프로젝트 관리를 위한 Notion 마이그레이션

Notion Projects는 프로젝트를 문서, 메모, 위키와 간편하게 연결하여 모든 작업을 한 곳에서 진행할 수 있도록 도와주는 강력한 프로젝트 솔루션입니다. 애초에 단독 사용을 목적으로 개발되어 워크플로가 저마다 다른 대다수의 툴과 달리, Notion은 사용자 니즈에 맞게 프로젝트를 커스텀할 수 있는 유연한 협업 툴입니다.

이 가이드에서는 Notion 프로젝트 관리의 작동 원리, 일부 주요 기능들, 워크스페이스의 생산성과 연결성을 최대화할 수 있는 다양한 활용법에 대해 알려 드려요.

Notion의 프로젝트 관리는 서로 연결된 2개의 메인 영역인 프로젝트와 작업으로 구성됩니다. 프로젝트와 작업은 데이터베이스이기 때문에 Notion 페이지로 연결할 수 있습니다.

Notion의 모든 기능이 그렇듯, 프로젝트 관리 시스템도 팀 니즈에 따라 자유롭게 커스텀할 수 있습니다. 특정 속성으로 필터링한 보기를 만들거나 팀원들의 업무 효율을 높이기 위한 태그를 추가하는 작업도 더 빠르고 정확하게 처리할 수 있죠.

본격적인 프로젝트 관리를 시작하기 전에 이와 관련된 Notion Projects의 몇 가지 핵심 기능들을 설명해 드릴게요.

• 노코드 빌딩 블록 — Notion은 다양한 커스텀 기능을 통해 유연한 워크스페이스를 제공합니다. Notion의 각 페이지에 텍스트, 할 일 목록, 이미지, 코드 스니펫, 임베드 등 다양한 유형의 블록을 추가해 팀 워크플로에 꼭 맞는 워크스페이스를 간편하게 구축하세요.

• 데이터베이스 — 데이터베이스는 페이지 관리와 구성을 지원하는 Notion의 핵심 기능입니다. 데이터베이스는 회의록 모음, 프로젝트와 작업의 핵심 데이터베이스, 문서 보관 시스템 등 폭넓게 활용할 수 있습니다. 데이터베이스의 정보는 리스트에서 캘린더, 칸반 보드까지 다양한 방식으로 확인 가능합니다.

• 문서 협업 — 작업 데이터베이스뿐 아니라 다양한 문서와 메모에서 협업할 수 있습니다. 브레인스토밍, 회의록 작성, 제안서와 브리프 초안 생성, 공동 문서 작성 등에 활용해 보세요.

• 페이지 중첩 — Notion에서는 페이지 내부에 하위 페이지를 생성할 수 있습니다. 복잡한 대규모 프로젝트도 깔끔하게 정렬하고 관련 콘텐츠를 한 번에 모아서 정리하세요.

• 템플릿 —Notion에는 다양한 용도를 위한 각종 템플릿이 마련되어 있습니다. 프로젝트 관리, 회의 어젠다 관리, 팀 위키, CRM 등, 목적에 맞는 템플릿을 활용하세요. 템플릿을 사용하면 빠른 셋업으로 작업에 속도를 낼 수 있습니다.

Notion 워크스페이스에 직원 전체를 초대하기 전에, 설정과 플랫폼 이전 과정을 전담해 줄 담당 팀원을 미리 정하는 것이 좋습니다.

궁금한 점이나 문제가 있을 경우 Notion 지원팀으로 문의해 주세요. 전반적인 마이그레이션 과정에 추가 지원이 필요한 경우에는 notion.so/consultants에서 인증받은 Notion 컨설턴트에게 문의할 수도 있습니다.

기존 업무 플랫폼을 다른 툴로 변경할 때는 생각보다 신경 써야 할 것들이 많습니다. 이 과정이 좀 더 원활하게 진행될 수 있도록 도움이 될 만한 자료들을 아래 정리해 두었습니다.

이메일 템플릿

조직 내에서 변경 사항에 대한 내용을 잘 전달하고 소통하기란 그리 쉽지 않습니다. 팀마다 고려해야 할 부분이 다를 뿐만 아니라, 팀원 개개인의 입장까지도 생각해야 하기 때문이죠. 업무 플랫폼 전환에 대해 팀원들과 좀 더 효율적으로 소통할 수 있도록 Notion이 몇 가지 이메일 템플릿 예시를 준비했어요.

