상태 속성으로 업무 진행 상황 파악하기

이제 Notion 데이터베이스에 상태 속성이 표시됩니다. 프로젝트나 업무별로 상태를 지정하는 데 사용하세요. 모든 프로젝트에서 할 일, 완료된 일, 선행 작업이 필요한 일을 한눈에 보기가 더욱 편리해집니다.

3가지 메인 카테고리 '할 일', '진행 중', '완료' 중 하나를 선택한 뒤 내가 원하는 하위 카테고리를 자유롭게 만들어 보세요. 이 가이드에서는 모두가 사용하기 쉬운 커스텀 워크플로를 만드는 방법을 알려드려요. 프로젝트 매니저라면 업무 효율성은 높이고 팀원 간 업무 혼선은 최대한 피할 수 있도록 도와드릴게요.

여러 사람이 함께 프로젝트를 진행할 때는 원활한 협업을 위해 업무 진행 상태에 대한 명확한 정의가 필요합니다. 비슷한 카테고리가 많거나, 프로젝트마다 카테고리가 다르거나, 카테고리 간에 정의가 겹치면 업무의 실제 진행 상태를 파악하기가 어려워지거든요.

사람들이 업무 상태를 각자 다른 의미로 이해한다면 정확성은 떨어질 수밖에 없습니다. 한 프로젝트에 '진행 중'과 '시작됨'이라는 상태 속성이 있다면 과연 이 둘은 어떤 차이가 있는 걸까요? '대기 중' 태그도 애매하죠. 작업 시작을 기다리고 있다는 뜻일까요, 아니면 다른 프로젝트의 결과를 기다리고 있다는 뜻일까요?

Notion의 상태 속성을 사용하면 이러한 업무 혼선을 막고 팀을 위한 하나의 표준화된 시스템을 쉽게 만들 수 있습니다. 프로젝트 매니저는 클릭 몇 번으로 업무의 실제 진행 상황을 표시할 수 있게 될 거예요. 모든 프로젝트에는 '할 일', '진행 중', '완료'라는 3가지 메인 카테고리가 적용되며, 자세한 내용을 추가로 표시하기 위해 하위 카테고리를 자유롭게 만들 수 있습니다.

프로젝트 매니저는 프로젝트 데이터베이스의 세부 사항을 일일이 들여다볼 여유가 없죠. Notion에서는 클릭 몇 번이면 프로젝트 데이터베이스를 새롭게 생성해 이용할 수 있습니다. 속성을 추가해 가장 중요한 정보를 기록하고, 니즈에 맞게 데이터베이스를 커스텀하세요.

상태 속성에는 기본적으로 3개의 메인 태그가 포함되어 있습니다. 기본 속성에 필요한 내용을 추가하며 속성을 커스텀하고, 팀 업무를 더욱 효율적으로 관리하세요.

프로젝트의 실제 진행 상황을 제대로 파악하기 위해서는 명확한 상태 정의가 필요합니다.

지금까지 많은 Notion 사용자들은 선택 속성을 이용해 프로젝트 상태 옵션을 만들어 왔습니다. 더 많은 정보를 표시해야 할 경우, 다중 선택 기능을 이용해 '진행 중'과 '업데이트 대기 중' 같이 여러 태그를 함께 사용하기도 했죠.

그런데 누구든지 새로운 카테고리를 만들 수 있다는 점이 문제가 되기도 했습니다. 이미 존재하는 카테고리와 비슷한 카테고리를 새로 추가하면 카테고리가 중복되거든요. 모두가 카테고리를 마구 추가한다면 업무 혼선을 야기하고 공동 작업에 방해가 되겠죠.

카테고리를 불필요하게 반복적으로 만드는 일은 시간이 많이 소요되기도 하고, 카테고리가 중복될 경우 사람마다 이를 다르게 해석할 여지가 큽니다. 게다가 여러 개의 상태 속성이 동시에 적용되는 경우라면 데이터베이스를 필터링하기도 쉽지가 않죠. 하나라도 누락되면 프로젝트 상태 보기의 정확성을 보장할 수 없게 되고요.

새로운 상태 속성은 약간의 사용자 제약으로 업무 혼선을 최소화합니다.

