하위 작업과 종속성으로 세세한 업무 관리

팀이 바빠질수록 작업 데이터베이스가 복잡해질 가능성이 높습니다. 쉽고 빠르게 완료할 수 있는 작업과 여러 단계를 거쳐야 하는 광범위한 작업이 섞여 있을 테니까요. 모든 작업을 순서대로 나열만 해서는 업무 효율을 높일 수 없을 뿐만 아니라, 이 작업 뒤에 어떤 작업이 수행되어야 하는지 등 업무에 대한 큰 그림을 볼 수 없게 됩니다.

작업 데이터베이스가 50행 이상이라면 하위 작업과 종속성 기능을 이용해 보세요. 업무를 작은 단위의 세부 작업으로 분할하여 선행 작업과 후속 작업의 관계를 좀 더 명확히 파악할 수 있습니다.

작업 완료를 위해 필요한 다양한 절차와 단계를 살펴보고, 각 단계를 적절한 팀 멤버에게 배정하여 업무량을 분산하고, 선행되어야 할 작업이 무엇인지 정확히 파악해 보세요.

업무의 순차적인 진행을 가로막는 요인을 신속하게 판별하여 우선적으로 처리할 수도 있습니다.

하위 작업과 종속성은 Notion의 관계형 속성을 기반으로 한 기능입니다. 아래에서 하위 작업과 종속성을 작업 관리에 쉽게 활용할 수 있는 방법을 알려드릴게요.

블로그 게시물 등의 콘텐츠를 업로드하는 일이 언뜻 단순한 작업처럼 들릴진 몰라도 마케팅팀은 알 거예요. 기초 조사와 개요 작성부터 초안 작성과 검토까지, 얼마나 많은 중간 단계가 있는지요. 여러 팀 멤버의 의견이 필요할 수도 있고, 게시물을 업로드한 후에도 배포와 홍보를 위해 할 일이 한두 가지가 아니니까요.

"<마케팅에 AI 활용하는 방법 10가지> 블로그 게시물 업로드하기"라는 데이터베이스에 작업을 추가한다고 가정해 볼게요. 일단 이 작업을 데이터베이스의 상위 작업으로 설정한 후 주제 검색, 게시물 개요 작성, 초안 작성, 편집 요청, 검토, 업로드를 위한 하위 작업을 각각 만들 수 있겠죠.

하위 작업은 더 세부적인 하위 작업으로 다시 나뉠 수 있을 거예요. 예를 들어, 게시물 업로드에는 최종 검토와 SEO 확인, 형식 지정, 이미지 추가, 메타 디스크립션 작성, CMS 업로드 등의 작업이 포함될 수 있죠.

아래의 방법에 따라 작업 데이터베이스에서 하위 항목 속성을 만들어 보세요.

• 데이터베이스 오른쪽 상단의 … 메뉴에서 하위 항목을 선택하세요.

• 하위 항목 창이 열리면 자체 관계형 속성을 만들어 주세요. '하위 작업'과 '상위 작업' 등으로 이름을 바꾸는 것도 좋습니다.

• 생성을 클릭하세요.

이제 데이터베이스에 '상위 작업'과 '하위 작업', 이렇게 두 개의 새로운 속성이 만들어진 것을 확인하실 수 있어요.

데이터베이스에 있는 모든 작업에 하위 작업을 만들 수 있고, 하위 작업의 하위 작업까지 또 만들 수 있어요.

데이터베이스 항목에 하위 작업을 추가하려면 원하는 항목 위로 커서를 가져간 뒤 드롭다운을 클릭하고 필요한 하위 작업을 자유롭게 추가하세요. 하위 작업은 표 보기와 타임라인 보기로 모두 볼 수 있습니다.

종속성을 사용해 여러 작업 간의 관계를 파악해 보세요.

예를 들어, 새 기능 출시와 관련된 작업을 진행 중이라고 가정해 볼게요. 이 경우 작업 완료의 순서가 중요합니다. UI가 완성되지 않으면 가이드와 이메일 콘텐츠를 게시할 수 없으니까요.