Notion 101에는 콘텐츠 중 가장 중요하다고 생각되는 것들을 추려봤어요. Notion이 제공하는 다양한 기능에 대해 요점만 빠르게 훑어보세요.

• Notion에 오신 것을 환영합니다

• 문서 작성과 편집

• 사이드바 사용하기

• 페이지와 정보 공유하기

• 데이터베이스 사용 시작하기

• 데이터베이스 보기 활용

• 링크된 데이터베이스 생성하기

• 다양한 워크스페이스 활용법

Notion 프로젝트 관리 기능을 본격적으로 이용하기에 앞서 현재 사용하는 기능이 Notion의 어떤 기능에 해당하는지를 먼저 이해해야 하는데요. 아래에서 많이 사용하는 프로젝트 관리 툴의 구조를 살펴보고, 해당 툴의 각 기능에 Notion에서는 어떤 기능과 관련되는지 확인해 보세요.

Jira

Asana

Linear

Monday

Notion 워크스페이스에서는 관리자, 보안, 프로비저닝 등을 자유롭게 설정하고 관리할 수 있습니다. 워크스페이스 소유자나 관리자는 Notion이 안전하고 생산적인 업무 공간으로 제 기능을 할 수 있도록 때에 따라 필요에 맞는 각종 설정을 유연하게 켜고 끌 수 있어야 합니다.

다양한 관리자 설정 활용법

• 내가 지정한 사람들만 설정을 변경하고 사용자를 추가하도록 허용할 수 있습니다.

• 팀스페이스 권한 설정을 조정할 수 있습니다.

• 워크스페이스 보안 설정을 인증하여 게스트와 공유 제한이 제대로 적용되어있는지 확인할 수 있습니다.

• 연결 상태를 확인하여 모든 API 통합이 적절하게 구성되어 있는지 확인할 수 있습니다.

Notion 설정에 대한 자세한 내용은 여기에서 알아보세요.

우리 조직에 꼭 맞는 방식으로 Notion을 200% 활용하기 위해서는, 마이그레이션 중 정보 관리를 위한 전략을 세우는 것을 추천드립니다. 아래 내용을 참고해 우리 조직에는 어떤 전략이 좋을지, 어떻게 워크스페이스를 최적으로 관리할 수 있을지 알아보세요.

Notion으로 옮길 프로젝트 선택하기

마이그레이션은 특성상 어떤 방식을 채택해도 모두를 100% 만족시키긴 어려울 때가 많습니다. 따라서 우리 팀과 회사가 정확히 어떤 계획을 가지고 있는지, 워크플로에 가장 적합한 방식은 무엇인지를 제대로 파악하는 것이 무엇보다도 중요하죠.

• 새로 시작하기 — 깨끗한 캔버스에 그림을 그리듯 처음부터 새롭게 시작하는 방법이 있습니다. 팀의 니즈에 맞게 자유롭게 커스텀하며 Notion만의 유연성과 연결성을 최대한 활용해 보세요. 다만, 데이터 감사와 규제가 필요한 경우를 대비해 기존 툴을 보관해야 하거나, 사용자의 요청이 있을 경우 사용자 지정 가져오기를 생성해야 할 수 있습니다.

• 전체 데이터 가져오기 — 이전에 사용하던 툴을 보관하는 대신, 기존 정보를 모두 Notion으로 가져올 수도 있습니다. 그러나 Notion으로 마이그레이션하는 데이터 양이 많은 경우, 워크스페이스가 어수선해지거나 프로세스가 자체가 복잡해질 수 있습니다. 따라서 안정적인 프로세스를 위해서는 사내 또는 사외 IT팀의 협조와 지원이 필요합니다.

• 기준 일자 정하기 — 특정일을 기준으로 그 이후에 생성된 데이터만 가져오는 경우, Notion으로 마이그레이션하는 데이터 양을 줄일 수 있어 Notion에 저장된 데이터를 더 쉽고 정확하게 파악할 수 있습니다. 이 경우에도 데이터 감사와 규제 요청이 있을 때를 대비해 기존에 사용하던 툴을 보관해야 할 수 있습니다.

• 진행 중인 프로젝트만 가져오기 — 진행 중인 프로젝트만 가져오기를 통해, 마이그레이션할 데이터 양을 효과적으로 조절하면서 프로세스를 간소화하고 기술 부채를 최소화할 수 있습니다. 특히 최근 정보를 유지하면서 Notion에서 새로운 워크플로를 커스텀할 수 있다는 것이 큰 장점입니다. 다만, 데이터 감사와 규제가 필요한 경우를 대비해 기존 툴을 보관해야 하거나, 사용자의 요청이 있을 경우 사용자 지정 가져오기를 생성해야 할 수 있습니다.

