 향해 행동하도록 격려하며, 모든 사람이 자신이 하는 일의 맥락을 파악할 수 있도록 하는 목표 설정 시스템을 고안했습니다.

Notion에서는 팀 내부뿐만 아니라 조직 전체의 다른 부서와도 손쉽게 정보를 공유하고 협업할 수 있습니다.

다른 팀원과 함께 일하는 가장 좋은 방법은 다음과 같습니다.

• 사람 속성 사용: 회의를 주도하는 사람이나 프로젝트를 완료할 책임이 있는 사람 등, 사람 속성을 사용하면 현재 진행 중인 업무의 소유자를 명확하게 파악할 수 있습니다. 업무에 대해 궁금한 점이 있는 사람에게 유용한 속성이기도 하죠.

• 댓글 사용 방법: 할 얘기는 많지만, 효과적인 사용 방법을 위주로 알려드리겠습니다. 인라인 및 특정 사항에 대해서는 페이지 본문에 댓글을 달고 팀원을 태그하세요. 상위 수준의 업데이트를 위해 페이지 상단의 페이지 댓글을 사용하여 검토할 준비가 되었거나 피드백을 완료했음을 알리세요.

• 권한 그룹 설정: 부서 간에 업무를 쉽게 공유할 수 있는 방법입니다. 회사의 각 팀에 대해 설정할 수 있습니다. 그런 다음 엔지니어링팀 또는 마케팅팀과 작업을 공유할 준비가 되면 해당 팀의 개별 멤버와 공유하는 대신 해당 그룹과 공유하기만 하면 됩니다.