타임라인 보기에서 종속성을 사용하면 다음 작업을 위해 반드시 선행되어야 하는 작업들을 표시할 수 있습니다. 업무를 시각적으로 연결하는 또 다른 방식으로, 하위 항목과 비슷한 기능을 한다고 볼 수 있죠.

아래의 방법으로 타임라인 보기에 종속성을 추가해 보세요.

• … 메뉴에서 종속성을 선택하세요.

• 관계형 데이터베이스가 없다면 새로운 관계형 데이터베이스를 만들어야 합니다. 기본적으로 종속성이라고 하는 자체 관계형이 자동 적용됩니다.

• 종속성을 상위 작업이나 하위 작업 중 무엇을 기준으로 표시할지 선택할 수 있습니다.

• 새 관계형 생성을 클릭하세요.

타임라인의 데이터베이스 항목에 커서를 가져가면 오른쪽에 화살표가 표시됩니다. 이 화살표를 클릭하여 다른 작업으로 드래그하면 타임라인 보기에만 표시되는 종속성을 만들 수 있습니다.

빠른 성과를 내야 하는 팀이라면 작업의 우선 순위를 설정하고 업무 진행 상태를 제대로 추적하기란 말처럼 쉽지 않습니다. 이때 하위 작업과 종속성을 이용하면 상위 레벨의 목표를 고려하면서도 팀의 데일리 업무를 보다 효율적으로 관리할 수 있습니다.

하위 작업과 종속성을 사용하면 아래와 같은 일을 할 수 있습니다.

• 작업을 하위 작업으로 나누기 — 데이터베이스 단위의 작업에서는 여러 명의 팀 멤버가 각기 다른 파트를 맡고 있는 경우가 많습니다. 이러한 대규모 작업을 세분화된 개별 작업으로 나누는 것만으로도 목표를 설정하고 달성하는 일이 훨씬 더 수월해집니다.

• 팀 멤버와 협업해 작업 완료하기 — 작게 쪼갠 개별 하위 작업은 서로 다른 팀원에게 배정하거나 위임할 수 있습니다. 각자 자신의 목표를 성취하기 위해 노력하는 과정에서 자연히 팀 협업이 이루어져요.

• 업무 진행을 가로막는 요인 파악하기 — 특정 작업이 완료되지 않아 업무 진행에 차질이 생기는 경우가 종종 있습니다. 종속성 기능을 이용하면 어떤 작업이 우선적으로 완료되어야 하는지 쉽게 알 수 있어요.

데이터베이스 페이지를 열면 페이지 상단에서 하위 항목과 종속성을 관계형으로 볼 수 있습니다.

하위 항목은 페이지 섹션으로도 표시할 수 있습니다. 작업을 열면 모든 하위 작업을 한눈에 파악할 수 있죠. 하위 항목 섹션에서 … 옵션 메뉴를 클릭한 뒤 표시하고 싶은 속성(상태, 담당자, 마감일 등)을 선택하세요. 하위 작업을 별도의 페이지 섹션으로 표시해도 페이지에 새로운 작업을 쉽게 추가할 수 있습니다.

Sub-tasks and dependencies are primarily designed with task and project management in mind.

하지만 각자의 니즈에 맞게 다양한 활용도 가능해요.

아래와 같은 방법으로도 기능을 활용해 보세요.

• OKR을 세부 목표로 나누기 — 회사의 OKR 데이터베이스 안에 하위 항목 속성을 생성하고, '하위 목표'나 '세부 목표'로 이름을 변경해 보세요. 월간, 분기별, 연간 목표에 구체적인 세부 목표를 계속 추가해나갈 수 있습니다.

• 회사 조직도에 상위 팀과 하위 팀 만들기 — 하위 항목 속성을 사용해 회사 조직도 데이터베이스를 만들 수 있습니다. 각 상위 부서에 어떤 하위 부서가 포함되는지 한눈에 파악할 수 있죠.

• 문서 데이터베이스에 월간/주간 업데이트 기록하기 — 월간 업데이트 문서를 상위 항목으로 설정하고 여기에 매주 하위 항목을 업데이트할 수 있습니다.