모든 회사에 적합한 단 하나의 정답 전략은 없습니다. 따라서 나에게 가장 적합한 방식을 찾을 수 있도록 팀원은 물론 다른 팀과도 긴밀하게 협력하는 것이 중요합니다. 대부분의 팀에겐 워크스페이스가 지나치게 번잡해지지 않도록 특정 일자를 기준으로 그 이후에 생성된 프로젝트만 가져오거나 현재 진행 중인 프로젝트만 가져오는 방법을 추천합니다.

워크스페이스를 정리하는 방법

워크스페이스의 정보를 어떻게 정리할지 결정하는 일은 매우 중요합니다. 효율적 관리를 위해 회사 워크스페이스 안에 각 팀을 위한 팀스페이스를 만들어 팀별 니즈에 맞게 활용할 수 있습니다.

소규모 팀이라면 팀스페이스를 하나만 만들어 그 안에 작업, 프로젝트, 문서, 회의용 데이터베이스를 구축하는 것이 좋습니다. 팀스페이스에 저장된 정보는 기본적으로 팀스페이스 안에 있는 모든 사람이 액세스할 수 있기 때문에 한 곳에서 각종 기능을 설정하고 업무를 진행하기가 수월하죠.

규모가 큰 팀이라면 팀마다(예: 마케팅팀, 프로덕트팀, 엔지니어링팀, 재무팀 등) 개별 팀스페이스를 만들어 그 안에 팀별 위키, 작업, 프로젝트를 구축하는 것을 추천합니다. 이렇게 하면 각 팀에 맞는 스타일로 업무를 진행하면서 다른 팀스페이스의 팀원들과도 실시간 소통이 가능하다는 장점이 있습니다.

프로젝트 관리 정보를 Notion으로 가져오는 데는 크게 2가지 방법이 있습니다.

1. Asana에서 가져오는 경우 Notion 가져오기 도구를 사용하세요.더 자세한 내용은 Asana 가져오기 가이드를 참고하세요.

2. 다른 프로젝트 관리 툴에서 가져기하는 경우 정보를 수동으로 옮겨야 합니다.

Notion으로 프로젝트를 가져올 준비가 됐다면 프로젝트와작업 템플릿을 추가해 주세요. 그러면 프로젝트 데이터베이스와 작업 데이터베이스가 모두 팀스페이스에 추가됩니다. 스프린트를 통해 프로젝트를 관리하는 경우, 프로젝트, 작업, 스프린트 템플릿을 사용해 추가 기능을 이용해 보세요.

팀스페이스별로 레거시 툴의 프로젝트와 작업을 Notion의 프로젝트와 작업 데이터베이스로 옮겨오세요. 프로젝트와 작업 데이터베이스는 관계형 데이터베이스로 이미 연결되어 있습니다.

프로젝트와 작업을 추가하고 난 후 각 프로젝트와 작업에 상태, 담당자, 댓글 등의 속성을 추가해 데이터베이스를 한층 더 커스텀할 수도 있습니다. 아래 기능과 설정을 고려해 보세요.

• 프로젝트 & 작업 상세 정보 추가 — 템플릿에 적용된 사전 설정 속성과 보기를 비롯해, 커스텀 필드와 관계형 데이터베이스를 기존 워크플로에 추가할 수 있습니다. 새 속성 필드를 추가하려면 데이터베이스의 메뉴로 이동해 속성을 클릭한 다음, + 새 속성을 클릭하세요. 규모나 고유 ID와 같이 팀에 도움이 될 만한 추천 속성이 상단에 표시됩니다.

• 보기 — 각 데이터베이스는 보기라고 하는 다양한 레이아웃으로 시각화할 수 있습니다. 또한 표 외에 리스트, 보드, 캘린더, 갤러리, 타임라인 등 상황별로 가장 적합한 레이아웃을 선택해 데이터를 표시할 수 있습니다. 데이터베이스 보기에 대한 자세한 내용은 데이터베이스로 정보 정리하기 코스에서 확인하세요.