클릭 몇 번으로 우리 팀에 맞는 간단한 프로젝트 워크플로를 만들어 보세요. 프로젝트 진행 상태에 대한 세부 정보가 필요하다면, '진행 중'과 '완료' 사이에 몇 가지 단계를 추가할 수도 있겠죠.

계획 단계인 프로젝트, 진행 중인 프로젝트, 완료된 프로젝트를 확인하고 프로젝트의 큰 그림을 파악하세요.

프로젝트 데이터베이스에 상태 속성을 추가하는 방법을 알려 드릴게요.

• 프로젝트 데이터베이스로 이동하세요.

• 데이터베이스 옵션을 보기 위해 … 아이콘을 클릭하세요.

• 속성 > + 새 속성을 차례로 클릭하세요.

• 유형 > 상태를 차례로 클릭하세요.

• 새로운 상태 태그를 추가하고 싶다면 '할 일', '진행 중,' '완료' 태그 아래의 상태 추가를 선택한 뒤 새로운 하위 카테고리를 입력하세요. 3개의 메인 카테고리는 변경할 수 없습니다.

• 상태 속성은 태그 선택 속성이나 체크박스 속성으로 만들 수 있습니다. 체크박스로 설정할 경우 '할 일'에 있는 모든 작업은 체크 표시되지 않은 상태로 표시됩니다.

상태 속성에는 3가지 기본 카테고리가 포함되어 있지만, 필요에 따라 아래와 같은 하위 카테고리를 만들어 추가할 수도 있습니다. 몇 가지 아이디어를 공유해 드릴게요.

• 계획 중 — 향후 진행될 수도 있지만 우선순위는 아닌 아이디어나 제안

• 다음 우선순위 — 밀린 업무 중에서 우선적으로 처리해야 할 업무

• 일시 중단 — 문제가 해결돼야 다시 진행할 수 있는 프로젝트

• 검토 중 — 프로젝트 시작을 위한 승인을 기다리는 중

• 첫 번째 초안, 두 번째 초안, 편집 중 — 콘텐츠 창작과 관련된 다양한 진행 단계

• (팀원) 작업 중 — 현재 프로젝트를 진행 중인 사람

• 대기 중 — 승인이나 추가 정보를 받아야 진행할 수 있는 프로젝트

• 마무리 — 작업이 곧 마무리될 프로젝트

• 확정 — 작업 완료된 모든 프로젝트

데이터베이스 필터링으로 내게 필요한 정보만 골라서 볼 수 있습니다. 상태 속성을 사용해 프로젝트 데이터베이스를 간편하고 효율적으로 필터링해 보세요.

아래의 단계에 따라 새로운 데이터베이스 보기를 만들고 현재 진행 중인 프로젝트만 모아 볼 수도 있습니다.

• 데이터베이스로 이동해 보기 추가를 선택하세요.

• 보기에 진행 중과 같은 이름을 설정하세요.

• 새로 만든 보기에서 필터를 눌러 상태 속성을 선택하세요.

• 진행 중 상태로 필터링하세요.

이제 새로 만든 데이터베이스 보기에서 현재 진행 중인 모든 프로젝트를 확인할 수 있습니다.

'진행 중'인 프로젝트의 하위 카테고리로 그룹화한 보드 보기도 만들어 보세요.

• 새로운 데이터베이스 보기를 만들고, 이번에는 보드를 선택하세요.

• 이전과 마찬가지로 진행 중 상태로 데이터베이스를 필터링하세요.

• 데이터베이스 옵션에서 ... > 그룹 > 그룹화 기준 > 상태를 차례로 선택하세요. 정렬 > 수동을 클릭해 원하는 순서대로 카테고리를 정렬하세요.

• 데이터베이스를 깔끔하게 보려면 빈 그룹 숨기기를 클릭하세요.

이렇게 하면 현재 진행 중인 모든 프로젝트를 나만의 하위 카테고리로 그룹화한 보드가 생성됩니다. 마무리 단계에 있는 프로젝트, 추가 작업이 필요한 프로젝트 등을 한눈에 쉽게 파악할 수 있어요.