• 이슈 트래킹 —프로젝트, 작업, 스프린트 템플릿은 각 작업에 대한 고유 ID와 PR을 작업에 연결할 수 있는 GitHub 통합, 간편한 백로그 보기 등의 기능을 지원합니다.

• 스프린트 —프로젝트, 작업, 스프린트 템플릿은 기간이 지정된 스프린트별로 작업을 관리할 수 있는 설정 기능을 제공합니다. 이 템플릿에서 '스프린트 완료' 버튼을 누르면 스프린트 간 작업 이동이 가능하고 이미 완료된 작업은 종료할 수 있습니다.

• 워크플로 자동화 — 커스텀 버튼을 생성하면 클릭 한 번으로 새 작업을 추가하고 팀원에게 작업을 할당하며 상태를 부여하는 등 여러 단계를 완료할 수 있습니다. 팀 작업에 스프린트를 사용하는 경우, 여기에서 스프린트 자동화에 대해 알아보세요.

• 포트폴리오, 목표 설정, OKR 관리 — 포트폴리오나 목표 설정 등 상위 프로젝트가 있는 경우, 프로젝트를 가져올 팀 스페이스에 추가 데이터베이스를 생성해 프로젝트를 연결할 수 있습니다. 템플릿 갤러리에서 OKR과 목표 설정 템플릿을 복제하면 워크스페이스로 가져오기가 더 간편해집니다. 데이터베이스에 대한 관계형 속성을 생성해 이러한 목표를 모니터링할 수 있습니다. 여기에서 관계형 속성에 대해 자세히 알아보세요.

프로젝트 관리는 Notion 워크스페이스의 일부에 불과합니다. 노코드 빌딩 블록으로 원하는 기능을 구축하고, 작업을 통합하고, Notion AI까지 사용해 작업 효율을 높이세요.

Notion의 상태 속성에는 할 일, 진행 중, 완료의 세 가지 주요 카테고리가 있습니다. 모든 팀은 운영 방식이 다르고 업무 상태를 표시하는 방법도 다를 수 있죠. 리뷰 필요, 검토 중같은 상태가 필요한 팀도 있겠죠? 프로젝트나 작업의 모든 스텝을 표시할 수 있도록 원하는 대로 상태를 더 만들어 보세요.

상태 속성을 잘 만들고 활용하면 유연한 업무가 가능해집니다. 가령, 아래와 같은 것들도 할 수 있어요.

• 데이터베이스 필터링으로 진행 중인 프로젝트만 보기

• 캘린더 보기로 배포된 프로젝트 모아 보기

• 마케팅, 프로덕트, 디자인팀 각각에 맞는 상태 속성 활용으로 팀별 워크플로 커스텀하기

Notion 페이지에는 텍스트, 이미지, 글머리 기호 목록, 할 일 목록 등, 다양한 블록을 담을 수 있는 것 아시죠? 이뿐만 아니라 다른 툴의 콘텐츠를 임베드하고, 표를 생성하고, 페이지 간 콘텐츠를 연결해 모든 콘텐츠가 최신으로 자동 업데이트되도록 할 수도 있습니다. 이제 더 이상 프로젝트 페이지에서 외부 링크로 다른 툴을 열 필요가 없겠죠.

Notion의 편리한 프로젝트 관리 기능을 활용해 니즈에 맞는 워크스페이스를 구축하고, 필요할 때마다 업데이트하세요. 아래와 같은 작업이 가능합니다.

• 템플릿으로 프로세스 문서를 표준화하고 일관되게 유지하기

• Notion AI로 프로젝트 개요와 브리프를 작성해 팀원들의 시간 아끼기

• Figma, Miro, GitHub, Jira 등의 툴에서 콘텐츠를 임베드해 팀원들이 실시간으로 업데이트되는 내용을 볼 수 있게 하기

Notion AI를 활용하면 워크스페이스 안에서 새로운 아이디어를 생성하고 편집할 수 있습니다.

강력한 빌트인 AI 툴을 활용해 어느 때보다 빠르게 완성도 높은 작업을 수행해 보세요. Notion AI로는 아래와 같은 일도 가능합니다.

• 글머리 기호 항목으로 몇 분 안에 전체 문서를 만든 후, 액션 아이템을 추출하고 할 일 목록 만들기

• AI 자동 채우기 기능으로 모든 프로젝트와 작업의 요약을 생성해 큰 그림을 빠르게 파악할 수 있도록 하기

• 새로운 기능 아이디어를 브레인스토밍하고 미래 지향적 인사이트 얻기

  

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